农业科技档案信息化管理利用探究

摘要：随着计算机以及网络技术的迅速发展，为农业科技档案的管理和开发利用、信息资源共享提供了良好的平台，管理好，利用好农业科技档案，使农业科技档案资料能应用于生产实践，发挥其应有的社会经济效益，服务于民生，是档案工作发展的新理念。

关键词：农业科技档案；信息化；管理；利用

农业科技档案是农业科研过程中直接形成的历史记录，其内容主要是一些归档保存以备查考的原始性信息资料，如科研成果、图表、数据、照片及各类资料。档案工作具有收集、整理、保管和开发利用等基本环节，以收藏管理和社会利用相互间的依存和转化为其基本属性，具有客观性和真实性。因此，档案资料已成为农业科研进一步提高和发展的基础和依据。

1 要建立计算机网络管理系统促进科技档案资料的开发利用

农业科技档案不同于一般文书档案，建立了科技档案以后如果不积极利用，将逐渐失去科技档案的真正价值。所以，如何管理利用这些宝贵的档案资料，怎样通过科技成果推广应用等形式，使这些科技档案资料能应用于生产实践，发挥其应有的社会经济效益，也是每个科技档案工作者的责任。科技档案开发利用的途径很多；科技工作者可通过召开科技成果新闻发布会、学术研讨交流，建立科技情报及科技期刊数据库，申报科技成果推广项目，利用电视新闻、网络传媒等途径，加大科技成果的宣传与推广力度。档案管理人员可配合科研人员将科技档案内容制作成简明扼要、易于推广的声像光盘或成果简介，供不同场合中推广利用，使它发挥出科技档案资料应有的作用。

近年来，随着通讯事业、计算机以及网络技术的迅速发展，使我们梦寐以求的实现科技成果文献资源共享，有了良好的平台环境，并逐步成为可能。目前几乎所有的农业基层单位都配备了计算机、扫描仪等先进设备，已经具备了实现计算机信息传递的硬件环境，可实施科技档案资源互联网管理。因此，建立计算机互联网管理系统可由国家相关部委组建农业科技档案资源总库，各省（市）成立中心数据库，县及基层农业单位建立用户终端，从而实现全国农业科技情报信息档案计算机网络管理的连接。同时，加强科技档案及有关情报资料的收集，通过计算机网络专用管理系统联合在一起，从而达到广而多、齐而全的信息，推行科技档案资源的标准化管理，实现科技档案资源的真正共享。加强科技档案应用情况的信息反馈与修正，在实践中验证科技档案资料的实用性等，对于在生产实践中不够完善的信息，要继续加深研究，予以提高，使成果更有价值，更易于推广，对数据库定期进行安全维护，不断完善数据库的内容。

建立科技档案资料的计算机联网管理系统，不仅可避免科研工作中的重复试验，更重要的是使基层农业单位能及时了解有关的科研动态，承担起一些较高水平的试验研究工作，并通过计算机联网管理系统，加强单位间的合作，形成互相联系、但又互相独立的项目攻关组，在网络上进行科研信息交流，实现科研档案资料的共享，为农业科研工作开展打开一条新思路，同时将农业科技档案管理工作逐步推向市场，使之更快得以发展，并产生更大的经济效益。

2 要利用农业档案信息资源探讨农业发展新规律

2.1 挖掘拓展档案的现实利用价值，促进农业建设

农业生产活动多半需要现实的新信息，有时也需要挖掘档案的现实利用价值。主要按照农业建设方面需要解决的问题，去寻找开发潜含在档案之中的资源。寻找利于建设和发展的某一时期的成功经验，汲取影响国民经济正常发展的经验。强调重视档案的现实作用，并不是对档案历史价值的轻视和否定，而是从现实需要的角度出发去挖掘、利用档案的历史价值。

2.2 加强档案工作的科学管理，促进农业发展

当今档案工作正面临着新的挑战，随着市场经济的深入发展，市场需求也由单一化向多元化发展，随着运营方式、竞争力度的加强，档案工作管理模式急需实现科学化管理，管理行为法制化、管理内容多样化、服务方式综合化是科学管理的几项重要标志。档案工作的科学管理，可以促进涉农单位规章制度的建立。随着管理水平的提高，客观上进一步要求档案部门逐渐成为精干高效的运行实体，在档案为农业发展方面提供全方位服务，发挥积极的工作效能。

2.3 增加农业档案的科技含量，促进农业的发展

增加科技含量，一方面指农业科技档案的建立，另一方面指科学管理手段的增添和科学管理水平的提高。所谓农业科技档案实际是农业科技、生产活动的直接记录和实际反映，要求真实客观地记叙科技、生产活动的过程和成果，同时记载人们的科技思想、科技方法和科技经验。科技档案一般具有长久的参考价值。首先，科学技术档案是科技经验和科技资源储备手段，是科技发展历史成果的典藏。其次，科技档案可为农业新课题的研究提供条件，因为任何一项农业新课题的研究，都离不开已有的农业科技成果。而农业科技档案正是已有农业及其他方面科技成果的记录和实际反映。其三，一切农业科技、生产活动和科技管理活动合理有序的进行，必须要以完整、准确的农业科学技术档案为必要的依据，而且要以农业科技档案创造实际的效益。只有使科技档案与农业生产实践相结合，知识形态的科技档案才会转化为现实的生产力，产生经济效益。而增加农业档案的科技含量，正是促进这种转化的有效途径。

2.4 利用档案加强农业与其他学科之间的联系，促进农业发展

档案工作者在广泛收集科技档案信息资料的基础上，要进行必要的鉴别与归类，认识其内涵与本质，提示其联系与作用。例如；在农作物栽培中，不同的种苗适宜哪些不同的土壤、气候和环境，应做哪些不同的规划及管理、防治和保护等工作。农作物的管理方式与水土流失、生态环境具有哪些关系？生态系统失衡对农业生产及整个国民经济会产生哪些影响？诸如这些方面的详细情况及其过程和结果，不仅要做好归档、储存保管等工作，还应做好分析、研究、探索等工作。当然最主要的是做好档案信息资源的开发利用工作，这是社会和企业对科技档案的最大需求。要求档案工作者在研究总结的基础上，及时做出科技档案成果的利用方案，为领导进行决策提供可靠的科学依据。

3 加强农业科技档案管理工作的措施

3.1 提高档案人员业务素质，建立健全档案规章制度

由于历史的原因，农业系统很多档案管理人员，没有经过档案专业培训学习，很难适应档案事业的发展，因此需要学习和提高专业知识，还要不断更新知识，改善知识结构，掌握新技术。而进行继续教育培训，就是促使档案干部主动学习档案专业知识和高科技知识的一个重要途径。档案工作规章制度是单位整个规章制度的一部分。每个单位都需要规章制度的规范、约束，尤其是每个管理层人员都需配合档案人员做好日常的文件收集、归档工作，保证文件及时、完整、系统地归集到档案工作人员手中，使具体的档案业务工作有法可依、有章可循。只有这样农业档案工作才能健康持续发展。

3.2 加强领导，做好科技档案收集管理工作

做好农业科技档案的收集工作是档案具体实务工作的基础，这一工作做不好，直接影响以后的档案利用工作。对档案工作要加强领导，单位领导要对此项工作给予高度重视。不但要注重日常的文件档案处理工作，而且需要档案工作者下工夫做好科技档案的收集工作。依据《档案法》和本单位档案管理制度，按部就班地将各处、科室文件档案收集起来。根据《归档文件整理规则》进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。使之有序化，以保证每年度的归档工作顺利完成。

3.3 强化现代化档案管理手段，适应管理发展新需要

要提高档案管理效率，就要采用以计算机为主的现代信息处理技术。信息技术的发展对档案的管理、利用等方面带来的革命性变化，使档案信息管理系统与科技信息网相衔接，达到著录标准化、存储数字化等。在日常的业务学习中，应加强对档案管理人员的微机使用技能培训，熟练掌握计算机操作技能，提高档案管理工作信息化程度，从而加快农业科技档案管理开发利用信息化的建设步伐，更好地服务于农业及民生。

参考文献

[1]王涛 加强农业科研档案管理思考[J]山西档案 2010 （1）

[2]赵文艳 如何做好科研档案的管理工作[J]科学咨询 2010 （2）

作者简介

睢强（1970-），男，本科学历，吉林省东辽县档案局，职称：档案副研究馆员。