浅谈高校图书馆“双套制”模式档案管理——以同济大学图书馆为例

沈 璐

(同济大学图书馆 上海200092)

随着信息技术的进步，面对信息需求量、系统性、时效性等要求的提高，办公自动化技术已广泛应用于各行业，所取得的成效也为高校图书馆档案管理提供了良好的借鉴。办公自动化的兴起、发展、普及、应用，使得档案管理进入了档案载体多元化的时代，从而产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。《同济大学档案查询系统》于2012年上半年正式开通运行，将电子公文实行“双套制”的归档模式——即同一份公文的电子版和纸质版本共同处于存储和可利用状态，实现了纸质公文与电子公文一同归档，形成了电子公文与纸质公文互为镜像的新局面。高校图书馆档案管理是图书馆日常工作的重要组成部分，在图书馆的日常业务活动中形成了大量的珍贵档案资料，如何使得这些档案资料合理保存下来并得到充分利用，值得我们思考。本文就“双套制”档案管理模式在图书馆中的运用进行分析，并逐步更新管理模式，使图书馆档案管理工作更加科学化和规范化。

1 “双套制”档案管理模式在高校图书馆实践中的需求分析

基于目前同济大学档案管理的改革、校数字档案馆的建设，图书馆在对现有馆藏纸质档案数字化的同时，在日常管理中也形成了大量的纸质和数字化档案材料，“双套制”档案管理模式在此背景下的运用更具有其存在的必要性和特殊意义。图书馆“双套制”管理的需求主要体现在:第一，由于电子文件存在着对设备的依赖性、内容的极易更改性、原始性难以识别等特点，使得人们对它的凭证作用产生疑虑。所以，目前阶段，法律界把纸质文件认定为最佳证据，有着电子文件不能取代的法律凭证作用。高校图书馆日常业务较为繁多，要规避电子档案的凭证价值问题，就必须实施“双套制”档案管理模式。第二，相对于纸质文件来说，电子文件的安全和保密更加难以控制。电子档案有着易复制、更改、删除的特点，由于操作失误而造成的不可预知的事件，电子设备的软硬件故障，网络系统故障，或是停电等临时性事件的发生，都会对电子档案的保存带来一定的破坏性。这时，“双套制”模式档案管理就显得很有必要了。电子档案的安全保障问题也可以通过“双套制”模式档案管理来规避。第三，对于电子文件的保存，应做到“两条腿走路”。高校图书馆在管理中形成的电子档案因业务不同，也有着保存年限限制的范畴。一般来说磁盘的寿命不超过6年，光盘的寿命也只有30年，这是对存储技术的一种挑战。然而对于纸质档案而言，只要保存得当，能保存千年以上，其寿命相差甚远。就目前来看，档案的存储还需“两条腿走路”，两者不能偏废。

2 “双套制”档案管理模式在高校图书馆中的运用实施

同济大学图书馆的档案归档分两套体系——公文归档与日常事务文件归档。对于电子公文——如请示报告、收文、发文等重要文件可通过《同济大学档案查询系统》将其进行网上归档，同时打印文件处理单和流转日志移交档案馆归档。对于纸质公文，还需按照《图书馆档案分类表》在馆内留底备存。此外，在图书馆日常业务活动中形成的有价值档案，依据分类，可通过《南大之星档案管理系统》进行网上归档和纸质备份管理。这两套系统的建设不仅使得图书馆电子文档的档案管理更为便利易行，而且也使得档案的归口分类更为系统、有序。对于有价值的纸质文件也可通过数字化扫描将其保存于档案管理系统之中，以备后期再度查询。将“双套制”的档案管理模式有效地结合于同济大学图书馆的实际工作之中，除两套档案管理系统之外，纸质档案的分类管理也是必不可少。根据高校图书馆归档内容范围，为适应我馆档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，笔者在实际工作中按照《同济大学档案实体分类方案》的要求，以图书馆所需归档的全部档案为分类对象，对其进行有效分类:可分为党群、行政、业务、人事、资产、财务、电子公文、声像、捐赠九大类。

笔者根据图书馆实际工作需要，编制如下高校图书馆档案分类表(分类号采用汉语拼音和数字组合相结合的方式)。

在现阶段，同济大学图书馆的档案管理实行“双套制”有其存在的客观必然性。随着2012年4月同济大学图书馆为读者推出的“立体阅读”服务的不断推进，图书馆已不再是“借还书处”或“自习空间”的代名词。“立体阅读”的开展，全面整合了多种传播媒体，将单一平面的阅读转变为声、光、色等多元形态的立体阅读。阅读服务模式的不断更新，信息量的不断增大，对于图书馆的档案管理来说更是需要信息技术的支持。对于“网上展厅”、有效音频、视频的存取都提出了很高的要求。“双套制”管理不仅要体现在信息数字化，传输网络化上，还要把传统的管理方式运用到网络管理上去，借助现代化的信息技术，同时还需引进先进的管理理念。

3 未来高校图书馆档案管理趋势

近年来，同济大学图书馆电子文件的归档趋势以每年递增的形式呈现。下表为同济大学图书馆自2006年至2011年归档移交同济大学档案馆的移交文件卷数。

年份 行政类 党群类2006年 6卷 2卷2007年 8卷 2卷2008年 10卷 2卷2009年 18卷 8卷2010年 23卷 6卷2011年 32卷 25卷

从表中可以看出，档案系统的开发，对于电子档案备份的便利是不言而喻的。随着现代信息技术的发展，新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案，这是未来档案工作的基本趋势。但这种趋势受到各种因素的影响和阻碍，在电子档案还未能完全克服自身的缺陷，纸质档案还未完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。这个过程就是我们现在正在经历的“双套制”档案管理。“双套制”在实施过程中，特别强调电子文件与纸质文件的“一一对应”。档案管理员可以将办公自动化系统中的电子档案与纸质档案保管同步进行，将档案保管的两个载体有机结合起来，在一个统一的管理模式中运行，做到档案信息完整的最大化。然而，任何事物都有两面性，双套制在解决已存在问题的同时，又带来了新的问题——不可忽视的经济成本问题，如制作成本、保管成本、人力、物力、财力成本等。电子文件进行纸质备份所形成的庞大纸质副本，在没有进行重要性区分、价值取舍的前提下，一味地实行“双套制”归档虽能做到信息存取的最大化，但所造成的经济浪费同样不容小觑。笔者认为，在实施的过程中，具有永久长期保存的电子文件要实行“双套制”归档，短期的则可以量力而行，同时还可根据图书馆的工作职能、业务特点和利用需求实际情况来确定电子文件“双套制”的使用范围。

从全球范围内来看，文件管理的发展历程可归结为三个阶段:主要依存于纸质文件的电子文件管理阶段，纸质文件和电子文件“齐头并进”，脱离纸质文件上升为独立的电子文件管理系统。中国正处于“双套制”模式档案管理，而美国、澳大利亚、加拿大、日本、欧洲国家的档案管理已经逐步趋于完善，这不仅与其技术成熟有关，更重要的是法律上认定电子文件证据的证明效力。

澳大利亚于2003年7月发布了《电子档案管理标准》第2版。澳大利亚的档案管理标准是一套全面的标准体系，它对文件管理的各方面进行了规范，便于计算机系统间档案文件的相互移植、修订、查询及浏览，增强了电子档案管理的操作性，应用范围广。

加拿大图书馆与档案馆通过数字化方式为公众提供越来越多的服务，因此直接导致加拿大国家图书馆与档案馆现场服务中心对提供现场服务进行重大调整。另外，加拿大档案馆还将探索新技术，通过新途径例如视频会议等方式与用户进行互动。加拿大国家图书馆与档案馆的目标是转变服务模式，从现场方式转向自助方式，集中强化以虚拟方式获取馆藏档案的服务。

历史上每一种新的记录形式产生之后，都会与此前的记录方式共存一段时期，逐渐地取而代之。目前，对于高校图书馆来说，电子文件与纸质文件不宜相互取代，而应扬长避短，协调发展。电子文件与纸质文件共同发展的格局将会持续相当长的一段时间。但是，随着信息技术的成熟突破，相关法律体系的健全完备和用户的成熟，电子文件的法律地位得到认可，大的趋势会从纸质文件为主到基本对称再到电子文件为主的演变。

1 丁枫.加拿大国家图书馆与档案馆转变服务模式［J］.中国档案报，2012(3)

2 汪桂华.借鉴国外先进经验推动我国电子档案管理的发展［J］.机电兵船档案，2008(6)

3 庞萍.电子文件管理的双套制［J］.电子世界，2012(2)

4 朱青梅.高校档案“双套制”模式管理房率［J］.兰台世界，2009(10)

5 刘丽辉.高校图书馆档案管理工作探讨［J］.河南图书馆学刊，2010(8)

6 同济大学档案实体分类方案(内部文件)