会计档案管理的不足及应对措施

徐培江

摘要：会计档案是单位档案重要组成部分。目前，许多单位会计档案管理仍然存在不足和缺陷，影响到会计基础工作的有效完成和单位整体档案的完整性和规范性。认真排查会计档案管理中普遍存在的不足和缺陷，寻找解决会计档案存在问题的有效措施，才能真正为单位整体档案管理达到规范化铺平道路。

关键词：缺陷与不足 应对措施 会计档案 规范化管理

会计档案是各单位档案实现规范化管理的重要组成部分，也是单位会计基础工作的总结和归宿。可是，会计工作的连续性，导致会计档案工作的重要性易被弱化，会计档案规范化管理工作的质量、水平也就难以得到保证。

一、会计档案管理中

普遍存在不足与缺陷

1.对会计档案工作实施规范化管理的认识不到位，导致会计档案管理与单位档案规范化管理出现严重偏离现象。档案工作主管领导以为只要夯实了会计基础工作，档案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的会计装具，一切便迎刃而解。这种只重视会计前期业务的行为，必然导致放松会计档案的管理工作，将档案管理仅仅当成会计业务的一种简单延续。思想决定行動，有这种观念的单位，会计管理工作人员往往会缺乏会计档案的管理意识，也缺乏会计档案基本理论知识，没有经过系统的会计档案理论学习与操作训练，造成对现代化的会计电算化档案信息理解不清，最后只能是会计档案的保管员而不是管理员。

2.会计业务档案材料和文书档案材料收集不全。很多单位对会计业务工作材料会注意留存，而对上级机关及单位收发文没有足够重视，造成上级文件及单位形成的文书文件遗漏或者不全，导致归档会计文件材料与会计业务档案材料相脱离，影响会计档案的收集率及归档的完整性，进而影响单位整体的档案规范化管理。

3.导向错误。会计工作重业务轻档案管理的现象，必将导致会计人员档案管理能力弱化。长期以来，一些单位会计档案人员没有得到相应的待遇，对档案工作失去兴趣，业务上不求上进，不能安心本职工作，对待会计档案的管理工作从内心层面就出现了松懈现象：对于不符合会计档案规定，不合要求的会计档案材料任其合法化地归档而不清除。这不仅会造成会计档案工作的不规范，而且直接导致会计信息不真实，对单位、对国家造成严重的后果。

4。会计档案规范化管理程度低。由于对会计档案重要性认识不足，有的单位连基本的档案管理机构也没有，更谈不上规范化管理。有的单位虽然有会计档案岗位，但软、硬件设备不足，很难正常开展工作。有的单位虽然有会计档案管理岗位，但领导经常会临时指定某会计人员兼任，这样做的结果就是单位的会计凭证、会计账簿等会计档案无法规范化整理，更谈不上会计档案的鉴定及过期会计档案的销毁工作，这无疑为后续的档案整理带来极大困难，直接导致会计档案开发利用的效率低，甚至无法开展利用工作。

5.电算化会计技术的使用，电子档案的形成增加了会计档案管理的难度。如果不能及时对电算化会计档案进行有效收集、整理和保存，同样会导致单位会计信息档案管理的松懈，容易造成会计档案信息资源的丢失。缺乏对会计电算化档案存取的研究，或拖延的时间过长，则会使会计档案信息因为软件的更新换代影响导致无法读取，直接影响会计档案信息的有效利用。

6.会计档案信息化管理程度不高。不少单位的会计档案数字化工作尚未开始，信息化只停留在概念范围内，并没有付诸实施。外部环境不成熟，内部准备不充足是影响会计档案信息化、数字化发展的内在因素。

二、规范会计档案管理的应对措施

1.加强组织领导。近几年来，由上级业务主管部门对各单位档案规范化管理进行年度检查，极大地促进了单位领导对本单位档案工作的重视。各单位普遍增加了对档案事业经费的投入，档案管理的软硬件都得到比较大的提高。从这个方面说，上级业务主管部门的重视和加大检查力度，能有效地促进单位领导重视会计档案工作，并投入足够的人力、物力、财力以保证单位会计档案工作常态化、制度化。

2.建立完善的会计档案材料收集制度。会计档案的基础是会计工作材料完整的收集过程，各单位应根据相关档案法规和办法，结合《会计档案管理办法》制定出适合本单位会计档案管理细则，严格按照会计档案管理规范化要求，组织力量夯实档案规范化工作基础，对会计档案形成过程各个环节进行严密监控和检查，以保证会计档案工作的各个环节有序进行，实现会计档案走上规范化管理的道路。

3.要把会计档案管理工作提高到和会计日常工作同等重要地位。会计档案管理是会计基础工作的生命延续，不论在认识上还是实践上，都必须把整个会计基础工作包括会计档案管理工作紧密联系起来，按照同样重要的原则安排好工作。会计档案管理人员必须按照会计档案规范化要求，不折不扣地做好本单位的会计档案管理工作，在工作实践中提高会计档案管理员的作用至关重要。单位要为会计档案管理人员参加继续教育开绿灯，加大培训的力度，彻底改革会计档案人员的知识结构，让每一个会计档案管理人员都能掌握会计档案工作的基本技能和基础知识。

4、会计档案规范化管理常抓不懈。为了保证单位会计档案一如既往地做到常规化、科学化、规范化，制订并出台规范化的管理制度是落实的关键。会计档案规范化管理制度的制定必须有明确的工作目标，各负其责。如《单位会计档案人员岗位职责》、《单位会计档案规范化管理制度》等。制度的制定一定要与单位的实际相结合，可操作性强，会计档案管理才能有法可依、有章可循。

5.确保会计电算化生成的大量电子会计档案的安全、稳定、可用。会计电算化工作中形成的大量电子文件档案具有载体多样化，更新常态化，保管要求特殊化的特点。应购置专门的存贮设备，并注意备份保存并设专人进行管理，对外一律不开放。应确保归档的会计电子档案能直接导入单位档案规范化管理软件，同时设置立卷部门才能调阅的会计档案查阅授权，防止会计档案数据泄密。归档的会计电子档案材料可开展适当的编研工作，如基础数据汇编和财会法规方面的文件汇编等，便于工作查询，为领导决策提供便利。

6.努力实现会计档案管理信息化。信息化是档案发展的必然趋势，会计档案信息也应随着科学技术的发展而不断优化。会计信息化程度是在不断更新中深化的，一定要注意会计档案信息材料的正常延续和过渡。如果不能恢复原来的管理系统，那么原存会计档案形同虚设，因此在实现会计档案信息化贮存时，必须留存相应的开启利用系统。所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的会计档案载体。电子文件档案的有效、安全管理必须有相应的保管条件，如购置防磁柜等专门贮存电子档案的设备。在实际操作时必须做到磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并严格按照防高温、防霉、防尘等“八防”措施进行保护。因此，必须固化会计档案信息安全措施，严防发生泄密事件，确保会计档案的安全与稳定。

参考文献：

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作者单位：新疆石河子职业技术学院