澳大利亚电子文件长期保存策略及其启示

谢永宪　刘杭　袁晓雪

摘要：澳大利亚构建了科学、完善的电子文件长期保存策略，其电子文件长期保存水平居于世界前列。本文在分析澳大利亚电子文件长期保存策略的基础上提出了对我国电子文件长期保存建设的几点启示。

关键词：澳大利亚 电子文件 长期保存

随着现代信息技术的快速发展，电子文件在各种电子业务系统中海量生成、利用或者存储。作为社会的“记忆”、人类的核心战略资源，电子文件必须被长久保存，这一点已经成为世界各国同行的共识。澳大利亚是世界上最早开始研究电子文件保存的国家之一，经过几十年的发展，其理论与实践研究都取得了丰硕的成果，处于国际领先水平，值得我们分析、借鉴。

1.澳大利亚电子文件长期保存策略分析

1.1国家电子文件保管模式转变推动长期保存工作

20世纪70年代，澳大利亚国家档案馆（以下简称国家馆）开始采用集中式保管电子文件。20世纪90年代初，国家馆采用了分布式保管模式。2000年，国家馆保管模式从分布式向集中式转变。

国家馆电子文件管理体制在社会与技术推动下的转变，直接导致了国家馆与政府机构之间管理责任与行为模式的变化。在集中保管模式下，国家馆将更多的承担保存社会记忆的职责。为了实现这一目标，国家馆改变了原有的工作方式，从原来专注于指导变为指导与管理并重、前端与后端兼顾，推出了大量用于指导电子文件长期保存的政策、标准、技术、指南，供各政府机构遵守、使用。

1.2提供法律保障

澳大利亚政府在相关法律中对电子文件的管理和长期保存都做出了明确的规定，为电子文件的长期保存提供了有利的法律保障，确保长期保存的各项工作得以顺利开展。

澳大利亚1983年颁布的《档案法案》中明确规定，对电子档案必须给予和普通档案同样的重视，所有按正规渠道形成或接收的数字信息必须按照相关法规认真存放，未经批准，不得擅自销毁任何电子档案。此外，还对电子信息管理能力提出了要求，即电子档案存放部门必须确保其全部电子系统有相应的能力把电子文件作为电子档案完整、长期存放。

澳大利亚《著作权法案1968》为各种各样的数字资源保存提供了法律基础。根据该法案规定，为了一件属于或者曾经属于图书馆或者档案馆馆藏的作品（包括各种数字资源）不受到损坏或者遗失，图书馆或者档案馆可以对该作品进行复制或者传播。

1.3制定专门政策

国家馆通过颁布政策性文件，明确政府在电子文件长期保存方面的意愿，并提出具体的指导性原则，引导政府机构与私人机构采取正确的行动。

2000年，国家馆颁布了《联邦政府文件保管政策》，向人们传达了一个重要信息，即无论何种形式的所有具有档案价值的电子文件，原则上都由国家馆保管。

2004年，国家馆发布了《数字文件保管框架》，该框架对澳大利亚政府机构形成的所有电子文件，和某些一般性的电子文件（如基于网络的文件）的管理提出了八条基本原则。

2012年，国家馆开始实施《数字连续性计划》，它为机构规定了三方面的关键行动，以期达到确保各机构业务信息在任何需要的时候都能够被读取和利用的目的。该计划除了可以为澳大利亚类型多样的政府机关提供不同的解决方案，同时也能灵活的满足私人机构的数字保存需求。

1.4建立良好的合作机制

国家馆认为电子文件长久保存超越了任何一个单独机构能够承担的能力，因此联合其他部门建立一个多层次的合作机制势在必行。政府机构、技术部门、商业部门、信息产业、智力机构等，都应参与到电子文件长期保存活动中，为电子文件长期保存提供多种支持。

1993年，国家馆、国家信息服务委员会、国家保护办公室、电影录音档案馆、数字与信息学会、通讯技术部及博物馆联合相关收藏部门、政府部门、商业部门、版权所有者、大学、基金会与某些国际组织组成了“朝向2001年，保护澳大利亚数字信息调研组（TF2001 PADI）”。该调研组在1996年发布了调研报告《保护电子文件：总结报告与建议》。

为了整合更多力量，国家馆积极开展国际合作。2004年，澳大利亚和新西兰共同提出了“澳大拉西亚数字文件管理动议（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亚和新西兰的所有政府机构在数字文件生成、保存和利用方面采用统一的途径，以确保重要文化遗产的问责和长期保护。这种统一性旨在提高参与者的效率、效益和互操作性。

1.5建立完善的标准、规范体系

电子文件长期保存涉及范围广、行业多，各系统之间的“交换”必不可少，系统之间的互操作非常依赖于管理与技术的标准化。澳大利亚电子文件管理标准、规范处于国际领先水平，其中包括完整的电子文件长期保存的标准体系和规范体系。

澳大利亚建立了电子文件长期保存的标准体系，主要有三个层次：第一个层次是国家级标准，如《联邦政府机关文件保管元数据标准》、《电子记录管理工作流程分析》；第二个层次是国家馆标准，如《数字化保存——RFC2004/2电子邮件记录格式》、《数字化保存——RFC2003/6JP—GE记录格式》；第三个层次是州级标准，如澳大利亚维多利亚档案局颁布的《电子记录管理xML格式标准》。

在澳大利亚电子文件长期保存规范体系中，直接相关的规范有：《数字文件保存方法》、《数字保存：照亮过去，引导未来》和《数字文件管理：数字文件形成、管理和保存指南》；间接相关的规范有《文件与信息战略管理指南》、《形成、保管和利用数字文件》、《AGLS元数据元素集》等。

1.6积极开展技术研发

计算机硬件、应用软件的快速升级和存储载体短暂的有效寿命，给数字保存带来了巨大挑战，为了应对它们，国家馆开发了关于数字保存的有软件支持的方法论。

数字保存的方法论研究工作开始于2000年，并且开发出了支持它的保存软件和数位典藏。这套软件通过开放源代码方法开发，并且得到了免费开源许可证（GNU通用公共许可证），由以下四个应用程序组成，分别是生成清单、Xena、数字保存记录器、校验和核对。

生成清单，即电子文件从机构到国家馆时，在档案管理系统的搜索引擎中将产生一份关于所有电子文件的清单，包括校验结果、电子文件之间的关联、关联项目号。

Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即将指定数据格式的文件转换成“附加元数据的数据”和XML。Xena可以浏览和/或输出Xena文件。

数字保存记录器（DPR），即记载每次向数位典藏转移的审计信息，DPR借助Xena完成电子文件的转换。

校验和核对，即监控国家馆数位典藏中数据丢失和破坏情况。

1.7典型项目推进

针对电子文件长期保存中的关键管理环节与难题，澳大利亚在国家层面、国际层面和地方政府层面实施了一系列典型项目，并取得了可以互相支持、互相印证的研究成果。

2001年，国家馆启动了“数字文件保存战略”项目，直接成果是2002年制定的绿皮书《数字文件保存办法》，该办法推动了数字文件保存格式和技术的发展，Xena1.0版就是其后期成果之一。

2004年，10个澳大利亚和新西兰的文件档案管理机构共同提出了ADRI。ADRI成员以文件连续体管理思想为指导，统一使用文件管理标准、元数据标准和分类方案，并制定具体的实施办法，在数字文件长期保存动议的实施层，统一XML封装、行业用品平台、开放文件格式、迁移最小化要求、来源和真实性机制等。

澳大利亚各州政府也积极开展电子文件长期保存项目。维多利亚州档案馆实施了电子文件管理策略（VERS），发布了《永久保存电子文件》研究报告，推出了《保存电子文件的系统需求》和《VERS长期保存格式》两个长期保存标准。

2.澳大利亚电子文件长期保存策略对我国的启示

2.1制定电子文件长期保存国家战略

电子文件长期保存需要有一个全盘考虑、系统规划的顶层设计。我国需要建立电子文件长期保存战略，明确国家电子文件长期保存工作的基本态度和总体思路，并通过一系列基本制度的安排与实施，实现电子文件的长期保存，增强信息资源的国家掌控能力。

我国应该将电子文件长期保存纳入国家信息化发展规划，纳入各行各业业务系统建设，在国家层面以及行业层面上给予支持，引导电子文件保存事业有步骤的开展，防止各自为政、各搞一套的混乱局面出现。

2.2完善管理机制

完善国家电子文件长期保存管理机制，有利于在全国范围内有组织有计划地构建一个国家电子文件长期保存协作网，最全面、最经济、最有效地开展工作。

完善国家电子文件长期保存管理机制，需要以国家档案局为主，同时联合各部委、各省市的信息管理部门、技术支持部门、智力机构等诸多部门，构建国家电子文件长期保存体系，明确相关管理机构的责任，强化管理协调机制和审计监督机制，从法规、经济、方针政策和行政管理等方面来支撑和约束。

同时，我国可以借鉴澳大利亚的实践模式，建立国际间、国家级别机构之间、行业内、地区间的合作机制，整合更多的社会力量，应对电子文件长期保存的诸多挑战。

2.3推动法律法规建设

从澳大利亚情况来看，立法是推动电子文件长期保存工作最基本的保障。我国必须加快相关立法工作，使电子文件长期保存有法可依、有章可循。

澳大利亚除了颁布有利于长期保存的档案法或著作权法案之外，还基于文件是各项业务活动的工具与证据、文件管理是各项业务活动有机组成部分的认识，在刑法、行政法、民商法等其他众多法律中列有许多条款涉及文件管理的要求。而我国很少在其他法律中提及文件管理问题。当前情况下，修订其他法律的可行性很小，因此应该重点制定一部较为完善的《中华人民共和国文件法》。

《中华人民共和国文件法》应该包括以下内容：（1）明确认定电子文件属于文件的范畴，规定满足一定条件的电子文件具有证据效力：（2）明确赋予档案部门全过程监控文件管理的职责：（3）明确档案部门、业务部门、信息部门及其他有关部门相应的文件管理义务与权利；（4）规定文件生成、传递、归档、保存和开发利用的基本宗旨和原则：（5）规定国家文件管理的体制与运行机制。

2.4制定可实施的专门政策

电子文件长期保存是一项利国利民的公益行动，需要国家的支持，需要全社会的共同参与。我国亟需制定电子文件长期保存专门政策，以表明国家在这方面的意志和价值观，体现国家的支持；以有效引导社会正视、重视长期保存工作，提高公众和机构的数字保存意识。

同时，要注意保持专门政策与国家数字信息管理和档案管理政策的一致性。电子文件长期保存政策应该是政府数字信息管理整体措施的一部分，与其他政策措施共同推进政府数字信息管理工作。如，澳大利亚国家馆在制定《数字连续性计划》之后，发布了《政府数字转型政策》，两者在流程上前后衔接，内容上互为支撑。

2.5构建有利于电子文件长期保存的标准、规范体系

澳大利亚坚持文件连续体理论，制定了覆盖文件全生命周期的标准和规范体系，这些标准和规范相互补充、相互融合，为澳大利亚实现电子文件真实、完整与长期可读提供了强有力的保障。

我国在构建电子文件长期保存的标准、规范体系过程中，要充分利用国内外先进理论，借鉴已有国际标准，充分考虑电子文件全生命周期管理需要，建立电子文件保存标准、规范体系的制定目标，联合社会多种力量共同参与，全面提高相关领域标准化的整体水平，加强与电子文件长期保存相关的标准体系与规范体系建设，加强有利于标准实施的标准化策略手段建设和相关机制建设，选取有利于系统开放性和扩展性的标准加以推荐。

考虑到电子文件国家标准体系的制定过程会持续很长时间，目前可以先制定一个较为全面、系统、先进的《电子文件长期保存管理指南》，暂时作为全国电子文件长期保存的政策引导和规范。

2.6重视技术研发

载体损伤和技术老化是电子文件长期保存面对的最直接的挑战，因此技术问题在澳大利亚备受重视。澳大利亚国家馆通过开放源代码方法，于2004年开发了Xena 1.0版，2009年升级至Xena 4.2.1版，并建立了数字保存软件平台。

我国要明确技术研究路线与研究方向，增加技术研究动力，形成有利于相关信息技术研发和普及的良性机制，重点是在相关核心技术的研发中取得突破，在各行各业重点部门与核心部门的整体技术解决方案的研究开发方面取得商家成效，发挥市场机制、监督审计机制、最佳实践示范推广机制、相关技术市场培育机制和监督管理机制在技术推广普及中的作用。

我国在技术研发推广过程中，要充分考虑电子文件长期保存技术的易用性和兼容性；使用开放源代码技术，提高透明度、保障真实性、保证同行的参与和合作：同时要不断升级，保持技术的先进性。

2.7积极开展实践项目

澳大利亚电子文件长期保存启动项目众多，涉及的研究领域广泛，从保存战略规划、保存技术的开发和应用到保存元数据和规范的制定都做了大量的研究和实践。

我国需要从电子文件长期保存的全局角度出发，借鉴澳大利亚相关经验，整体规划实践项目。国家可以选择前期基础较好、研究能力较强的单位，给予必要的资金和政策支持，有针对性的研究长期保存中的管理、技术、标准、人才等基本问题与关键问题，探寻最佳解决方案，推行最佳实践，实现示范效应。

本文为北京市档案局项目（项目编号：201205）、北京市教育委员会社科计划面上项目（项目编号：SM201111417009）、北京联合大学人才强校计划人才资助项目阶段性研究成果之一。

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作者单位：北京联合大学应用文理学院

北京市海淀区人民法院