潜伏在Excel 2007下的自动绝活

神舟

Excel是用户在平时办公过程中，经常要用到的电子表格处理工具，该工具下潜伏了很多自动绝活，善于使用这些绝活，可以大大提升Excel电子表格的处理效率。现在，本文以Excel 2007工具为例，为用户展示一些经常要使用到的自动绝技。

用好自动审查功能

向Excel电子表格中输入数据内容时，输入错误的现象总是很难避免，倘若Excel工具可以自动向用户提醒对错，那么用户日后就能有效提高数据输入效率了。不过，Excel 2007工具默认无法自动识别输入数据的错误，用户需要通过一定的设置，才能让该工具支持自动审查功能。

自动审查输入顺序

在特定场合下，输入到电子表格中的内容有先后顺序之分，只有先处理好前面的内容，才能进行后面的输入处理操作。要达到这个输入要求，可以按照如下操作，让Excel 2007工具自动审查输入内容的排序，要是没有按照顺序输入时，就强行停止输入操作。

首先开启Excel 2007工具的运行状态，打开特定电子表格文件，将需要输入内容的区域选中，依次点击“数据”|“数据有效性”命令，弹出数据有效性对话框，选择“设置”标签，打开如图1所示的标签页面。在“有效性条件”位置处，展开“允许”下拉列表，选中日期选项（假设输入内容按照日期顺序排列），再次“数据”下拉列表中选中“大于或等于”选项，同时在“开始日期”文本框中输入“=MAX（$A$1：$A1）”，这里假设要在电子表格的A列中输入数据，“$A$1：$A1”为A列中的第一个单元格，点击“确定”按钮保存设置操作。这时，用户尝试从A1单元格向下依次输入数据，如果数据排列是按升序进行的，那么Excel 2007工具就不会弹出错误提示，不然的话会出现“输入值非法”的提示信息（如图2所示），这就意味着Excel 2007工具对输入顺序的自动审查功能已经成功启用。

同样地，如果希望A列中的输入内容按照从大到小顺序正确输入时，用户只要在如图1所示的标签页面中，从“数据”下拉列表中选中“小于或等于”选项，同时在“开始日期”文本框中输入“=MIN（$A$1：$A1）”，其他选项数值保持不变，确认后Excel 2007工具就能按照从大到小顺序，自动审查A列单元格中的输入内容是否正确了，一旦出现输入错误现象，用户能立即看到相关提示。

自动审查输入位数

在电子表格中输入处理身份证号码之类的特殊信息时，常常会出现多输入一位或少输入一位的现象，在Excel 2007工具没有自动审查功能的情况下，用户很难在第一时间识别出输入的内容是否正确。倘若在输入数字的过程中，Excel 2007工具能自动对身份证的号码位数进行审查，那么就能有效避免数字多输或少输的现象。例如，现在的身份证号码位数都是15位或18位，通过下面的设置操作，就能开通Excel 2007工具的自动审查输入位数功能。

首先使用Excel 2007工具打开特定电子表格文件，假设现在要在该电子表格的C列中输入身份证号码，并且号码从C2单元格中开始输入。只要先选中C列单元格，依次点击菜单栏中的“数据”|“数据有效性”命令，展开数据有效性设置对话框。在“设置”标签页面的“允许”下拉列表中，选中“自定义”选项，如图3所示。接着在“公式”文本框中，输入关键字“=AND（COUNTIF（C：C，C2）=1，OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15））”，单击“确定”按钮后保存设置操作。

需要提醒大家的是，这里利用COUNTIF函数审查C列单元格中，与当前单元格数据内容一致的单元格个数，避免身份证号码出现重复输入现象，利用“OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15）”关键字，审查输入到C列单元格中的内容是否位18位或15位，只有在输入内容不重复、输入位数是18位或15位的情况下，AND函数的处理结果才能返回TRUE，输入操作才能继续进行下去。当有一项内容不符合要求时，AND函数的处理结果会返回FALSE，这时Excel 2007工具会立即弹出“输入值非法”的提示信息，见到这样的提示内容，用户就能及时知道当前输入的身份证号码出现了错误。

自动审查输入范围

有的时候，向电子表格中输入的数据内容，都有一定的取值范围，如果某单元格数值超出了取值范围，可能就意味着输入出错。比方说，在输入考试成绩时，单元格数值取值范围应该在“0-100”，如果超过该范围，输入的数据应该无效。然而，在默认状态下，即使用户不小心输入了200分，Excel 2007工具也不能将该错误自动识别出来。那么有办法对单元格输入数据的取值范围进行自动审查吗？答案是肯定的，通过下面的设置操作就能做到！

假设，现在要在电子表格的E列单元格中输入学生考试成绩，成绩范围位小于等于100分，并且要求从E2单元格开始输入成绩，输入的数据必须为整数。要想让Excel 2007工具自动按照上面的要求，审查输入的考试成绩，可以先进入特定电子表格文档编辑界面，选中用于输入成绩的E列单元格，依次点击菜单栏中的“数据”|“数据有效性”命令，展开数据有效性设置对话框。在“设置”标签页面的“允许”下拉列表中，选中“自定义”选项。之后，在“公式”文本框中，输入关键字“=AND（E2<=100，OR（LEN（E2）=1，LEN（E2）=2，LEN（E2）=3））”（如图4所示），这里使用“E2<=100”关键字，强制输入的考试成绩不能大于100分，使用“OR（LEN（E2）=1，LEN（E2）=2，LEN（E2）=3）”关键字，审查输入到E列单元格中的数据长度是否等于1或2或3，只有同时满足上面两个条件，AND函数才能返回TRUE这样的结果，那么考试成绩输入操作才会依次进行下去。当输入的数据超过100，或者输入的数据长度不等于1、2、3，那么Excel 2007工具的输入范围审查功能就会自动发挥作用，弹出“输入值非法”的错误提示，从而中断用户的继续输入操作。

自动审查重复数据

有的电子表格内容不允许有重复数据出现，如果由于操作不小心，输入了重复的内容，那可能是数据输入出现了错误，但电子表格本身不会知道这种错误。比方说，在输入物品签收人姓名时，要求每个人只能签收一次，但用户输入两次相同的姓名，Excel 2007工具也不会认为有什么错误，这时候，用户可以进行下面的设置操作，让该工具自动以特别的颜色来提醒用户判断。例如，现在F列中有重复数据出现时，要求Excel 2007工具自动以黄色提醒用户可能存在数据重复现象。

首先开启Excel 2007工具的运行状态，打开特定电子表格文件，将需要输入内容的区域选中，依次点击“开始”|“条件格式”|“突出显示单元格规则”选项，选择下拉菜单中的“重复值”命令，弹出如图5所示的设置对话框。打开“设置为”下拉列表，选择“自定义格式”选项，弹出如图6所示的单元格格式设置对话框，在“颜色”位置处，选择黄色选项，确认后重复的数据内容就会自动以黄色显示，用户日后看到这样的颜色，就能知道电子表格中有数据发生重复了。

用好自动调整功能

这里的自动调整功能，主要指的是自动调整单元格中字符的字号大小，让字符数值完整显示出来。大家知道，在利用Excel 2007工具处理电子表格时，可能要对某列单元格的宽度大小进行固定，不过由于实际输入的数值长度不同，造成有些字符数量多的数值不能全部显示出来，为了能让位数比较长的数据完整显示出来，用户常常会采取手工缩小字号的办法，让长数据适应单元格的宽度。很显然，这种处理方法不但操作很麻烦，而且也很费时间，不利于提高电子表格处理效率。事实上，用户可以进行下面的设置操作，让Excel 2007工具自动调整单元格中字符的字号大小。

首先启动运行Excel 2007工具，创建或打开一个电子表格文件，将需要进行自动调整字号的单元格区域选中。依次点击“开始”|“格式”|“设置单元格格式”命令，进入单元格格式设置对话框。选择“对齐”标签，打开如图7所示的标签设置页面，选中“文本控制”位置处的“缩小字体填充”选项，单击“确定”按钮保存设置操作。

这样，日后用户在锁定了宽度的单元格中输入数据时，一旦数据长度超过了规定宽度，Excel 2007工具可以自动对该数据的字号大小进行调整，让其数据长度与列宽大小相同，以确保数据内容完整显示出来。倘若用户手工调整了单元格的列宽大小，那么单元格中的数据内容也会同步增大或缩小，以确保它们与新的列宽数值保持适应，不过在这个自动调整过程中，单元格中数据内容原设置的字体字号均不会发生变化。

除了通过调整字号，让长数据完整显示在单元格中外，用户也能选中“文本控制”位置处的“自动换行”选项，强制单元格中位数比较多的数据自动换行显示，以实现完整显示目的。

用好自动更正功能

大家知道，Excel的自动更正功能，原本是用于自动更正输入中常见的拼写错误。比方说，该功能可以将“tset”自动更正为“test”，可以将“theiris”自动改正为“thereis”，用户还能手工添加新的自动更正词条，用来修改其他频繁发生的拼写错误。事实上，善于使用自动更正功能，用户还能将经常要输入的复杂内容替换成简单的内容，以进行简化输入，提高数据录入效率。

比方说，从事招商引资工作的用户，经常要输入一些 客户的单位名称，有些单位名称中可能还会有用户不熟悉的汉字，怎样快速准确地处理好单位客户信息，就决定了用户的工作是否高效，而巧妙使用Excel的自动更正功能，就能大大提升工作效率。例如，要频繁输入“察布查尔县发展和改革委员会”关键字时，就可以按照下面的操作进行快速输入：首先进入Excel 2007工具的电子表格文件编辑界面，点击该界面左上角区域的“Office”按钮，从弹出的“Office”菜单中按下“Excel选项”按钮，切换到Excel选项设置对话框。

其次选择“校对”标签，进入如图8所示的校对标签设置页面，在“自动更正选项”位置处，按下“自动更正选项”按钮，展开自动更改设置对话框，选中这里的“键入时自动替换”选项。在“替换”文本框中，输入“察布查尔县发展和改革委员会”关键字，在“为”文本框中输入“cbc”，同样地，将其他复杂的内容都以这样的方式添加到替换列表中，点击“确定”按钮后保存设置操作。

这时，将鼠标定位到特定单元格中，输入“cbc”字母信息，再将鼠标随便移动到其他的单元格，使得特定单元格不再处于选中状态，这样用户会看到这些字母会变成“察布查尔县发展和改革委员会”汉字。其他的复杂内容，也可以按相同的方法进行快速输入。

用好自动定位功能

倘若用户有很多类似0.16这样小数点后面保留两位的数字，要输入到电子表格中，不妨在输入数据之前，按照下面的操作，开启Excel 2007工具自动定位小数点功能，来大幅度提高包含小数点数据的输入速度。

首先使用Excel 2007工具打开特定电子表格文件，当然也可以新创建一个电子表格文件，点击文件编辑界面左上角区域中的“Office”按钮，从弹出的“Office”菜单中按下“Excel选项”按钮，切换到Excel选项设置对话框。

其次点击Excel选项设置对话框左侧区域的“高级”标签，进入如图9所示的标签设置页面，在“编辑选项”位置处，选中“自动设置小数点”选项，同时在“位数”下拉列表中，选中需要显示在小数点右面的位数。在这里，只要输入“2”，点击“确定”按钮保存设置操作。

之后，当用户在电子表格某单元格中输入“16”，按下回车键时，对应单元格数字会自动变成“0.16”，怎么样，这样输入很方便吧！这个时候，要是输入到单元格中的数字为“6532”，那么回车之后，“6532”数字会自动变成“65.32”。

用好自动切换功能

在利用Excel 2007工具编辑电子表格时，如果输入到表格中的内容既有汉字，又有数字和字母，那么在不同单元格中输入不同类型的字符时，往往要频繁地切换中英文输入方式，这既会降低输入效率，又会让人很不耐烦。事实上，用户可以进行合适设置，让Excel 2007工具自动在不同类型单元格中，切换选用所需要的输入法。

首先使用Excel 2007工具打开需要进行编辑的电子表格，将需要输入汉字的特定区域选中，并在文件编辑界面中依次单击“数据”|“数据有效性”命令，进入数据有效性设置对话框。点击“输入法模式”标签，展开如图10所示的标签设置页面，按下“模式”下拉按钮，从弹出的下拉列表中选用“打开”选项，确认后保存设置操作。

其次将需要输入数字或字母的特定区域选中，再逐一点击“数据”|“数据有效性”|“输入法模式”选项，从“模式”下拉列表中将“关闭（英文模式）”选中，如图10所示，单击“确定”按钮返回。

这样，当鼠标指针移动到不同类型单元格中时，Excel 2007就可以按照既定设置，自动切换选用合适的输入法了。具体地说就是，当鼠标指针移动到汉字单元格时，Windows系统会自动选用中文输入法，当鼠标指针移动到字母或数字类型的单元格时，Windows系统会自动选用英文输入法。