提升高职院校档案管理水平 服务学生素质建设

李剑虹

摘要：高职院校的档案进行综合管理已成为档案管理工作的新趋势，是逐步实现档案管理科学化和规范化的必由之路，提高档案工作的科学化管理水平，更好地服务于学生素质建设，是高职院校档案工作的重要任务。笔者认为，丰富的馆藏为高职生素质教育提供了坚实基础，档案网络平台应成为高职院校开展素质教育的重要渠道，经典档案在高职生素质教育中具有不可替代的优势。

关键词：档案管理；科学化；规范化；学生素质

中图分类号：G642.0 文献标志码：A？摇 文章编号：1674-9324（2013）06-0279-02

高职院校档案管理工作是一项基础性工作，是高职院校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高职院校管理水平高低的重要标志之一。逐步实现档案管理科学化和规范化是提升学生综合素质的必由之路。

一、对高职院校档案进行科学化管理，提高档案管理工作水平

1.认真贯彻高等学校档案管理办法，切实加强对档案工作的领导。高等学校档案管理办法是我国高校档案工作重要的政府部门规章，进一步明确了我国高校档案工作的管理体制，突出了高校档案工作的内涵建设，强化了高校档案工作的条件保障机制，指明了高校档案工作服务的方向。高校档案管理部门要充分认识高等学校档案管理办法的实施对推进高校规范化管理和科学建设的重要意义，积极组织学习宣传活动，深刻领会其实质和内涵，把贯彻执行高等学校档案管理办法列入学校工作的议事日程，并作为档案普法的重要内容之一。要建立健全高校档案工作由高校校长领导的工作机制，把高校档案工作纳入学校整体发展规划，纳入学校各部门工作职责，与其他各项工作同步、协调发展。

2.进一步完善档案管理体制和各项工作制度，加强档案队伍建设。对学校档案工作实际情况进行一次全面检查，并针对发现的问题，进一步完善档案管理体制，建立与学校办学规模相适应的档案工作机构，配备业务素质好、组织管理能力强的档案机构负责人，落实专职档案工作人员的编制，保证他们在职称、职级和工资福利上享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。高职院校档案工作机构要认真履行管理职责，进一步完善各项档案管理制度，加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训，不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平，保持高职院校档案队伍的相对稳定，确保档案事业不断向前推进。

3.严格执行档案工作的各项要求，不断提高高职院校档案管理水平。高职院校档案机构要加强对学校各部门及下属单位档案工作的指导和监督力度，严格规范档案管理工作，坚持不懈地加强档案基础业务建设。高职院校要以档案信息资源建设为核心，树立以人为本和重视民生档案的理念，根据实际情况，采取集中管理或设立分室的方式管理学校各种门类和载体的档案，要加强重点建设项目、重大科研项目、重要会议、重大活动的建档指导工作，丰富档案门类，优化档案馆（室）藏结构，要不断推进高职院校档案信息化建设，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，探索电子文件的集中管理、长久保存和有效利用，开展传统载体档案数字化、基础档案数据库建设，实行文档一体化管理，高职院校要加强对档案安全工作的领导，牢固树立安全第一、预防为主的思想，严格执行档案安全保管和保密工作责任制，一级抓一级，层层抓落实，确保档案安全万无一失。

4.丰富档案利用工作的内容和手段。高职院校档案机构要围绕学校大局，为学校教学、科研及各项管理提供档案利用服务。高职院校档案机构要制定相关的利用办法，简化利用手续，配备利用设施，对可开放的档案，应专门编制利用指南和开放档案目录，积极开展编研工作，并通过档案陈列、展览、媒体、网站等多种途径，开展档案宣传。

5.确保档案工作所需经费和物质条件，加快档案现代化管理进程。高职院校应根据学校档案事业发展的实际需要，不断加大对档案工作的投入力度，落实档案库房及所需设备，将档案工作所需经费列入学校预算。根据档案馆建设标准，对不适应档案事业发展的档案馆库及时进行改扩建或新建，改善档案保管和利用条件，确保档案实体的安全。要设立专项经费，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

二、高职院校档案在提升高职生素质方面作用明显

高职院校档案是指高职院校在教学、科研、党政管理、学生及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。其重要特点即是它的原始性强，具有其他资料不可代替的功能。随着高职教育的不断发展和高职院校办学规模的扩大，高职院校的档案工作已成为服务素质教育的重要一环。素质是指人在先天生理条件的基础上，经过后天教育和社会环境的影响，由知识内化而形成的相对稳定的心理品质。高职院校的素质教育是全面提高学生的思想品德、科学文化知识、专业技术知识、心理素质的教育。素质教育注重形成学生的独立人格、精神风貌和精神力量，注重发展学生的公民意识、现代意识和思维方式，注重学生创新精神的培养。高职院校档案也可作为素质教育的途径之一，高职院校档案是对历史的记录，是知识的载体和文化的传播源，汇集着大量的信息，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高职院校的档案经过长期积淀，其文化贮存功能、传播功能和教育功能明显。

1.较为丰富的馆藏为高职学生素质教育提供了坚实

的基础。高职院校档案室是档案信息资源的宝库，记载和传承着本校的发展历程、事件、人物、经验教训和重要成就，包括历任校领导、知名校友或校内著名专家学者的活动照片、获奖证书、书稿信札等档案资料，还有大量的实物载体，具有丰富的历史文化和思想内涵。档案工作就是要唤醒“沉睡”的历史，让大学生进入档案室就能感触到真实鲜活的史料，使他们在潜移默化中接受高校文化的熏陶，培养他们知校、爱校的自觉性；培养他们追求真理、自强不息、超越自我的人文精神。

2.高职院校档案网络平台应成为开展素质教育的重

要渠道。网络已经成为大学生获取信息、表达观点和交流思想的主要平台。因此，高职院校应利用档案信息数字网络化的有利条件，借助校园网络发挥档案信息的服务、宣传和教育功能。例如大学生的诚信档案可成为加强学生诚信教育的重要手段；贫困生档案和社会资助档案能使大学生切身感知社会的温暖；典型的师德档案可以触及大学生的灵魂；名人档案可以更加激发大学生使命感和奋斗热情；教学、科研、行政档案和重大突发事件档案以及实物和声像档案等，都为高校加强大学生人文素质教育和思想政治教育提供了源源不断的生动素材。

3.经典档案在高职学生素质教育中具有不可替代的

优势。曾经在校园里生活、学习和工作过的典型人物以及生动的历史事件比课堂上生硬的说教更易被大学生所接受。例如，2011年4月20日，胡锦涛同志视察清华大学，在参观校史展时，清华大学校长顾秉林向胡锦涛同志赠送了他当年在清华大学学习时的学籍卡。可见，档案室（馆）珍藏的每一幅图片、每一本证书和书稿信札等经典档案资料都承载着前辈们艰苦办学、崇尚学术、追求卓越的思想境界；承载着前辈们孜孜不倦、奋发图强的品德情操，对激发大学生的荣誉感和责任感都具有强烈的感染力。

高职院校档案蕴涵着丰富的文化精神和浓厚的人文氛围，特别是一些学校悠久的历史、光荣的传统、优良的校风以及办学成果，对学生陶冶情操、砥砺德行、磨炼意志、塑造自我，尤其是对学生非智力因素如人文精神、心理素质、团队意识、人格和国格意识的培养，都起着潜移默化的熏陶的作用。

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