浅谈电子公文收发系统在企业中的应用

宋磊

摘 要：公文的上传下达是各企事业单位中长期依赖的一种工作手段和重要工作内容，C企业作为一家老铝电解企业也面临着公文管理的瓶颈。传统的公文交换方式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件，有速度慢、易泄密等不足，现在已经有许多政府机关和大型企事业单位采用了各种电子公文收发系统，实现公文传递的电子化和即时化，大大提高办公效率。为更好地实现与上级企业实时沟通无障碍，C企业启用电子公文收发系统，通过对成熟技术的运用，成功实现了公文收发之间的电子流转。

关键词：电子公文；收文；发文

1 引言

作为铝电解生产型企业，C企业将大量精力聚焦在生产一线，而忽视了基础管理，尤其是在公文办理上长期沿用纸质形式，在下发时，呈几何级数曾长的文件复印量，造成了纸张的大量浪费。这种状况，既不便于对公文进行电子化存档、查询、调用等，又影响文件的使用效率。

随着C企业上级企业综合信息平台项目（Office Automation System，简称OAS）的逐步推进，以计算机和网络手段处理和传输的公文──电子公文，逐渐开始在各二级企业推广普及。为更好地实现与上级企业实时沟通无障碍，C企业严格按照标准配置设备：服务器为IBM Web Sphere Application Server V6.1、IBM Tivoli Directory Server 6.0，采用双机热备HACMP技术运行，后台使用AIX操作系统，以JAVA语言、J2EE架构标准、JSP编程、ECLIPSE开发工具等软件作支持，前台运行ORACLE 10G数据库，同时以 TSM备份管理作保障。

2 C企业公文管理现状

C企业纸质公文化模式。是一种传统的纸质文件的传阅方式。其优点是红头文件白纸黑字，一目了然，权威性高、可信度强；缺点是这种手工操作的公文处理过程，要耗费相当大的人力与物力，重复劳动、办公效率低，且在传阅过程中易将公文损坏或遗失。

图1 C企业公文办理流程图

如图1所示，传统的办公模式已无法再满足C企业的实际办公要求，现在C企业的办公信息化管理已不能仅限于利用先进的技术来提高工作效率。

3 C企业电子公文收发系统应用情况

经上级企业指导，C企业研发了电子公文收发系统，具体流程如图2所示。

图2 C企业电子公文流程图

3.1 C企业电子收文

3.1.1 接、签收文件

C企业电子公文收发系统的接收端是通过B/S结构来接收公文，通过身份验证进入系统后可以接收、查看文件简要信息，并可以查看文件正文内容。同时，点击签收确认按钮，可实现公文签收功能，发送文件签收回执。

3.1.2 来文提醒

C企业的电子公文收发系统中文件发送，可以通过有效的信息提醒方式，通知接收单位接收指定公文。在设计的系统中可以通过SMS、邮件提醒、即时消息等方式来提醒。

3.1.3 查看电子版文件

在电子公文收发系统首页的“待阅文件”中，会显示C企业发送到各单位的文件，如图3所示。

图3 “待阅文件”图例 图4 电子公文文件图例

点击文件标题，即可查看文件的电子版，如图4所示。

3.1.4 打印纸质文件

插入公文加密key（U盘）后，点击页面右侧按钮栏中的“企业收文打印”按钮。系统会弹出公文的发放份数。最终弹出打印窗口，在份数一栏输入打印份数，点击确定即可。

3.1.5 查询或打印已办文件

通过“自助服务”'“待办事宜”'“已阅文件”，可查询所有已办理完毕的文件。

图5 已办文件图例 图6 “上报单”图例

对“已办文件”，如有未打印的文件，或已打印的份数未达到发放份数的文件，可点击标题打开文件，使用“企业收文打印”按钮打印文件。

3.2 上报发文

3.2.1 基本发文上报

登录系统后，点击顶部的菜单“上报文”。点击“向上级企业上报单”，弹出上报单页面，如图6所示。

填写上报文稿纸、录入正文、套红头后，在已经选择的文件上，加盖设计好的电子公章，即可上报上级企业。

根据发文单格式自动填写相应数据，输出到指定打印机，方便存档，发文登记单的数据方便查询、统计、分析。

3.2.2 文件发送、跟踪

通过设置打印份数功能，限制在公文收发系统中用户端打印带有红头和红章公文的次数。

通过选择“发送”功能按钮，实现将公文发送到指定接收地址的用户。

在电子公文收发系统中，可以对发送出的文件接收情况进行跟踪，以了解确切的文件接收情况以及办理签收情况等。同时，在系统管理端，可以通过接收日志了解更多的文件接收状态。

对于在电子公文收发系统中，由于某些原因错发的文件，系统提供错发文件收回的功能。

收回的方式有两种：对于收文方没有接收登记的文件，系统直接取消收文方的查看权，并从收文列表中删除；对于已经接收、登记打印的文件，系统会向收文单位发出通知；错发文件的收回由错发文件的发送方执行。

4 应用效果分析

（1）提高办公效率和工作质量，节约了成本。C企业通过电子公文收发系统应用前后相关指标数据的对比显示，在纸张使用数、传阅人工花费时间、文件遗失率、办文工作周期等指标上均存在显著差异。

①节约人力、纸张等成本。应用电子公文收发系统后，A企业综合办人员接受上级企业红头文件无需长时间的等待，很少出现文件办理延误现象；而对于发文，C企业不用再将各类文件传真后寄出，而是简单点击即可实现公文上报，大大缩短了公文向上级单位报送的过程时间。既方便查询，又节省了纸张。②提高了办公效率。在应用电子公文收发系统前，纸质文件只能是“流水”操作，以“串行”方式传阅，一旦哪个部门工作延误，就会滞留不前；而在应用该系统后，以电子文本方式大大简化了工作流程，提升了文件传递速度，缩短了办文周期。③过程管理科学规范。C企业综合办作为公文管理的牵头部门，可以为文件收发、阅办、落实和结办等环节考核建立了良好的数据基础；此外，计算机规范的处理程序促使文件传阅过程更为规范化，减少因人工传阅时间空间上的耽搁而造成的损失。

（2）促进全员协作，增强了凝聚力。C企业应用了电子公文收发系统后，与上街企业之间、内部各部门之间的沟通更加便捷，信息反馈更加畅通，为发挥各级干部、员工的智慧和积极性搭建了有效平台。

5 结束语

本文系统地讨论了C企业电子公文收发系统的结构、特点和目标，通过对其分析、设计和实现，给出了系统模型，并按企业收文、发文、打印、错文回收、查询等办文流程，将电子公文的流转过程作了详细阐述。

电子公文收发系统虽然不是一个十分复杂的系统，然而其在业务运作、信息处理、实施及系统功能要求等方面具有相当的典型性。

参考文献

[1]陈怿.基于WEB的电子公文收发平台的设计与实现，《北京邮电大学》， 2011.

[2]徐红广，谢玉基.电子公文办理软件系统的设计与实现[J]，梧州学院学报，2007，6，：36-40.

[3]董相志，陈伟波，柳新华.我国电子公文的发展演变与前景[J]，中国行政管理，2006，11，：63-64.

[4]任改莲.电子公文现状浅析[J].语文学刊（高教版），2005，1：54-56.