加强与规范图书馆档案管理工作的思考及建议

叶 燕

(复旦大学图书馆 上海200433)

图书馆档案，是指过去和现在的图书馆在各项社会活动中直接形成的对国家、社会及图书馆事业发展有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。高校图书馆档案是图书馆工作的重要组成部分，其管理是否科学、规范直接反映了图书馆的管理水平。高校图书馆许多工作的开展都离不开档案工作的支持，档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面［1］。

笔者以复旦大学图书馆(以下简称为我馆)为例，分析高校图书馆档案管理的现状及存在的问题，并提出了一些改进的想法，以加强与规范图书馆档案管理工作，从而为图书馆的日常管理提供更好的服务。

1 我馆档案管理现状

1.1 我馆档案管理概况

我馆档案管理工作由馆长办公室承担，设置了独立的档案室，并配备了一名兼职档案管理人员。

为了加强我馆档案管理工作，有效地保护和利用档案为图书馆事业的发展服务，我馆参照国家档案部门有关规定，结合图书馆工作实际，制定了《复旦大学图书馆档案管理办法》，对档案的归档与加工整理、保管利用与统计、鉴定销毁及移交等工作进行了制度化规范。我馆基本实现了档案的计算机管理，根据查找利用需要编制各类目录、索引等检索工具，以提高科学管理水平及服务效率。我馆也对档案的查阅服务流程进行了规范，凡查看或借用图书馆档案，均必须填写《查(借)阅档案申请表》，并经办公室主任或主管馆长批准，馆内档案不对馆外人员开放。

此外，为确保重要档案的完善保存，我馆按学校档案馆接收档案范围及年限的有关规定整理了重要档案列表:

1)图书馆年度工作要点和工作总结;

2)图书馆年度上报学校的公文及批复;

3)图书馆年度报告;

4)图书馆年度大事记;

5)图书馆当年颁布的规章制度;

6)图书馆当年党政联席会议纪要与通报;

7)图书馆年度统计数据;

8)当年图书馆手册;

9)当年图书馆通讯;

10)当年人事任免文件。

每年定期向校档案馆移交以上档案，并及时建立移交目录。对确属需留用的重要档案，则在原件移交档案馆的基础上在馆内留存复本。

1.2 存档范围和分类

我馆目前所存档案主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。具体明细分类如下:

(一)图书馆管理类:

一级类目 二级类目存档范围DQ党群人事01党务工作 馆党总支的决议、决定、请示、报告及批复、纪检工作、组织、宣传等02人力资源管理 人员名册、干部任免、调出调入记录、定岗定级、启薪停薪、职称评定、聘岗、奖惩等上级发布的有关本馆的指示和相关文件、给上级领导的请示报告和批复，给其他03指示、请示报告、批复 部门的报告和回复意见04规章制度 各种行政规章制度、包括各部门根据图书馆的规章制度建立的部门内部的管理制度文件以及各种读者服务规章制度，不包括业务工作规范05发展规划和总结报告 年度计划和总结、项目计划和总结、专项工作计划和总结、大事记等06财务 馆内财务计划、报告、总结、预决算等07统计报表 各种年月统计报表等XZ行政管理08工作记录和简报081决议082会议记录、工作简报、通知、通报、等083图书馆通讯084《上海高校图书情报工作研究》《中国索引》09馆史 馆庆、馆舍扩建、新闻媒体上有关图书馆的重要报道等10国际合作与交流 合作项目、来访、出访、人员交流、来往重要函件、礼品互赠清单、年度外专计划和总结等11国内交流与合作 合作项目、来访、出访、人员交流、来往重要函件、礼品互赠清单、合作协议、互访等12科研、教学管理 包括学术研究、项目管理、学术成果管理、学位建设、学生培养、教学管理等13基础设施 馆舍修缮、家具仪器设备采购、物业、水电等14安全、消防 安全保卫、HQ后勤管理 消防15卫生

(二)业务工作规范类

一级类目 二级类目存档范围01机构设置 含机构设置、撤并02系统管理021图书馆自动化系统022计算机与网络建设023图书馆主页管理03文献资源建设031资源采访政策、规程、计划、总结032资源采访的合同协议、招投标文件033图书总括登记账、个别账、交换捐赠账04文献资源编目 规章制度、固定资产流水单，包含回溯项目YW业务05文献资源管理包括典藏、排架、馆藏布局以及各书库和阅览室的管理规则、业务规范051馆藏布局052典藏053排架054普通书库及阅览室管理056古籍057特藏06文献服务061流通与阅览062参考咨询063馆际互借与文献传递064用户培训065读者意见与反馈07数字图书馆08分馆建设

(三)声像实物档案类

包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。

具体分为:SX声像、ZP照片、SW实物(奖状、奖牌、证书、奖杯等)。

(四)其他资料档案类

包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。

2 档案管理中存在的问题及相应的改进措施

2.1 管理模式不合理，管理规范未得到普遍重视

就目前我馆的存档情况看，由馆长办公室直接管辖的行政类和后勤类档案数量较多，内容较全，相比之下，由各个业务部门管辖的业务类档案则数量较少，内容较零散。这其中主要的原因是档案管理的规范化制度化尚未受到各部门的普遍重视。一些业务部门对归档范围和归档要求不甚了解，加之目前我馆尚未建立起完善的规章制度来约束和规范各部门的存档工作，造成部门人员收交档案的主动性和积极性不高，单独由馆办档案管理人员负责收集全馆的档案文件必定存在诸多不足。因而我馆的档案存在不齐全、不完整、质量不高等缺陷。

针对上述情况，建议健全以馆办档案室为中心的全馆档案管理体系，实现分级管理责任制。

高校图书馆档案建设的重点是保证图书馆各项活动中产生的文件材料齐全完整，真正体现高校图书馆工作的历程和改革发展的成就。高校图书馆的业务档案产生于图书馆业务各个环节，馆长办公室无法全面细致地了解各业务部门的所有工作，所以为了保证档案结构完整、内容全面，应该健全以馆办档案室为中心的全馆档案管理体系，针对业务档案的来源特点，实行分工负责，分级管理责任制［2］。除了馆办的档案管理人员之外，各部门都应配备兼职档案员，分别管理各自部门的业务档案，将档案资源建设目标落实到人，层层负责。如文献采购档案和文献典藏档案由采编部管理，读者借阅、读者服务档案由流通部、期刊部和参考咨询部管理［1］。

分级管理模式需要通过宣传档案工作的重要性，提高各部门对档案工作的重视，加强他们对档案工作的关注，使他们将档案工作列入其职责中去，确定专人管理，明确职责划分，实现各项工作与文件材料归档工作同步进行，从而全面体现档案工作在各部门的重要地位。此外还必须建立一种有效监督机制，定期按照档案收集范围对各部门的档案工作进行验收和检查，尽量做到应收尽收，确保全馆的档案收集工作规范有序［1］。

2.2 档案管理重藏轻用，价值缺乏鉴定

目前我馆的做法是将所有档案资料存放在一起，没有通过必要的鉴定来确定现有档案资源的价值和保管期限，在馆内存储空间有限的情况下，图书馆档案文献的不断膨胀给管理和利用都带来不便。

与许多高校图书馆一样，我馆的档案管理工作只注重保管，而没有对档案资料的利用引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，因而并未起到为图书馆建设提供良好服务的作用，在一定程度上造成了图书馆档案资源的闲置和浪费。

建议定期对档案进行鉴定、分析和研究，充分发挥档案资料的作用为图书馆的各项工作服务。

档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用档案信息资源，图书馆档案才有生机和活力。高校图书馆应该定期对档案信息进行有目的、有计划地鉴定、筛选、分析、研究。鉴定时必须认真分析研究，正确判定档案保存价值。经鉴定后，把具有典型性、规律性，具有使用价值的档案信息挑选出来，同时销毁那些过期、重复或已经失去保存价值的档案材料。

在开发利用方面，档案人员应做到以下几点:(1)加快图书馆档案的信息化建设。网络时代，用户对信息的需求是快捷、方便、准确，档案管理人员应对档案进行深层次的开发;(2)在图书馆的日常管理中，档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提供档案资料，为图书馆的各项工作服务;(3)做好宣传工作，提高利用率［3］。资源共享是文献资料的发展趋势，重藏轻用、封闭式的管理制约着图书馆档案作用的有效发挥。加强图书馆档案工作的宣传，使公众真正认识图书馆档案的价值和意义。

2.3 档案管理数字化建设薄弱

目前我馆只关注了纸质文件的归档工作，而未对电子文件进行统一保存，一般电子文件都由形成者自行处理，对于纸本档案资料的数字化建设更是范围甚小，只对部分采购项目的相关材料进行了数字化。在信息化网络化时代，这显然已经无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求。因此加快数字化步伐，实现纸质文件与电子文件双轨制管理势在必行。

随着网络通讯技术不断推陈出新，档案数字化已成为当前档案工作的新趋势。加快数字化加工步伐是加强信息化建设、构建信息化档案管理系统、提升档案管理水平的必然要求。逐步把档案的保存向数字化转变，将便于馆藏档案信息的查询利用，并最大限度地提高档案信息的使用频率。此外数字化档案副本可异地保存，即使发生天灾人祸也能最大限度地保持档案的完整性，所以数字化图书馆档案还可以确保原件的永久保存。图书馆应该根据本馆实际情况，确立一定的原则，选择有特色、利用率较高、可开放、保管期限较长的档案进行数字化［4］。

由于纸本档案和电子档案都有其存在的价值和意义，所以大多数图书馆都应建立电子文件与纸质文件的双轨制。“双轨制”是指在文件生成和运转过程中两者共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。而最终“双轨制”的办理结果也是档案的双套归档。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的［4］。

今后，我们将继续总结档案工作的方法和成果，使其在图书馆事业建设中发挥应有的作用。

1 方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究.大学图书馆学报.2008(1)

2 许惠.图书馆档案管理探究.图书馆建设.2009(9)

3 丁凤玲.高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究.图书情报世界.2009(2)

4 闫玲.图书馆档案管理的发展趋势——兼论纸质文件与电子文件双轨制管理.图书馆工作与研究.2008(4)

5 程莉.图书馆档案管理创新探究.档案.2008(6)