探析电力企业建设项目工程的档案管理

陈慧

摘 要：近年，随着我国经济的迅猛发展，各地电量需求日益增大，电力企业工程项目管理成为了企业管理的重要组成部分。在科技进步的推动下电力企业在项目工程中逐步实现了科技化管理，但仍不可避免存在诸多安全隐患。作为电力企业项目建设的基础，工程档案管理不仅是工程建设的基础工作之一，也是实施工程安全管理的重要依据。文章在分析档案管理在电力企业项目建设中重要作用的基础上，针对现阶段电力企业档案管理现状提出了加强档案管理工作的具体措施。

关键词：电力企业；建设项目；工程档案管理

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）21-0037-02

电力企业改革促进了电力科技的进步，科技含量更高、装机容量更大的建设项目不断出现。当然，电力企业改革带来科技经济进步的同时，也给施工工程带来了巨大的挑战。尤其是对工作内容比较繁琐却十分重要的档案信息收集和管理。实践证明，只有在施工中确保档案信息的系统性和完整性，才能够确保施工的顺利进行。档案管理作为整个电力施工的基础和前提，对工程施工过程以及项目投产之后各项工程都起到很好的服务作用。随着电力企业人员思想的进步，工程档案管理被高度重视并作为工程施工的重要组成部分，对于现代电力企业来说，如何采取有效措施，实现工程档案管理确保其完整性已经成为企业首要考虑的问题之一。文章首先就电力工程档案管理的意义做了具体分析。

1 电力企业建设项目工程档案管理的作用

电力企业施工具有工程项目巨大，投入资金多、工程内容繁琐且工期较长等特点。同时在施工过程中，涉及到工程部、业务部、项目部等多个部门之间的交流和沟通。因此在这个过程中，确保工程档案的完整性能够避免一些不必要的麻烦，做到任何事情都有理可依。另外，必要的施工记录能够提高工程施工效率。现代电力企业施工过程中，实现工程档案管理已经上升为企业的重要课题，其管理的质量往往决定了施工的结果，也会对企业的经济效益造成一定的影响。因此我们说做好电力企业建设项目工程的档案管理不但是工程施工本身的需求，也是确保电力企业长期可持续发展的前提。

2 实现电力工程档案有效管理的方案

2.1 将企业工程档案管理纳入合同，做到有法可依

工程档案管理过程中，缺乏必要的法律保证，就缺乏力度，实施起来效果就会受到影响。可以说，合同制度对电力企业工程档案管理的有效性起着决定性的作用。只有通过合同相关条款约束，众多参建单位才能够自觉的履行自身的责任和义务。因此，将工程档案管理纳入合同就成为必然，同时要确保招投标、施工准备、施工进行以及施工后期结款等所有环节都做到有法可依，确保任何一个过程档案的正确性和完整性。合理运用经济以及法律手段来约束合同双方的责任，确保工程质量并按时移交归档。工程竣工结算等环节的档案管理也必须做好，防止造成不必要的麻烦。另外，除了施工过程，对施工的设备，工具的管理和供应，也应纳入合同实现统一管理，提高管理效率，降低由于浪费等原因造成的成本增加。在工具的分发上要严格按照合同规定进行，同时要求档案管理人员经常与施工技术和管理人员进行沟通，以便于更好的完成档案移交、保存和管理等工作。

2.2 建立健全电力企业的档案管理制度

电力工程项目往往较大，涉及多个环节和多个合作单位，因此档案管理工具任务巨大。为了实现档案的统一化、合理化管理，确保其规范性和权威性，建立健全当前企业的档案管理制度是关键。具体要求如下：

①时刻以电力企业管理法律法规和档案管理相关法律法规来约束管理过程，档案管理要贯穿施工全过程。并按照《归档文件整理规则》等管理制度严格执行，确保电力企业档案管理制度的规范性和权威性。

②建立电力企业档案管理小组，实现档案分级管。将管理任务下发到人，明确每个管理部门的职责，可安排相关负责人，实施有效的管理效果奖惩制度，提高企业人员的积极性，将复杂的档案管理工作简单化，分级化。

③将资料按照不同类别或者不同专业进行分类。同时建立相关督察小组对企业档案资料进行必要的核查纠错。档案移交要与工程进度同步，防止档案资料丢失导致工程延期。在竣工资料的编制上要做到标准一致、职责分明，确保其准确性和完整性。建立规范的档案管理制度，以便于相关人员随时查阅和使用，使档案管理的作用得以体现。

2.3 加强宣传，建立必要的培训机制

管理人员对档案管理的作用认识不清，综合素质较低是造成档案管理效率低下的主要原因。往往会造成工程施工验收过程中数据丢失，资料不完整等情况，给归档等工作带来很大的麻烦。因此在电力企业施工过程中，加强宣传是十分必要的。通过宣传，企业施工人员和档案管理人员才能够认识到档案管理的重要性，从而加大管理力度。同时，应加强对工作人员的培训，将其管理效果与薪资水平进行挂钩，提高其积极性。只有这样企业档案管理人员才能做到认真管理。当然对企业员工的培训不仅仅包括档案管理人员，还包括其他人员以及其他合作单位的员工以及施工设备供应单位人员等，使每个人都能认识到档案管理的重要性，其具体要求如下：

①提高专职档案人员的综合素质。随着经济结构的改变，电力企业档案管理工作形式也发生了相应的改变。档案管理工作的重要性更高，档案涉及的施工参建单位更多，档案规范的项目更多更细，同时科技的发展使档案管理开始逐步实现现代化的管理模式。因此对于档案专职管理人员来说，只有不断的增强个人的综合素质才能够适应现代档案管理工作。首先档案管理人员应具备正确的政治倾向，专业的文化知识以及掌握科技化的管理手段。要做到这一点，档案管理人员应在工作之余多进行学习，了解更多工程档案管理的法律法规。以及档案管理工作的细节以及相关业务知识，多与工程施工的管理部门。技术部门人员进行沟通，了解档案资料需求，确保档案资料的真实性和准确性。其次，档案管理人员应随时了解施工进程，并参与到工程建设的其他过程中，了解施工流程和每个流程的档案资料需求。提高专业知识，确保档案资料的质量，并随时根据施工进度对其进行调整。电力企业档案管理人员是企业的重要组成部分，只有他们真正融入到企业管理中来，熟悉施工流程和施工需要，并不断的丰富自身的知识水平，才能促进企业施工的顺利进行。

②完善相关单位档案人员网络体系，实现统一管理。这要求电力施工企业加大对档案作用的宣传，将档案管理视为其施工的重要组成部分。完善所有相关档案人员的网络体系。建立文件接收和归档的分组负责制，档案的接收和归档要涉及业主、分包商、设备提供企业等所有参建单位，时刻做到有章可循。建立网络体系的作用就在于每个层次都有专门的人员进行管理，这样能够有效的防止档案丢失，档案资料不全等问题。

③确保档案管理的安全性和规范化。在档案管理过程中，安全应时刻放在第一位。在电力工程施工的任何环节，都应确保档案管理的安全性，同时确保其规范化。将安全管理落到实处，这就要求相关人员严格遵守档案管理的法律法规。首先，明确档案管理人员的工作范围以及职责，建立标准化的档案室或档案库，进行档案的统一管理。制定档案查阅、使用规则，严格按照规则进行管理以防止施工资料的损坏和丢失。其次，随着科技的发展，很多企业已经采用了电子档案，对这种档案的管理要加强密保设置等，防止其被恶意篡改或者盗取，并对档案资料进行拷贝，防止其意外丢失。

2.4 实施档案管理一体化，确保其准确性和完整性

在电力企业档案管理中，由于施工涉及多个单位，因此档案管理并不是一个单位的事情，如何实现一体化管理，确保所有参建单位档案的完整性才是关键。要实现这一点，首先应将档案管理与工程技术相结合，将工程档案交给施工技术人员来确保档案的准确性。档案管理人员主要负责建立规范化、统一化的管理制度，在档案存储、查阅中起到积极作用。另外，档案管理人员应负责档案的移交，按照合同明确其他参建单位的职责。当然，为了确保档案资料的准确性，档案人员除了要与技术人员之间合作，还应真正做到将自己看成是企业中的一员，深入到施工现场，了解施工流程，这样才能够确保施工档案资料的准确性。档案管理人员的任务艰巨，档案资料的形成、收集、分类、存储等方面都应有档案管理人员完成。因此电力企业档案管理人员应增强自身素质，充分发挥其在档案管理中的重要作用，确保企业施工的顺利进行。

值得一提的是，档案管理数字化给档案管理工作带来了方便，使档案管理不再那么繁琐，也能够有效的防止丢失。但是电子档案的出现给档案管理人员带来的是新的问题和新的挑战。首先，管理人员应确保技术水平，使电子档案的优势得以体现。其次，做好电子档案的前期工作十分重要，与纸质档案一样，电子档案的建立也必须确保准确性，同时要及时进行归档，作为纸质档案的后盾。建立统一的电子档案存放空间，并且按照统一的格式来进行电子档案整理，并将其进行必要的分类和命名，一旦纸质档案出现问题，电子档案也应方便查阅。电子档案是档案管理进步的体现，也是科技发展和施工的需求。当然，我们不能忽略了电子档案管理过程中的种种问题，比如如何归档，如何规范化以及如何保存等。电子档案也会涉及企业内部信息以及核心技术，一旦丢失则很难收拾。因此对于电力企业档案管理人员来说，要不断的学习和进步，实现电子档案的安全管理，为企业施工提供前提条件。

3 结 语

电力企业施工工程涉及的参建单位多，施工时间长。施工过程中一旦出现档案丢失或损坏，就会影响施工进度，施工质量，也会给后期结款等问题带来影响。因此在电力企业施工过程中，做好档案管理工作十分重要，对档案的管理包括档案的形成、归档以及存储等问题。企业档案管理人员是企业的重要组成部分，在档案形成时，档案管理人员应与技术人员进行沟通，了解施工进度，确保档案的准确性和完整性，并将档案资料进行及时的归档、分类和合理的保存。企业也应明确档案管理的作用，加强档案管理人员和企业其他员工培训，提高企业人员的意识，从而提高档案管理的效率。

参考文献：

[1] 陈秀菊.电力科技档案管理手册[M].北京：中国电力出版社，2006，