浅论学校档案管理模式的构建

杨丽

[摘要] 学校档案管理工作是学校管理工作中的一部分，必须适应现代化实验学校和新时代的需要。档案管理既要做到为利用者提供优质服务，又要使档案管理和保密工作严格操作进行。

[关键词] 学校； 档案管理； 模式； 构建

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）06- 0105- 01

学校档案管理工作是学校管理工作中的一部分，必须适应现代化实验学校和新时代的需要。档案管理既要做到为利用者提供优质服务，又要使档案管理和保密工作严格操作进行。本文就从学校档案管理的重要性，学校档案管理现状、学校档案管理的原则，学校档案管理的基本要求和流程， 学校档案管理电子化， 学校管理创新等几方面进行论述。并对现行学校档案管理工作提出了相应的建议，以期为有关档案工作者提供参考。

1 学校档案管理模式构建的重要性

学校档案是指学校在经营活动中形成的对国家、社会和本学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案主要包括：行政管理档案、人事管理档案、教学管理档案、学籍管理档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案等方面的内容。是学校工作中不可缺少的一部分，它是学校一份完整的、宝贵的无形资产，具有真实性、客观性、历史性的特点。是学校活动的真实记录和凭证，是学校科技发展的催化剂；是知识形态的生产力；学校档案是学校社会效益的表现形式，是学校文化的重要组成部分，同时也是学校成功的桥梁。

2 学校档案管理构建之现状

目前，学校在管理、运营、科研各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了我们学校的诞生、发展的历史过程，记录了学校在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。目前学校领导越来越重视档案工作，舍得投入，配备管理人员，档案材料的收集、整理、归档及保管相对规范。但也有少部分学校不重视档案工作，档案管理基本处于原始、松散和家庭式管理状态，对自己的档案材料随处乱放，不及时整理归档，致使一些有价值的档案材料丢失，导致学校在经济交往、产权变更和扩大再生产时出现无档可查的被动局面，给学校造成了无法弥补的损失，严重影响了学校的发展壮大。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面：

（1） 档案管理制度不健全。一些学校由于档案管理方式简单，没有严格的档案管理制度，致使档案管理处于混乱状态，造成了学校档案资料收集困难，极易遗失等问题。

（2） 档案管理机制落后。许多学校是各科室负责保管自己科室的档案，一些重要的文件材料保存在部门负责人手中，虽有专人管理，借阅时没有例行借阅手续。

（3） 档案资源信息传递速度慢。由于一些学校档案资料没有实行集中统一管理，加之管理不规范，信息资料无法及时汇总，致使提供综合信息服务速度缓慢，影响了学校的工作效率。

（4） 档案资料保护措施不到位。没有设置防火、防潮设施设备，档案柜内没有放置防虫药物，“十防”（防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防高温、防光、防鼠、防有害气体）措施落实不到位，严重影响到档案资料的安全存放和保管期限。

3 档案管理模式构建中解决问题的对策

（1） 加强宣传力度，增强档案意识。由于历史的原因，档案和档案工作在社会上的“认知度”不高，许多人不了解档案工作的理论、方针、政策和有关规章制度，这样就给档案工作开展造成了困难。因此，我们要采取各种形式、广泛宣传“档案法”、“档案法实施办法”以及“江苏档案管理条例”等法律、法规，让全社会都有了解档案，让学校的领导都认识到档案是一种潜在价值的客观事物，只有当它转换为直接价值的时候，才能产生巨大的经济效益和社会效益。从而激发他们保护档案、利用档案的意识，把做好建档工作变成他们的自觉行动，纳入学校管理计划，增加档案资金投入，提高档案保管条件，提升我校江苏省一级档案室综合管理水平，为学校竞争发展打下良好基础。

（2） 采取相应措施，引导规范建档。学校建档工作可以采取典型引路的方式逐步推进。① 按照先易后难的原则，先在那些具备建档条件、建档热情高的学校开展规范建档工作，树立典型，召开工作经验交流会，让他们切实感受到建档工作的重要性，以及档案规范管理后给学校带来的种种方便和好处，使其变被动为主动，推进整体工作的开展。② 协同学校的有关主管部门，把建档工作列入学校管理考核目标，督促他们规范建档，并逐步达标升级。

（3） 因材施教，强化服务。建立符合学校自身特点的“自我管理、自我完善、自我服务、自我发展”的档案工作机制，档案主管部门要本着“学校自愿、为学校保密、不收取任何费用”的原则，积极为学校做好指导服务。要建立服务学校的工作机制，落实责任目标。要多与学校沟通交流，了解各类学校档案状况，对不同类型、不同规模、不同发展水平的学校，采取不同的指导方式和管理方式，帮助学校逐步实现档案规范化管理。

（4） 提高档案人员的素质，满足学校发展的需要。档案人员的素质决定着档案工作的质量和效率。随着学校的改革和发展，档案工作面临范围广、内容新、任务重、责任大的挑战，要适应档案工作发展的需要，提高档案管理水平，就必须加强档案队伍建设，提高档案人员的政治、业务素质。特别是随着高新技术的应用，给档案工作提出了更高要求。因此，我们要采取自学和专业培训相结合、政治学习和业务学习相结合的方式，尽快培养和建立一支适应现代化管理的高素质学校档案管理队伍，使他们具备强烈的事业心和良好的职业道德，具备较高的管理水平和熟练的操作技能，为学校发展献策献力。

总之，学校档案构建工作是学校发展的重要组成部分。建立现代学校制度，促进学校发展，离不开档案工作。同时，学校建档工作是一项庞大的工程，工作艰巨，任务繁重，需要大家的支持和参与，我们将继续寻求为学校服务的新途径、新方法，进一步完善工作机制，积极做好档案工作，为我国的经济建设贡献力量。