高校国际学术会议的策划与技术支持

田红鹰

西安交通大学物业处会务部，西安 710049

随着高等教育国际化交流的日益加强，国际会议的重要性日益凸显，国际学术会议在高校的举办也越来越频繁。“教育要面向现代化，面向世界，面向未来”，因此，国际学术会议对于高等教育的发展也具有特别重要的意义。一个国家的高等教育在国际化理念、开放观念的指导下，立足国内、面向国际的交流与合作也是高校发展的趋势，是当代高等教育发展的主流特征，也会进一步拓展高校的国际视野。由于国际会议的会务工作范围广，从学术内容的确定、外宾接待安排到旅游活动的组织等，无不一一涉及。因此，只有多部门的配合和合作，层层负责、环环相扣，才能开好会，办好事［1］。圆满、成功地举办国际学术会议，离不开周密的策划管理，更离不开先进的设备和优良的技术服务保障。该文结合西安交通大学的实际就高校国际学术会议的策划管理以及技术保障两方面加以讨论。

1 高校国际学术会议的策划和管理

1.1 学术会议的种类

第一种是邀请多个国家的专家学者对某一领域的特定主题进行研讨，会议上有许多专家学者发表会议论文，分别做大会报告或者做海报展板。该类型会议的特点是会期较长，通常是三天到一周不等，会议的规模通常为几十人到几百人。

第二种是邀请获得诺贝尔奖、菲尔茨奖，以及有国内外影响力的知名专家所做的专题学术报告或演讲，高度集中地对某一具体学术问题进行探讨。这类会议的特点是时间较短，通常是半天或一天［2］。

1.2 学术会议的策划

会议组织者要策划一个高水准的学术会议，需要设计确定适当的主题以及遴选符合会议主题的演讲人，还要设计会议期间丰富的相关活动。组织者要对会议的进度控制、议程设计有清晰完整的思路并制定周全系统的策划书，对演讲者的内容有严格的质量把关。认真、周密的策划有助于将复杂繁琐的工作有条不紊地高效率完成［3］。

1.3 学术会议的宣传

国际学术会议由于参会者来自于不同国家，存在诸多的不同于国内的程序，需要办理比国内参会更多的手续。因此，学术会议的宣传以及征集会议论文的第一轮通知应该在超过一年前发出。这样一来使参会学者有充足的时间申请并办理出国手续，以及充分地准备论文。第二轮会议通知应该提前半年发出，应明确会议的详细日程，论文宣讲的时间、地点，以便参会者合理安排、及早准备。同时也可以通过回执了解参会外宾到达中国的时间与地点，更为重要的是可以提前了解论文演讲对设备的具体要求，以便提前做好接待工作，并做好设备的保障工作。对于会议的宣传工作，也应该予以足够的重视，这对于会议的成功、圆满举办至关重要［4］。

1.4 学术会议的组织

通常国际学术会议必须首先设立一个学术组委会，策划会议议程、确定各场次演讲人、拟定会议日程、安排演讲时间;从征稿、审稿、定稿都能做到周密细致、严格把关，对出版的论文集从版面设计、插图、图解等均有严格要求，杜绝差错［5］。同时，还要设立行政组，负责会前参会人员的报名注册、人数统计，筹备会议的资料、建档印刷，及会议海报、通告、邀请函的制作、纪念品的分发等。

两个小组相互配合，确定会议所需的同步翻译人员，联络协调翻译器材，同声传译耳机的登记分发;会议现场的管理，会场的布置，参会展位规划和验收，会议的礼仪服务;会议的宣传、新闻发布、大会网页的设计;住宿、旅游、餐饮的安排协调，交通车辆及财务核算等;确定会场的容量，会场容纳的人数符合国际会议的要求。研讨会期间以专家学者们的主题发言为主，结合与台下听众以小组讨论方式进行互动。国际会议通常需要安排会议中场的茶点休息，预设茶点区、展览区及临时办公区。

2 高校国际学术会议的技术支持

2.1 硬件设备

硬件设备的完善与否对一个国际会议的成功举办至关重要。视听设备、同声传译设备的正确操作使用，技术人员和同声传译人员的鼎力配合成为会议质量的重要支撑。现在是一个科技高度发达，新型科技手段日新月异的时代。因此，新手段的及时应用显得尤为重要。例如:无线集群通信系统的运用，就可使会议信息及时、准确传达给每位参会者。通过计算机仿真模拟系统结合支持承办会议的各方专家对方案进行充分论证，最终优化方案，提高了工作效率和落实精度，同时还节省了大量的人力、物力和财力［6］。

硬件条件应符合国际会议需要，音响、麦克风、放映器材，如幻灯机、投影机、实物投影机、动感投影机等设备齐全。网络系统、多媒体系统、同声传译系统质量可靠。会场舞台的灯光、音效、音乐配合完美，录音、录像、光盘刻录等制作效果好。由此要求专业技术人员必须具备过硬的业务能力与良好的业务素质，进行过专门的技术培训，反复强化的训练与长期的经验积累相结合。对于设备可能出现的故障能够及时排除修复，避免人为疏漏造成的错误给会场带来的尴尬与混乱，从而做到万无一失。

国际会议的基本目标是使所有参与者清晰、顺畅地交流，要达到这个目标，就必须要实现音频信号低失真，视频动态画面及图像高保真，实物资料准确无误。通常国际会议的保障，主要是通过以下系统及设备的相互配合与协调来实现的(如图1所示)。

图1 国际会议管理系统结构模块

2.2 通过完备的设计解决技术问题

智能化中央会议控制系统方案是实现国际会议优质服务及保障的最佳选择。所谓“中央控制器”也就是通过该系统对所有会议设备及会议环境集成控制。它主要的作用是通过RS232、RS485转换器系列、红外、网络等协议来控制周边设备。通过中控设备可以实现以下调节:

通过电源控制器(继电器)实现投影幕布、窗帘和投影机电动吊架的调节，而不能直接控制，中控主机通过发指令给继电器，以继电器的通断来间接控制幕布和吊架的升降或窗帘的开合。中控的调光系统，也被称为“硅箱”，该系统不仅可以控制电灯的开关，更为有意义的是在会议进程当中，环境灯光亮度太高影响到投影图像的显示质量时，或者过暗导致眼睛疲劳时，调光器就会发挥其作用。但是调光器不能调节荧光灯管的亮度，只能控制白炽灯。

音响的控制可以通过中控里面的红外端口直接控制它。但是还有部分功放需要用音量控制器(或称音量卡或音量盒)来进行数码调音。至于投影机和大屏幕液晶电视的控制，一般采用中控主机的红外控制或者是RS232C控制端口，相对而言，232控制比红外控制更为方便，特别是显示通道选择这方面。

学术会议的讨论往往是多人参与，每个发言的人可能需要将自己笔记本电脑切入投影画面，但是投影仪一般只有一个VGA端口，不可能每要显示一台笔记本的画面时就拔插一次，这样不仅严重影响会议的进程而且也很不严肃。这一问题完全可以用VGA矩阵切换器解决。可以在每个座位设置VGA接口，通过这个切换器连接投影机，在需要时，切换每个通道。

2.3 同声传译解决语言差异

国际会议参会者来自不同国度，操持不同的民族语言，难免出现交流障碍，翻译的不准确或对该民族文化的理解偏差会造成误解或交流障碍。在国际会议中这种差异性表现的尤为明显［6］。

由于演讲者使用的是他本国的语言，因此部分国际会议需要准备同声传译设备。经过同步翻译人员的翻译，与会者通过同步翻译的耳机听到他自己能听懂的语言。通常同声传译室的语言频道有4-6频道，分别播放4-6种语言，即分别选聘不同语言的翻译人员同时翻译，通过无线红外耳机，同步向与会者传译。这项工作需要做好充分的准备，使翻译人员能够事先全面了解掌握演讲人的讲义、讲稿内容，事先熟悉所使用的科技专业用语及词汇。当然，翻译人员的翻译水平尤为重要。翻译水平直接影响着国际会议效果，甚至由于错误会造成难以想象的后果［7］。因此，同样需要做好会议开始之前的准备工作:即将演讲者的稿件内容提要或是稿件的提炼内容，通过全彩色LED电子大屏配合演讲人同步滚动播出，以确保与会者了解演讲内容的效果。

2.4 专业学术论文处理

国际学术会议成败之关键问题在于其所产生的学术影响力。学术影响力的获得除邀请有较高学术水准的学者参与外，高质量的论文成为关键。要达到这个目的，首先是做好宣传，力争更多国内外学者参加会议。另外还应充分利用会议组织委员会的声誉，有目的地向国内外知名学者和有影响力的学者征集论文。

会议期间还要组织安排好论文的交流，学术交流形式应该多样化。除大会发言外，充分利用墙报和展板的形式，将有价值的论文编辑成册。总之，应尽力创造条件方便各国学者进行学术交流，以形成浓厚的学术交流氛围。

2.5 网络支持

会议前的一年半，自公布第一轮通知起建立会议网站是非常重要的。网站的信息应该适度保持更新。并将会议在第一轮通知上要说明第二轮通知什么时候上网，第二轮通知更新上网以后，要说明什么时候最后的全部详细程序上网。网页上必须具有网上注册和网上送稿及修稿的功能，网页必须有专人负责，对于所有信函必须及时回复［8］。

3 当前高校国际学术会议存在的问题

由于各方面客观条件的限制，致使高校国际学术会议还存在着一定的问题，主要表现在:第一、语言障碍。我国高校师生的外语水平虽然已有很大提高，但是总的来说还不能完全适应国际学术会议交流发展的需要。同声传译只对演讲者的讲稿进行了翻译，而面对面的交流互动、问题讨论仍存在障碍。第二、文化差异。各国文化不尽相同，东西方文化差异，风土人情、饮食习惯不同，环境不同，影响学术交流的效果。第三、课程设置的差别。各国教育制度不一，课程设置差别，影响了学生交流的规模和层次。第四、经济差别。由于发展中国家与发达国家的经济差别，致使会议经费支出增加，对于邀请到的外籍专家演讲人酬金的支付势必给会议组织者带来较大的经济压力。

4 高校国际会议的发展需要继续加强的三个方面

第一，整合国际会议资源。明确高校的管理职能，推动合作。加强我国高校之间的交流与联合，通过加强信息交流和统筹规划，明确各自学科优势，并在各自的特色领域内进行整合，避免资源浪费和重复，提高效率;第二，加强国际会议的信息化建设。将国际会议的信息在网络媒体上建立系统全面的数据库资料，各个学科根据教师和学生的需求，进行信息发布，自助服务，为此关注国际会议举办的信息，方便与会者浏览，凭借优越的信息化服务发展优势，提高自身竞争力;第三，创新优化国际会议的技术环境。将丰富的会议内容和活动贯穿于国际会议之中，形成论坛、会议、展览融为一体的需求。采用专业系统进行管理，提供最新最强的技术力量和新技术设备是国际会议召开的重要保障，完善国际会议服务体系，学习吸收发达国家成熟的办会经验，培训专业的国际会议从业人员，组织业内人士进行交流研讨等。

尽管高校国际学术会议还存在着不尽人意之处，但是越来越多的国际交流使得高校国际学术会议越来越频繁地举办。随着我国高校课程与国际接轨，我国高校与发达国家高校共同合作与研究的领域不断拓展，国际学术会议将成为共享研究成果的重要平台。因此，我们要抓紧机遇，通过高校国际学术会议，增强我国高校自身的实力和竞争力，使我们高校的教学科研得到更好更快的发展，提高高校的国际知名度，同时也要争取更多的国际学术会议的机会，签定国际会议交流的协议，建立实质性的交流项目，拓宽渠道，开创高校国际学术会议交流的新局面。

［1］徐良，吕力琅.国际会议组织筹备的具体做法及经验探讨［J］.中国卫生资源，2010，(6):278-279

［2］沈燕云，吕秋霞.国际会议规划与管理［M］.沈阳:辽宁科学技术出版社，2001:3-5

［3］伦纳德·纳德勒，泽西·纳德勒.成功的会议管理:从策划到评估［M］.刘祥亚，周晶，译.北京:机械工业出版社，2003:6-9

［4］宋星协.加强科技管理，提高国际学术会议效益［J］.科技管理研究，1989，(3):17-19

［5］耿琨.把国际学术会议办成“精品”工程［J］.学会，2007，(1):40-41

［6］鲍一高，翁国平.我们是这样创新会务组织工作的［J］.秘书工作，2006，(8):14-15

［7］孙明霞.国际会议组织管理中的问题分析及其对策［J］.西安建筑科技大学学报:社会科学版，2010，(4):51-52

［8］施永德.精心策划，办好国际会议［J］.学会，2009，(6):43-46