浅谈如何加强高校工会档案管理工作

王耀萍　王丽娟

摘要：工会档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。新形势下，高校工会档案管理工作存在一些问题和不足。结合高校工作实际和档案工作规律，探讨了加强高校工会档案管理工作的途径。

关键词：教代会；工会档案；管理

一、工会组织在高校的地位和作用

教职工代表大会由广大教职工通过民主推荐，依程序推选出能够充分表露民意的代表构成。坚持教职工代表大会制度是党委领导下的教职工民主管理、民主监督的一项重要制度。通过教代会广泛征求教职工的意见和建议，发挥教职工的主人翁作用，调动广大教职工的积极性和创造性，推动学院的改革发展。工会是教职工代表大会的工作机构，在组织推进学院的民主管理、民主建设、民主监督工作中负有重要责任，通过坚持教代会制度的不断完善和落实，发挥教代会的职能作用，意义重大。

工会能够在学校的重大事情决策上、在广泛听取教代会意见和建议的基础上，参与学校变革和发展中的重要事项，审议决定广大教职工切身利益的事项，民主评议和监督指导干部，参加和监督教代会决定的执行等。如在学校的基建工作中教代会就可以发挥民主决策的功能，这样就会减少学校决策者的失误。在教师的培训、校园文化建设等方面，主要发挥教代会民主督促职能。坚持深入实际，密切联系群众，倾听和反映教职工的呼声和合理要求，发挥工会的桥梁作用，逐步实现维护教职工合法权益的法制化、规范化。坚持和完善以教代会和校务公开为基本形式的民主管理制度，体现教职工民主参与、民主决策、民主监督、民主评议的权利。把教职工的意愿和合理要求体现在相关的政策和措施中，积极维护教职工的合法权益。

二、高校工会档案管理的范围及作用

高校工会档案是指高校工会从事保障教职工权益，为教职工排忧解难和开展各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是学校全心全意依靠教职工办学、教职工民主管理职权落实情况的信息库，是高校工会、教代会工作（活动）的记述、保存、备查的重要信息资源。它可以为高校工作建设提供借鉴和依据，同时为维护教职工的合法权益提供一个信息服务平台。

工会档案形成于工会组织的成立、发展过程及工会开展的各项工作。有效的工会档案管理，对促进高校工会组织工作起到十分重要的作用。

1.高校工会档案能为学校决策提供依据。工会是联系学校党委和教职工的桥梁和纽带。工会组织参与学校的决策，是学校民主管理的重要方面，工会档案可以全面总结学校在建设发展过程中的经验、教训，为领导者做出正确的决策提供科学依据。

2.高校工会档案是提高工会工作整体水平的保证。利用工会档案中纪录的工会组织的发展历程、先进教职工的事迹、学校的民主政治建设等宝贵的信息资料，发掘工会档案的潜在效益，更好地总结工会的工作经验，从而不断提高学校工会的工作效率和水平。

3.高校工会档案是维护教职工民主权力和切身利益的需要。工会档案中以长期的保管期限保留着的重要的资料之一就是关于学校民主管理、民主监督等方面的资料，例如教代会、会员代表大会、校务公开、教职工座谈会等内容的资料，其中涉及教职工切身利益的诸如职工工资、岗位津贴、职称评定、职务聘任等方面的方案、规章制度、合理意见建议等卷页都是教职工行使民主权力的重要依据。

三、高校工会档案管理中存在的问题

随着高校改革的不断深入，高校工会工作领域不断扩大，如困难帮扶工作、女工保障工作、群众纠纷排查等，这些工作中形成的资料既是工会开展工作的真实纪录，也是今后工会开展相关工作的借鉴资料。但档案管理工作还存在着若干问题，主要体现在以下三个方面。

1.工会干部对工会档案的重视不够。在具体的实际工作中，档案管理受学校制度、资金设备、人员知识素质等因素的限制，常常遇到这样或那样的困难。也有少部分人对高校工会档案管理工作缺乏正确的认识，他们甚至错误地认为工会档案管理工作做得好与坏都无足轻重。对高校工会档案管理工作的重视程度不够，是目前高校工会档案管理工作发展的桎梏。

2.档案管理制度不健全，工作不规范。有些工会组织没有专门的档案保管室，硬件和基础设施及其薄弱。此外，在各高校尚未形成健全的档案管理制度，致使工作人员工作不规范，效率低下，根本无法达到现代人们对高校档案信息的需求。

3.没有充分利用档案资源。档案管理的目的在于方便日后的查询、使用。运用计算机对文件进行接收、查找、存贮借阅、归还等档案的归档管理工作极为高效，不但可以实现信息共享，还可以为档案资源的再利用提供有利的平台。

四、加强高校工会档案管理工作的措施

高校工会是构建和谐校园、提高教职员工凝聚力的重要部门，做好工会工作，必须加强工会档案管理工作。新形势下，如何做好工会档案管理工作，考虑工会工作实际，结合高校工作实际，遵循档案工作规律，提出以下工作思路和措施：

1.强化工会档案管理工作意识，为工会档案管理工作提供保障。高校工会领导要认识到工会档案是具有特殊价值的信息资源，要给予高度的重视，加大人财物的投入，为档案管理者提供良好的工作条件。

2.加强工会队伍建设，提高档案管理人员的素质。高校工会要配备相对稳定和具有较高素质的档案管理人员，根据需要及时调整补充档案管理人员，要有计划地对他们进行业务培训和到学校档案馆进行参观实践，让他们了解档案材料的收集、分类、编号、装订等全过程，掌握最新的现代化管理手段，不断提高工会档案管理人员的综合素质。

3.建立健全工会档案管理的工作制度。高校工会要尽快建立健全工会档案管理工作制度，特别是要对收集内容、收集程序、方式等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要明确分工，建立档案管理人员的岗位责任制，各项工作责任落实到个人。要加强工会档案管理监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案管理工作制度化、规范化。

4.大力开发工会档案的信息资源。档案管理的根本目的在于有效利用，要善于发现、总结和广泛收集同行业工会的信息资料，做好档案的编目、检索工作，加强信息的开发利用，实现资源共享，让工会档案能够准确、快捷地为工会工作的开展提供优质的服务。工会档案的信息资源包括：（1）上级工会组织的信息资源。其内容应包括：国家政策、上级工会组织和学校党委下发的关于工会的各类文书资料、目前热点问题等。（2）工会工作基本信息。工会工作基本信息应该是工会工作状态的具体体现，是工会档案信息工作的重点。其内容包括：制定的各类规章制度、工作总结、工作计划、通知、文件、统计报表等；工会组织召开的会员代表大会、教代会的有关资料；组织开展的劳动竞赛、评选各级各类先进集体、先进个人的材料；工会会员、工会干部情况资料；工会组织机构情况资料；工会开展的文体活动、民主政治建设文化生活等图片、影像资料；院务公开、征集教职工意见情况资料；工会组织及会员获上级工会组织授予的先进表彰文件、获奖证书（照片）等。（3）同级工会、基层分工会生成的信息资料。包括同级工会组织之间的学习、调研，有关工作经验交流和介绍等信息资料，基层分工会教职工科研竞赛信息资料、文体活动信息资料、请示、工作总结、工作计划、召开二级教代会形成的各种文书资料等。

总之，高校工会档案管理工作要与学校的中心工作和学校工会的工作有机地结合起来，不断提高管理水平，发挥服务功能，有效促进高校工会各项工作的顺利开展，有利于教代会在高校管理中作用的发挥。

参考文献：

[1] 侯慧贤.论高校工会档案管理的功能[J].陕西档案，

2006，（4）.

[2] 孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济，

2010，（7）.