浅谈如何加强学校档案管理工作

李艳

摘要：档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用。本文主要对如何加强高职学校档案管理工作进行探讨，以期档案管理规范化。

关键词：高职学校；档案管理；加强

学校档案，是经过档案工作人员去粗取精后，关于学校各项日常工作中形成的第一手资料，也是学校建设发展、各项工作经验和教训的真实写照。档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用，对于学校研究改进以及提高教学质量有着重大的意义，它是衡量学校管理水平的标志。档案管理工作是一项系统工程，如何采用科学的方法对其进行规范的开发、整理、积累等管理工作，是许多档案工作人员关注的重要课题，我校是高职学校，在加强学校档案管理上主要是做好以下几方面的工作。

一、深化档案管理意识

现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性，深化档案管理意识的具体工作如下。

1.学校要组织全员培训，定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识，理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动；基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中；科研档案与科研活动有关（包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等），另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面，这些对个人和学校的发展有着重要的价值，是高职学校持续发展的基础。

2.学校领导要站在科学发展观的思想高度，在档案管理中起带头作用，做到以身示范，做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化，真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中，并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》，才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、培养高素质档案管理人才队伍

学校档案工作是一项基础性管理工作，虽是“配角工作”，却至关重要，档案管理人员素质高低关乎档案管理工作的质量。只有进一步提高学校专兼职档案人员的素质，才能为高职学校做好档案管理工作提供人才保障。

优秀的档案工作人员虽是“为他人作嫁衣”，但必须具备良好的政治素质、业务素质、知识素质，这三种素质缺一不可。

1.政治素质，即档案工作人员要用科学发展观指导自己的工作，做到爱岗敬业、忠于职守、实事求是。

2.业务素质，这是档案工作人员做好档案管理工作的关键。档案管理人员要精通计算机网络技术、多媒体技术以及具备信息处理和分析能力，才能更好地适应知识化、信息化迅速发展下档案信息繁多的新形势。

3.知识素质。档案工作实质上是专业性、服务性很强的工作，因此档案人员还要掌握相应的科学文化知识，以适应档案工作发展与需要。

为了培养高素质档案管理人才队伍，一方面，学校必须要强化档案管理人员的在职教育、继续教育，制定相应的培训计划。另一方面，学校要完善人才选拔、聘用工作，选用那些对档案专业知识熟悉和专业技能过硬的人员，做到专职专用，使“死档案”变成有生命力的“活档案”，最终促进学校档案工作不断向前发展。

三、构建档案管理制度和信息系统

在计算机现代化日益普及的今天，为了科学管理档案，还需要建立相关制度和信息系统，这是档案工作逐步实现规范化、科学化、智能化管理的有力措施和保证。

1.规范档案管理工作制度，建立健全档案工作管理体制。例如，有的学校制定了《档案人员工作职责》《档案保密制度》《档案室收集制度》《档案室安全消防制度》《全宗档案分类大纲》等一系列与档案工作相关的各项制度，使学校的档案工作有章可循。再如，为了促使各科室人员重视档案工作，有的学校将档案工作做得优秀与否纳入年终评优选先的依据，通过这一制度，有效促使学校各科室人员认真研究、落实档案工作。

2.构建档案管理信息系统，这是快速开发教学档案信息资源的有效途径。现如今，学校档案的载体由纸质档案为主逐渐转变为磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，已经发生了巨大的变化。并且，随着高职学校的扩招，档案种类多、时间跨度大、形式多样，一定程度上为档案管理工作带来难度和新的挑战，因此，学校要尽快构建档案管理信息系统，使档案管理朝着信息化的方向发展，为档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的技术保证，最终有助于学校档案管理水平的整体提升。

四、挖掘学校档案的服务潜能，保障资源利用

学校档案好比一座资源库，其管理的初衷和归宿就是更好地为学校服务。目前，许多高职学校档案工作者还存在“重管轻用”的观念，缺乏“服务第一”的意识，因此，只有挖掘学校档案的服务潜能，积极探索档案资源开发和利用的新思路、新方法，才能保障档案这种信息产品得到真正发挥作用。

为了充分发挥档案的服务作用，档案管理人员要对档案资源进行深层开发，更好地将档案信息传递校领导、各处室及教研室教师等，可通过完善检索工具、开通校园网站等多个途径和角度，方便教职工对所需档案资料的查寻，由此丰富了服务手段，真正体现档案工作的价值，更好地为教育、教学服务。

另外，档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息，并对这些信息进行有针对性的整理，使其形成实用性和权威性较强的教学档案信息，更好地提供给学校领导和有关部门，也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

综上所述，档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用。高职学校可以采取深化档案管理意识、培养高素质档案管理人才队伍、构建档案管理制度和信息系统以及挖掘学校档案的服务潜能等具体措施，做好档案管理这项系统工程。

参考文献：

1.曾永青，《加强学校档案管理的几点思考》[J]，《教育教学研究》，2011.92

2.谢孟胜，《浅谈加强学校档案管理工作的几点体会》[J]，《中国科教创新导刊》，2012.7

【责编 金 东】