浅析如何加强科研项目档案的收集工作

郝丽

摘 要：科研项目档案是科技工作者进行科学研究活动的真实记录，做好科研项目档案的收集工作是整个档案管理工作的重要前提和基础。对于如何加强科研项目档案的收集工作，本文从八个方面进行了探讨和阐述，包括建章立制、明确职责、采取合理的收集模式、提高档案人员素质、加强宣传和培训等。

关键词：科研项目档案；收集；管理

科研项目档案是科技工作者进行科学研究活动的真实记录，是重要的无形资产，它既来源于科研活动，同时又是开展科学研究的必要条件，有着重大的科学价值和经济价值。只有收集到完整、准确、系统的科研项目档案，加以科学规范的管理和利用，才能更好的为生产建设和科学技术研究服务，实现科研成果的经济效益和社会效益。科研项目一般需要经过论证立项、实施、验收、推广等过程，具有周期长，涉及范围广，时间跨度较大等特点，有的科研项目参研单位较多，使得项目文件处于运动和分散状态，很难做到及时归档，从而造成档案资料的缺失。本文通过总结多年工作经验，结合档案理论知识，对于如何做好科研项目档案的收集工作，认为应该抓好以下几个环节：

一、高层重视、全员有责

为确保科研项目档案管理，高层管理者特别是一把手应将档案管理方针传达到各个层次并贯彻实施，落实必备的资源，使全体员工正确理解并认真执行。科研院所应将文件形成、收集、积累和归档要求纳入各部门及项目负责人、科研人员、档案人员的岗位职责，并对相应人员的职责履行情况进行考核。科研项目负责人应对本项目归档文件的完整性和系统性负责；科研人员应负责自身工作中形成的文件材料的收集、积累，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

二、建章立制、同步实施

俗话说“没有规矩不成方圆”，任何工作的开展都离不开配套的规章制度作保障，档案收集工作亦是如此，所以建立健全的项目档案管理制度是做好收集工作的必要条件。（一）坚持科研档案管理工作与科研工作执行“四同步”制度，二者的同步管理，有助于实现各自目标达到双赢。（二）档案工作是项目管理工作的重要组成成分，科研单位应将项目档案工作纳入项目管理程序和项目年度计划，将档案管理工作与科研项目同步进行，从而确保档案材料始终处于管控之中。（三）将项目档案收集归档纳入合同管理，在合同条款中明确规定参研单位的档案收集义务和归档文件的具体要求等，通过法律手段保障档案的收集归档。项目档案收集的制度化、规范化是项目档案管理的基础，也是实现项目目标的保证。

三、前端控制、全程管理

由于科研项目一般周期长、涉及专业范围广、文件数量多、科研材料载体形式多样，使科研档案的形成具有分散性和阶段性的特点，如果在项目结束后才集中收集势必造成档案资料残缺不全，因此，应采取前端控制、全程管理的方法确保项目档案收集齐全完整。

长期以来，档案收集工作一直处于被动和滞后状态。要改变这种现状，首先做到对科研项目档案收集工作进行超前管理，即前端控制原理。项目立项前期，除了健全档案管理制度，确定科研项目档案领导小组，在项目管理部门还要指定专（兼）职的项目档案管理人员，具体负责科研项目资料的收集、整理；项目立项审批后立即向档案部门备案，档案部门应对项目档案管理人员的收集工作进行指导和监督，形成由项目档案管理领导小组和专（兼）职档案人员以及档案部门三方组成的科研项目档案管理网络，对科研项目档案实施跟踪管理。指定的项目档案管理人员应当参与科研项目活动、能够准确把握项目文件的产生和流转规律。其次，做好全程管理是确保项目档案齐全完整的关键。从项目立项开始，档案管理人员要对每个阶段、每个环节产生的文件进行管控，确保整个科研活动过程文件都处于跟踪和受控之中，项目完成档案收集工作即完毕，真正做到科研项目管理与文件材料形成“四同步”。

四、归纳总结科研项目档案收集范围

凡是反映科研活动的真实状况，具有查考利用价值的各种载体文件都应该纳入收集范围。

（一）科研项目文件材料的归档范围包括科研研究准备阶段、实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段以及推广应用阶段所形成的有关文件材料，包括项目建议书、合同、工艺文件、试验大纲、研究报告、科技成果等等。

（二）对于因故中断、终止、撤销的科研项目，其文件材料均应归档。

（三）对于协作的科研项目，由主持单位保存整套档案，参研单位保存与自己所承担任务有关的原件，并将复制件提交主持单位。

在归纳总结科研项目档案收集范围时，应充分调动科研室、科研项目管理部门及科研人员的积极性，征求他们的意见并据此不断完善，最终形成动态的收集范围方面的制度。

五、提高档案管理人员综合素质

随着当今社会信息技术与网络技术的飞速发展，科研项目的工作环境和工作方式也发生了较大的改变，作为新时期的科研项目档案管理人员，应该是复合型管理人才：一要熟悉国家档案政策法规，二要具备丰富的科技档案专业知识，三要懂一些相关的科研基础知识，四要掌握计算机技术和网络技术，能正确处理电子文件。因此，档案人员要加强学习，与时俱进，掌握现代化的管理手段，才能准确地汇总、分析处理科研项目各阶段不同专业的各类档案信息资源。

六、严把科研文件材料归档的质量关

对科研文件材料归档时的质量控制是确保项目档案具有完整性、真实性和可利用性的前提。收集的科研项目文件材料从内容上来说要真实、完整、准确，具有参考价值和凭证作用。存档的文件应为原件且审签手续齐全，电子文件存档时要做到电子档案的鉴定与收集同步进行，同时，归档文件在书写材料、字迹、载体、装订等方面要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的质量要求执行。

七、利用信息化手段，提升档案收集和利用效率

随着企业信息化建设的推进，大量科研工作和项目管理越来越依赖计算机软件平台和管理信息系统，所生成的记录、成果、凭证等多以电子化文档存在。这就要求档案收集工作不仅要针对传统的纸质文档，还要针对电子文档。因此建立档案管理软件和数据库，向信息化管理方向迈进是今后发展的方向。

（一）建立相关制度，加强电子档案的收集和管理。针对科研项目活动中生成的电子文档，要建立相关的审批、提交和归档等管理制度，通过计算机网络和管理软件进行传输、归档和存储。

（二）开展档案数字化建设。利用目前市场上多种多样的文本和图像处理系统将大量文本文件和图像文件快速录入，存入计算机或磁盘形成电子化档案，逐步把文本档案向电子化文档转化。对已存在电子形式的文档，进行整理、归类、建立索引，以磁盘形式保存。

（三）建立档案数据库。将所有电子化档案数据分类纳入各分数据库管理（例如项目管理、设计文档等），归档扫描的影像数据。

（四）加强网络建设，实现档案资料的网络共享。通过已建立的完备的网络基础，实现跨部门资源共享的档案管理。

八、结束语

科研项目档案的收集是一项系统工程，只有收集到完整、准确、系统的科研文件材料，才能为项目档案的整理归档工作打下夯实的基础，才能保证顺利通过档案专项验收，最终实现科研成果经济效益和社会效益的最大化，因此，做好科研项目档案的管理工作应从加强收集开始。

参考文献

[1] 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）

[2] 屠跃明 《中国科学院科研项目文件档案管理的实践与探索》