对企业信用信息档案化管理的思考

王辉

1 企业信用信息

企业信用信息是指企业在生产经营活动中形成的所有能够反映企业信用状况的记录与资料。

由于企业经营过程的复杂，企业信用涵盖的方面也十分广泛，种类也十分繁多，具体而言，企业信用信息主要包括下面几方面的基本内容：借贷信用、生产经营质量信用、服务道德信用、贸易合同信用、内部管理信用和纳税信用。

2 企业信用信息档案化管理

企业信用信息档案化管理是指先形成企业信用信息档案，然后对其进行日常的动态管理，以确保企业信用信息的时效性、真实性、准确性和合法性，最终实现为社会及企业自身服务的目的。

企业信用档案是指企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件资料的总和，体现了企业在日常生产经营过程中的信用高低，是证实企业是否诚实守信、是否有违法乱纪等行为的重要凭证和依据。由于企业作为市场经济活动的主体，企业信用档案是信用档案的重要组成部分。具体来讲，企业信用档案的内容包括：企业在日常的生产经营活动中形成的能够直接或者间接反映企业信用的各种文字、图表、音像、光盘等不同形式的真实的历史记录。具体就是指以上六种企业信用信息按一定原则进行收集、整理并保存形成该企业相应的包括文字、图像、声音及其他各种方式和载体在内的文件汇总。

企业信用档案在企业进行银行贷款融资、创造良好品牌效应、开拓经营市场等诸多方面都会起到很大的作用。企业档案管理部门也要把建立企业信用档案纳入为企业服务的进程中，积极拓宽档案业务范围及工作内容，为企业档案工作发展提供更多的帮助。

3 企业信用信息档案化管理的对策

3.1 完善企业信用信息档案化管理的相关制度。应尽快出台关于信用档案管理并与信用体系相关联的法律法规，国家应加快相关法制进程，尽快将信用档案管理工作纳入法制轨道，以政府为主导来促进企业信用档案体系的规范运作。区、县政府负责制定总体规划与规章制度，培育和监管信用市场。按照特许经营、商业运作、专业服务的方向，发挥市场机制作用，促进信用服务市场发展，规范有序地建立全区、县企业信用档案体系。按照信息共享、公平竞争、有利于公共服务和监管、维护国家信息安全的要求，制定企业征信管理、信用信息查询披露管理、信用评级管理、信用服务机构管理、信用服务从业人员管理、信用信息网络管理、守信激励与失信惩戒等方面的规章和相关制度。

3.2 细化企业信用档案收集工作。目前，由于我国还没有明确的法律制度来规范档案信息的采集，而且各企业的信用信息都是分散分布的，因此，对企业信用信息的采集造成了很大的阻碍，信息采集的难度也增加了很多。为保证企业信用档案信息采集的完整性和真实性，必须同金融、技术监督、税务、海关等部门沟通，还必须同法院、公安部门取得联系获得相应信息，建立一个真实、全面的信用档案数据库。

不同的信用信息在信息采集时可以采取定期采集、不定期采集和一次性采集三种方式相结合。如企业经营状况这类一年总结一次的信用信息，可以根据其发布的惯例，采用定期采集信息的方式；例如，质监局对企业产品质量的检查结果，企业的贷款、还款情况，没有固定的时间，可以采用不定期采集的方式，根据结果的具体披露时间进行采集；而企业的守法情况可采取一次性采集，有变化不定期更新的方式。

3.3 优化企业信用档案管理方式。由于企业信用信息档案分布得较分散并且种类繁多，所以，其在具体的管理方法上也不同于其他专门档案，自身必须有合适的管理方案。第一，因为企业信用档案产生和形成贯穿在企业内各部门相应的职能活动中，所以，在立卷原则上应坚持部门立卷，由档案形成单位将原始材料组成案卷后，集中向档案管理部门移交归档，由档案管理部门按照档案管理的具体要求进行统一分类、管理和保存。第二，由于信用档案形成的特殊性使其很难从企业其他类档案中分离开，因此，为保持管理的连续性及完整性，信用档案不必作为单独的分类和其他类档案分开保存，而是与其他类档案一并归档，实行集中统一管理。第三，企业信用档案虽然没有从其他类档案中分开单独保存，但为了满足大众对这些信用档案的不同需求，企业档案部门应对信用档案单独编制专题目录，并注明档案所属类别及存放地点、归档部门等信息。第四，为了利用者参考利用的方便高效，档案部门可以对分布于其他类档案内的信用信息进行集中摘录、汇总，形成较为系统的信用信息材料以备参考和利用。第五，对于利用率较高的文件，如企业资质证明、工商认证证书、产权证书等，不仅要将其形成材料完整归档，建立专题目录，进行传统的纸质保存，而且可以运用现代技术，对这些利用率较高的档案进行数字化处理，存入数据库或光盘，以备随时利用。

（作者单位：郑州艺术职业技术学院 来稿日期：2013-08-12）