公证档案管理信息化问题研究

尹璐

摘要：随着公证事业的发展，公证档案管理也日益重要，加强公证档案管理，做好公证档案信息化建设，对公证事业的发展和法制建设具有十分重要的意义。

关键词：公证；公证档案；信息化建设

人们对档案管理并不陌生，无非是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用活动的简称而已。人从出生到死亡，大部分人都有档案记载，汽车从出厂到报废也要进行档案管理，一个工程从勘察设计、奠基开工、施工过程到交付使用都会形成众多的档案资料。档案管理与人民群众生活、经济建设和社会发展密切相关，许多重要的历史档案对研究经济社会发展具有不可替代的重要作用。随着公证事业的发展，公证档案管理也日益显得十分重要，加强公证档案管理，做好公证档案信息化建设，对公证事业的发展和法制建设具有十分重要的意义。

一、中国公证事业发展历程

公证制度作为世界各国通行的一项重要法律制度在很多国家得到重视，公证制度建设对司法建设至关重要。新中国成立初期的公证制度是在借鉴前苏联公证制度基础上创立的，在形成和发展过程中借鉴了前苏联公证制度模式，走过了一段曲折的发展之路。1949年建国后到1951年间，公证由市和县法院组织办理，1951年颁布实施的《人民法院组织法》对公证工作做出了新的规定。1956年初，国务院批准了司法部向国务院提交的《关于开展公证工作的请示报告》，规定在地方设立由司法行政机关主管的公证处。1959年司法部被撤消，公证工作重新划归人民法院管理。在这个时期，除了基于国际惯例办理的少量涉外公证以外，全国公证业务基本处于停滞状态，没有开展国内公证业务。十年动乱的文化大革命期间，在“砸烂公检法”的口号下公证事业遭受严重破坏。党的十一届三中全会拨乱反正以后，公检法陆续恢复，公证业务也得到重建，1979年国家推动公证制度的复建工作。1980年3月，司法部发出了《关于公证处设置和管理体制问题的通知》，明确规定在直辖市、省辖市、县设立公证处，并且明确统一划归司法行政机关领导，代表国家办理公证业务。1982年国务院制定并颁布了新中国成立后的第一部公证法规《中华人民共和国公证暂行条例》。与此同时《民事诉讼法》、《继承法》等法律、法规和司法解释对公证的职能、业务领域、法律效力等相继做出了相关的规定。1993年后，司法部按照党的十四届三中全会《关于建立社会主义市场经济体制决议》的要求着手启动公证体制改革。2000年7月，国务院批准了司法部《关于深化公证工作改革的方案》，该方案进一步明确了公证改革的总体目标和主要任务，由此我国公证事业进入了深化改革和全面发展的新时期。

二、改革开放以来我国公证事业取得的成就

中国公证制度自从恢复重建以来，走过了30多年的发展历程。到2010年底，全国公证机构已经达3007家，与1980年相比增长了5倍多；公证从业人员队伍达到2万多人，公证人员总数比1980年增长了15倍；年办理公证量1000多万件，与1980年相比增长了110倍。公证机构业务、质量、财务、资产等各项管理制度逐步完善，公证工作的组织体系得到进一步加强，公证工作已广泛介入经济社会生活，服务领域不断拓展，公证已成为推进依法治国、促进经济发展、维护社会和谐稳定的重要力量。

三、公证档案管理基本要求

为加强公证档案的科学管理，统一公证档案管理工作制度，根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《关于机关档案保管期限的规定》以及公证机关的实际情况，1988年3月18日司法部、国家档案局发布《公证档案管理办法》，对公证档案管理作出了明确规定，公证档案管理逐步迈上法制化、制度化的轨道。公证档案管理人员的任务包括：（1）收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作；（2）指导、督促和检查公证人员对公证文书材料立卷归档；（3）进行档案鉴定；（4）接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；（5）收集与公证业务有关的资料；（6）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

《公证档案管理办法》明确规定下列公证档案永久保存：（1）收养证明；（2）解除收养证明；（3）出生证明、死亡证明；（4）结婚证明、离婚证明；（5）亲属关系证明；（6）继承权证明；（7）有关财产转移方面的声明书证明；（8）赠与证明；（9）房屋买卖证明；（10）析产证明、产权证明；（11）遗嘱证明；（12）学历证明；（13）提存证明；（14（宅基地使用权证明；（15）商标注册证明；（16）公司章程证明；（17）涉及到不动产的证据保全证明。

下列公证档案，列为长期保管：（1）受过或未受刑事处分证明；（2）职称证明；（3）国籍证明；（4）营业证书证明；（5）抵押、担保证明；（6）招标投标证明；（7）联营协议证明；（8）中外合资、外资企业的合同证明；（9）申请专利的有关证明；（10）劳务合同证明；（11）清点遗产证明；（12）证据保全证明；（13）房屋租赁证明；（14）涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明；（15）履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明；（16）履行期在十六年以上的其他合同证明；（17）用于诉讼的有关证明。

四、公证书的生效、立卷归档制度

1.公证书自出具之日起生效。（1）需要审批的公证事项，审批人的批准日期为公证书的出具日期；（2）不需要审批的公证事项，承办公证员的签发日期为公证书的出具日期；（3） 现场监督类公证需要现场宣读公证证词的，宣读日期为公证书的出具日期。

2.公证书出具后，可以由当事人或其代理人到公证机构领取，也可以应当事人的要求由公证机构发送。当事人或其代理人收到公证书应当在回执上签收。

公证立卷归档制度。（1）公证机构在出具公证书后或者作出不予办理公证、终止公证的决定后，应当依照相关规定，由承办公证员将公证文书和相关材料，在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档；（2）公证机构受理公证申请后，承办公证员即应当着手立卷的准备工作，开始收集有关的证明材料，整理询问笔录和核实情况的有关材料等；（3）对不能附卷的证明原件或者实物证据，应当按照规定将其原件复印件（复制件）、物证照片及文字描述记载留存附卷；（4）公证案卷应当根据公证事项的类别、内容，划分为普通卷、密卷，分类归档保存；（5）公证案卷应当根据公证事项的类别、用途及其证据价值确定保管期限。保管期限分短期、长期、永久三种；（6）涉及国家秘密、遗嘱的公证事项，列为密卷。立遗嘱人死亡后，遗嘱公证案卷转为普通卷保存；（7）公证机构内部对公证事项的讨论意见和有关请示、批复等材料，应当装订成副卷，与正卷一起保存。

五、公证档案管理信息化建设

对于公证档案信息化建设问题，由于《公证档案管理办法》出台比较早，没有具体规定。那么是不是公证档案就不需要信息化建设呢？答案是否定的。在信息技术、计算机技术飞速发展的时代，信息化几乎涵盖人们整个生产生活活动，信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会发展和变革的重要力量。实施公证档案管理信息化建设，是推动公证工作法制化、制度化以及改善公证档案管理手段、提高工作效率和质量、扩大公证宣传的重要举措。

一是要不断提高公证档案管理信息化建设重要性的认识。公证信息化建设是信息时代发展的必然趋势，是社会进步的大势所趋，也是形势发展的必然需求。

二要认真研究公证档案信息化建设。公证档案不同于其它档案，管理有自己的特殊要求，借阅档案也非常严格。过去档案管理基本局限于纸质档案，相较信息时代的录音录像资料和电子数据资料的应用还有很大局限性。随着信息技术的飞速发展，电子数据将会成为公证档案管理的重要内容之一，要不断研究新情况、新问题、新技术，为做好公证档案信息化建设做好基础工作。

三是不断总结经验。公证档案管理信息化建设还处于摸索阶段，要在工作中不断创造、积累、总结经验，查找差距，认真做好各项工作，推动公证档案管理工作健康发展。

四是在公证档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。保管档案的目的是为了利用，为了更好地开发档案信息资源，公证机构要引进计算机专业管理人才，将各类信息资源上网，进行数字化管理、网络化查询，更好地提供利用服务，把重心由“存”转向“用”。总之，要以公证档案信息化建设带动各项档案基础业务工作，促进档案事业各项工作迈上新的台阶，更好的为当事人提供优质的服务。

（作者单位：吉林省四平市英城公证处）