农业科研单位档案管理探索与实践——以江苏省农业科学院为例

王莉芳 汪 洁 辛红霞 孙洪武（江苏省农业科学院，江苏南京，210014）

江苏省农业科学院（以下简称院）前身是1932年原国民政府创立的中央农业实验所，是全国最早具有现代农业科技创新组织架构的农业科研单位。目前是江苏省政府直接领导的拥有13 个专业研究所、11 个农区所的省级综合性农业科研院所。其档案室成立于1960年，2003年通过江苏省一级档案目标管理考核。目前，档案室库藏2万余卷、近2 万件，排架长度近600 米，包括科技、文书、基建、会计、仪器等不同类别、不同载体的各类档案。多年来，档案室一直紧密结合农业科技创新工作实际，认真贯彻落实《档案法》，加强档案的组织管理、业务基础、信息化建设，重视档案开发利用，档案工作为单位各项工作顺利开展提供了有力保证，发挥了重要作用。

一、加强档案组织管理，构建档案管理业务体系

1.构建档案管理网络

档案工作是一项综合性、全局性的工作。档案室根据“统一领导、分级管理”的原则，建立健全档案管理网络，形成由院领导挂帅、办公室主任、各单位领导分管，档案人员具体抓、各部门兼职档案人员协助、科技人员和业务部门工作人员参与的五级档案管理网络体系。而且档案工作网络随着人员变动及时调整，并通过颁发院文明确档案分管领导和兼职档案员工作职责。

2.搭建档案宣传平台

通过多种途径积极开展档案法律法规的宣传。一是在院网、院办公室网站有《档案法》《档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等材料供下载学习；二是在橱窗张贴《档案法》《档案法实施办法》等主要内容和精神，强化全院职工档案意识；三是组织有关人员参加档案法知识竞赛活动。今年的国际档案日，通过网站、橱窗、横幅、电子屏等多种载体开展宣传，并通过组织兼职档案员参加档案局现场活动、组织科技人员参观档案室等各种方式参与了纪念国际档案日的活动。通过一系列的宣传，不断增强全院职工参与、支持档案工作的意识，为院档案工作的正常有序开展营造了良好环境。

3.完善档案管理制度

完善的规章制度是提高和规范档案工作的基础和前提。我院结合实际建立健全了档案管理的各项规章制度。主要包括：《档案人员岗位责任》《立卷归档制度》《档案保密制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《科技档案管理暂行办法》《文书档案管理暂行办法》《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》等。在实际工作中，印发兼职档案员工作手册，明确档案工作任务和档案实际操作要求，年底对兼职档案员的档案管理工作进行考核和评比，有效激励了兼职档案员贯彻执行档案管理制度的自觉性，使得各项制度得到了真正落实。

4.强化档案业务学习

积极参加和组织档案业务知识培训，不断提高档案人员专业知识的深化和更新。一是对院新进档案人员进行上岗培训；二是积极参加省市档案局举办的各类业务培训；三是对院兼职档案员进行培训，如开展“科技档案整理归档”、“文书档案整理规则”等培训工作。日常工作中，档案工作人员钻研业务，深入调研，并结合工作实践进行一些理论的探索，在本单位的科研管理研究论文报告会上进行汇报，并在多种刊物上发表文章数篇。

二、夯实档案基础业务，优化档案工作质量

1.加强档案资料收集

贯彻国家档案局8 号令，制定《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》，并通过编入兼职档案员手册、院办网站公布等方式，要求各单位、各部门和全体兼职档案员认真学习，并随时检查执行情况。

实际工作中，我们通过三方面措施加强档案收集工作。

（1）注重常规归档文件的收集。年初将《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》分发到每个单位部门、并规定归档时间，档案室按照时间进度及时催交，确保各职能部门的文件材料及时归档。

（2）加强过程性文件材料的收集。对大型会议、活动，档案人员“勤问、勤找、勤要”，做到及时联系，跟踪收集，随即归档。科研档案从项目立项就要求到档案室领取带有编号的档案盒，项目执行中档案科会同科研处对在研课题档案进行检查，项目验收后对形成档案暂存项目组保管，项目形成成果后将所有档案收归档案室保管，做到“立项建档、过程管档，验收存档，成果归档”；对基建档案，建立基建档案员立卷制度，按照《江苏省农业科学院工程建设管理规定》执行，工程档案不移交，档案室拒绝在工程申请支付报批会签单上签字，保证了基建档案的完整性。

（3）留意各类图书资料的收集。目前档案室内部存有各类图书、画册、史志、照片等多种纸质资料以及电子资料。2012年借院庆80 周年契机，收集整理了中央农业实验所时期的地契、领价证等673 份，其中不乏珍贵史料，这些是成立中央农业实验所时的原始资料。这些图书资料为我院各项业务工作开展提供了丰富的信息资源。

2.强化档案管理保护

（1）近年来，鉴于我院承担国家、部、省中心重点实验室、工程中心、种质资源圃等多个科研基础设施项目，实验仪器越来越多，档案室相继制定了《科技基础设施项目档案管理的办法》和《江苏省农科院实验仪器档案管理办法》，加强对科研基础设施项目和实验仪器档案材料的收集和管理。

（2）注重档案安全保管。多种措施保证档案的安全。目前库房面积80 平方米，装有防盗窗、铜锁、防盗门等防盗措施；配有抽湿机2 台，中央空调、温湿度记录仪，保证库房的温湿度控制在档案保护范围之内；定期更换防霉防虫剂，有效控制档案虫蛀和霉变；严格执行档案保管规定，归档档案采用无酸纸装具，结合院文化建设要求，定制专门档案盒，保证纸质档案的安全保管；配有防磁柜2 台，专门用于存放电子档案，保证电子档案的安全保管。

3.注重档案鉴定统计

院设有档案鉴定工作领导小组，制定了鉴定工作制度。2002年4月，对已到期的1484 卷短期科技档案进行了鉴定，销毁了1103 卷，保存381 卷。为保证库房的容量，下一批鉴定将对已经进行数字化的到期档案先行鉴定，以后鉴定将采取先数字化，再鉴定的方式。

进行档案收进、移出登记，建立档案统计台账，各类数据统计准确，并按照省档案局要求报送档案统计报表。

三、加强档案信息化建设，提高档案管理水平

院十分重视档案信息化建设，一次性投入40 万元，将档案信息化建设列入单位信息化建设规划，并作为年度重点工作推进实施。档案信息化的实现和推进，有效地提高了档案管理水平和档案工作效率。

1.档案软件投入使用

2009年，院通过招投标方式，选定一家软件公司承担我院档案信息化建设工作。该公司根据我院科研工作实际开发了“江苏省农业科学院档案信息管理系统”软件，实现网上档案归档、检索、统计、浏览以及原文阅读。

2.档案数字化成效显著

采取外包的形式，根据“轻重缓急，急用常用优先”原则，有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工，共完成30837 卷（件），合计933507 页档案的数字化加工，建立完成72818 条文件级目录。2010年后归档档案采用档案室自行数字化方式，每年约完成2 万页的档案扫描。在档案数字化的基础上，档案室建立了文件级目录数据库，对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库，同时建立了照片、音频、视频等多媒体数据库。

3.档案信息化设备齐全

院档案信息化管理设施、设备、平台齐全。档案室配备高配电脑3 台，均自带刻录机；A4 高速扫描仪和A3 平板扫描仪各2 台，档案管理系统配有专用服务器，由院网络中心专业托管和安全维护；数码相机1 台，设专业摄像和摄影人员，定期将影像和照片资料移交档案室。在院办公室网站设立档案工作专栏，提供档案各项规章制度、档案工作网络情况等，及时宣传档案工作相关情况，使兼职档案员和全院职工能够随时浏览了解院档案工作慨况和动态。

四、重视档案开发利用，盘活档案信息资源

1.编制档案检索工具

在日常档案管理中，农科院按照《全宗指南编制规范》编制了全宗指南，文书档案编有案卷目录、全引目录、归档文件目录。科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等编有案卷目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具。

2.拓宽档案利用方式

为了进一步开发档案信息资源，更好地服务于农业科研工作，根据工作的实际需要，依托丰富的室藏，不断拓宽档案利用方式。

（1）创新思路，拓展编研新形式。在编研上，近年来，除《2001～2012年江苏省农业科学院组织机构沿革》《年鉴》《规章制度汇编》等常规编研外，档案室创新思路，与科研处、科技服务处联合编研了《科技成果汇编》《江苏省农业科学院现代农业产业技术体系专家录》《江苏省农业科学院自主创新成果品种和技术》《江苏省农业科学院100 项新品种、新技术推荐》等一大批成果。与各研究所、处室联合编写制作《江苏省农业科学院建院80 周年》系列书籍，画册，宣传DVD。这些编研材料在平时方便查阅、对外宣传、成果推广应用、扩大我院影响力等方面发挥了重要作用。

（2）创新形式，建立档案利用新窗口。2012年院投资一百多万元，建立了240 平方米的江苏省农业科学院陈列室，利用图片、实物、电子翻书、视频等方式展示了江苏省农科院发展历程、科研成果、人物风貌等。建成开放以来，陈列室已经接待建院80 周年、市民开放日（周）、日常参观等三千多人次。在院网门建立档案工作专栏，设立院内发文、规章制度等特色栏目，方便职工查找利用。

3.档案利用效果显著

据统计，近3年来，每年档案利用人次均在700 人次。档案为课题申报、课题研究、科技人员职称评审、领导决策、维护我院利益等方面提供凭证，为各项工作顺利开展提供保证。

2010年江苏省农科院启动院史编撰工作，两年多来，调用各类文书、科技、声像、实物档案近万卷件次，档案为院史的编撰提供了第一手的、翔实的史料。同时档案也为陈列馆的建造、农科院宣传片的拍摄、画册的编写、80 周年院网的制作提供了翔实可靠的数据和图片。生动、全面的院庆宣传在院庆80周年接待时得到了领导、兄弟院所的高度评价。