浅析如何做好企业办公室管理

文/中国石油集团西部钻探工程有限公司克拉玛依钻井公司 李波

随着经济的不断发展，企业间的竞争愈演愈烈，提高企业竞争力势在必行。然而要提高企业竞争力，不得不从企业管理方面入手，首先要加强企业办公室管理工作，办公室管理工作具有内容繁杂、工作量大、涉及面广等特点，在企业管理中有着重要的作用，因此我们需要采取有效措施不断提高办公室工作效率，使其充分发挥自身职能，更好的服务于企业。下面首先来分析一下办公室管理工作的重要性，然后进一步探讨做好办公室管理工作的有效措施。

一、做好企业办公室管理的重要性

办公室的管理工作直接关系到企业自身利益，对于企业单位来说，只有发挥好办公室的决策助手的职能，做好各方面的监督和协调工作，才能使企业决策正确的部署并充分落实。因此做好办公室管理工作是提高企业效益的有效保证，是企业长期稳定发展的大前提，下面我们具体了解一下办公室管理的重要性。

（一）办公室是企业的决策助手

参与企业决策是办公室职能之一，在企业决策中，办公室起到了很好的参谋效果，只有做好办公室管理工作，才能使其发挥决策助手的职能，大大促进企业决策民主化和科学化的实现。办公室是综合管理部门，它需要为各部门提供有效信息，在企业决策过程中也起到了重要的协助作用。只有做好办公室管理工作才能保证信息的准确性，实现企业决策的民主化，提高文稿质量，使文稿正确的体现领导的思想，及时的将真实情况及时反映给领导，提高企业办事效率，进一步推动企业的发展。

（二）办公室是企业内部的沟通枢纽

办公室在企业中位于枢纽位置，它是上下级沟通的重要桥梁，是协调各部门工作的重要场所，只有发挥好办公室的枢纽作用才能使企业内部各部门及时沟通，便于领导了解新情况、新问题，从而提高决策的准确性。在企业活动中，办公室具有统筹作用，它会提前做好各项活动的准备工作，并做好充分的统筹安排，在保证活动质量的前提下减少活动成本，对企业实现经济效益有很大的帮助。办公室是服务于各部门工作的，有着重要的协调作用，只有做好办公室管理工作才能加强企业内部交流，使企业管理水平得到进一步提高。

（三）办公室的监督职能是保证工作质量的前提

监督检查是办公室职能之一，它包括的范围很广，监督内容既有大方面的决策，也有小方面的指示，它主要是针对决策的落实情况，注重实效性，是提高工作人员积极性，保证工作质量的重要手段。由于办公室监督工作内容相对繁琐，需要做到全面性，这就给办公室管理工作带来了挑战，只有采取有效的管理手段，做好办公室的检查工作，才能找出问题并解决问题，使决策顺利进行，保证企业决策有效落实，促进企业不断的向前发展。

（四）办公室对外的窗口职能，对外洽谈、交流、合作都离不开办公室

办公室既是企业内部交流的枢纽，也是对外交流的窗口，它代表着企业的形象，是企业与外部企业进行交流的桥梁，对企业间的合作来说尤为重要。在企业对外交流过程中，只有做好办公室管理工作，才能使企业间的合作更加融洽，从而促进企业的进一步发展。

二、如何做好企业办公室管理

（一）提高办公室管理人员的综合素质

办公室工作内容十分繁杂，包括文件起草、档案管理、考勤管理、统筹安排活动等方面，面对大量的琐碎工作，办公室管理人员一定要保持清醒的头脑及高度的责任心，严格按照相关规定执行，耐心的处理各项工作内容，做到全面性、准确性，避免出现差错。要做好办公室管理工作，需要从以下几个方面提高管理人员的综合素质。

第一要提高管理人员的学习能力。管理人员在平时多向周围的人学习，不断积累管理经验，通过实践锻炼个人组织能力、分析能力及表达能力等，提高个人业务水平，正确的处理各项事务，使办公室工作正常进行。提高办公室管理人员的学习能力不是片面性的，随着时代的发展，办公室人员不仅要学习基本业务知识，更好掌握社会动态，了解各种信息，从而培养一定的远瞻性思想，有效的参与到企业决策过程中。

第二要提高办公管理人员的协调能力。办公室是企业的综合部门，是企业内部的沟通桥梁，这就需要管理人员协调好各部门的工作，为了更好的保证决策的有效执行，加强企业内部联系，办公室管理人员需要在实践过程中锻炼自己的协调能力，使办公室发挥应有的职能，更好的服务于企业。

第三要提高办公室人员的表达能力。办公室在上下级沟通中起了协调作用，既需要对上级领导汇报工作，又需要向下级员工传达领导指令，这就需要办公室人员具备一定的表达能力。另外，办公室除了是企业内部沟通桥梁外，它也是企业对外沟通的枢纽，办公室人员的表述直接关系着企业形象，因此不断提高办公室人员的表达能力尤为重要。

第四要提高办公管理人员的创新能力。新时代下的办公室职能更加丰富，为了满足企业管理需求，办公室管理人员要具备创新能力，改进旧的管理办法，更新管理理念，为管理工作提供新思路，科学合理的进行各项管理。

（二）完善相关管理制度

制度是管理工作的实施依据，是管理工作顺利进行的有效保障，只有不断的完善相关管理制度才能提高办公室管理水平。作为管理人员，我们要将各项管理制度完善起来，使管理工作有章可循，工作有了正确的依据才能保证质量。当然，除了完善制度外，还要加强制度的落实性，将制度真正的贯彻到工作中。在企业管理中，要保证员工的工作积极性，就要将相关的福利、劳资制度完善并落实，这就需要办公室管理人员做好监督检查工作，按照相关规定进行各项福利的落实，确保各项手续的有效办理了，充分体现公司的人性化管理，增强公司员工的归属感。

（三）提高献策高度，保证写作质量

办公室在企业决策过程中起着协助作用，要提高决策的准确性一定要以企业为中心，从全局出发。管理人员要具有远瞻性思想，从领导角度出发，围绕着中心任务进行全面分析，既要了解市场情况，又要考虑到企业的实际情况，针对相关问题提出关键性的方案，增强决策的准确性，并做好监督检查工作，将决策进一步落实。起草文稿是办公室的基本任务，保证文稿质量才能将管理工作做好，然而要保证文稿质量，一定要提高办公室人员的写作能力。作为办公室管理人员，要做好人员选拔和职能培训，使相关工作人员具备扎实的写作能力，掌握各种材料的写作要求，从而保证文稿质量。另外，相关人员在写作时要具备一定的“深度”，从深层角度出发，根据公司实际情况拟定各项文件，做好会议记录、文件整理、档案管理等文字性工作，将有关文件及时的下达，保证企业各项工作有条不紊的进行。

（四）提高应急突发处理能力

办公室的工作特点往往带有临时性、紧急性、突发性和不确定性。在此环境下仍然要达到预期效果或结果。要求工作人员思想上要有靠近思维；工作上做好应急准备及必要的补救措施,能够及时的处理不可预知的突发事件，避免不必要的损失。在提高应急突发处理能力方面，相关管理人员要加强部门人员的培训工作，对办公室人员定期进行培训，给他们提供一些实践机会，提高办公室人员的应急能力。在遇到突发性事件时，办公室管理人员要做好指挥工作，与相关人员共同解决问题，保证办公室工作顺利开展。

三、结语

办公室是企业的综合管理部门，做好办公室管理工作对企业来说非常重要，它在企业管理工作中发挥着枢纽作用。要做好办公室管理工作，首先需要管理者具备耐心和细心，完善各项管理制度，再根据相关要求，加强自我锻炼，不断提高个人业务水平，使办公室工作效率得到有效的提高，写作能力更进一层，充分发挥办公室的参谋作用。只有做好办公室管理工作，才能保证企业管理质量，提高企业竞争力，使企业长远稳定的发展下去。

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