高校教务精细化管理机制探索

摘要：教务管理是高校管理的重要组成部分。精细化管理理念的运用可以使高校教务管理在管理层面上提升到一个新的高度。在总结高校教务精细化管理的基本含义后，分析教务精细化管理是高校教务管理发展的必然趋势，这是由教务工作的自身特点所决定的，同时提出了实施教务精细化管理的几点措施。

关键词：教务精细化管理；含义；必然趋势；措施

作者简介：刘叶华（1986-），女，蒙古族，内蒙古赤峰人，浙江海洋学院船舶与海洋工程学院，研究实习员。（浙江 舟山 316000）

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）07-0048-02

教务管理是高校中与学生切身利益最密切相关的管理部分，它涉及到学生选课、毕业资格审查等一些非常具体、繁杂的事务。尤其是高校实行学分制以来，打破了学年制统筹划一的模式，学生掌握了自主选课的主动权，在体现因材施教、注重学生个人能力培养的同时，也使得教务管理的随机性、不确定性、复杂性加大，工作难度成倍增加。“失之毫厘，差之千里”，教务工作任何细小的失误都可能会造成严重的教学事故。精细化管理理念倡导注重细节，量化细节，追求高质量地完成目标。高校教务管理对精细化管理理念的运用必然可以提高工作效率、优化资源配置，从整体管理层面上提高到一个新的高度。

一、精细化管理和教务精细化管理

精细化管理理念是源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，又称精细管理、精益管理、零缺陷管理，是指管理活动的精确化、标准化、程序化和细致化。它倡导凡事应坚持一种认真的态度和科学的精神，坚持“没有最好，只有更好”，提倡人们养成用心做事、重视细节、把小事做细、把细事做透的良好职业态度和职业习惯。[1]因此，精细化管理不是一种具体的管理模式，而是一种理念和追求。

精细化管理在企业管理中的成功运用并没有引起高校的重视。至今为止，高校教务精细化管理并没有系统的定义。笔者通过五年多的教务工作实践，深刻了解到精细化管理对教务工作水平高低的重要影響，在总结工作经验的基础上，把教务精细化管理总结为教务人员在具体操作教务工作时灵活运用精细化管理理念，综合考虑各方因素，牢固树立细节决定成败的职业理念，最大限度追求细节的绝对正确性，努力减少甚至消除工作中的失误，以保证既定目标的优质完成。

二、高校教务管理现状

目前，我国大多数高校都实行二级管理制度，教务处负责统筹协调，二级学院负责具体事情的实施。由于教务处有多个科室，如教务科、教学科、实践科等，每个科室虽有交叉，但都有各自的行事履历，而二级学院通常只配备一个教务人员，这就导致教务人员有时会接到多个通知，直接体现出教务工作的最大特点：杂。如何能在繁杂的事务中做到按部就班、清楚准确，而不是顾此失彼、应付将就，这是提升教务管理工作质量的当务之急。

教务管理工作作为高校中最基本的管理工作，长期以来得不到应有的重视。由于教务工作是一项繁琐的、不起眼的服务和管理工作，尽管做的事情很多，但工作绩效不明显，经常会被上级领导忽视。同时，教务工作被认为是附属工作，在薪酬待遇、职称评审、培训等方面都比不上教师、辅导员，使教务人员潜意识地认为自身和教务工作不重要，极大地打击了工作的积极性。这一方面会导致教务熟练人员的流失，另一方面会使教务人员对待自己的工作随意，不会积极创新，这也是为什么教务管理没有形成系统的管理理论的最大原因。

三、教务管理精细化是一种必然趋势

教务管理工作穿插在学生管理和教学管理工作之间，管理对象数量庞大且多样，为了保证正常教学秩序的运转，教务工作的繁杂性、时间性和准确性使教务管理精细化成为一种必然趋势。

1.繁杂性

教务工作是一项纷繁复杂、琐碎至极的工作，大到考试安排、学籍异动，小到学生证补办、注册敲章，还要负责试卷归档、证书发放、统计各类数据等等，每天下达、执行的通知不计其数。其管理的对象不仅包括学生，也包括老师的一些事务，在学校和老师、学生之间起着枢纽的作用，也在老师和学生之间起着调控的作用，中间任何环节的疏忽都会影响到正常的教学秩序。教务工作如何在繁杂的事务中理清头绪，并保证每项事务的顺利进行，是教务管理工作的关键。精细化管理启迪人们要统筹规划，打破常规和经验定势，用创新思维对工作流程、组织系统等持续改进、不断优化。为了提高管理效率，节约管理资源，对高校教务精细化管理机制的探索已经刻不容缓。以期初工作为例，教务员既要负责期初补考，还要核查教师课表，同时负责学生注册、统计注册率。教务员必须分清轻重缓急，学会忙而不乱。

2.时间性

教务管理的许多工作都有很强的时间性，必须要在教务处规定的时间内完成，否则将影响后续的教学工作。教务人员为了节省时间，有时会忽略掉很多细节。这样做的后果是导致数据的不完整或错误，有时甚至要重新返工，造成时间的重复浪费。精细化管理重视细节，在企业中倡导精确化、细致化来保障工作效率，这正好可以被高校教务管理所借鉴，而这种借鉴必然可以提高工作效率，使教务管理事半功倍。以学生选课为例，有的教务员直接下达通知，而有的教务员则会将选修课程分类，连同专业选课要求、选课办法一起下发，这虽然在开始时造成时间的相对延误，但却避免了后续学生咨询、选错等麻烦，在总体上节省了大量时间。

3.准确性

教务管理工作虽然事小，但由于牵涉到教学管理的第一线，任何纰漏都可能会损害老师或学生的利益，于是精细化管理势在必行，并始终贯穿于教务管理之中。以毕业生资格审查为例，必须统筹安排、逐一击破，在保证毕业最低学分的前提下必须认真核对其必修课、选修课和通识教育选修课学分是否按照专业培养计划全部修满，而因为不同学生选修的课程也不尽相同，就得对每个学生的选修学分进行核总，确保每个学分的正确出处，对那些有过学籍异动如转专业、留级的学生更要根据现行培养计划逐门课程核对，弄清楚哪些课程或学分是免修的、哪些是重修的。毕业生资格审查关系到学生的毕业证书和学位证书，是学生大学四年辛苦学习的成果。教务员在审核时必须慎之又慎，每个细节都不能有丝毫疏忽，确保毕业生审查数据的绝对准确。

四、实施高校教务精细化管理的措施

1.健全和稳固学分制

尽管学分制在我国高校已实行多年，但由于社会的不断进步和人才需求的不断变化，学分制为了适应需求仍有待进一步健全。高校应根据自身特色，修订和完善基于人本观念和竞争意识的管理体系，使教务管理有积极的向导和严格的管理，使精细化管理在大环境下有理可依、有法可行。健全的学分制管理体系制定后就要加以稳固并贯彻执行，严禁朝令夕改。有的学校经常变动管理制度，过于频繁的变动会导致教学秩序的紊乱及人心的不稳，不利于学校的整体发展。健全和稳固学分制还体现在对学生专业培养计划的普及。有的学生大学四年快毕业时对自己的专业培养计划和培养目标都不清楚，这对教务管理工作特别是选课工作造成了极大的障碍。

2.构建教务管理系统平台

教务工作管理的对象十分庞大，在统计数据时依靠人工是不可能的。高校必须加快信息化建设，构建教务管理系统平台，一方面便于数据的累积和查询，另一方面可以保证数据的准确，从而为精细化管理创造前提条件。高校在构建系统平台时绝不应照搬其他学校的设计系统，应从自身特点出发，注重系统的整体化、规范化及可扩展性。整体化可以保证系统最大限度地符合学校的整体效应，便于学校建设的总目标实现。规范化是教务管理信息系统有效运行的前提。通过完善管理信息化制度可以规范管理，使教务管理工作走上良性循环的轨道。可扩展性则利于系统的新功能开发和升级，使系统既能满足现在管理工作的需要，也为今后扩充留有空间。

3.提高教务管理人员的素质

无论规章制度设置得如何完美，网络系统设置得如何完善，教务工作管理水平的高低仍取决于其具体的操作者——教务人员。教务人员素质的高低是影响高校教务精细化管理实施的关键。但在目前由于待遇偏低、发展前景渺茫等因素导致教务人员整体工作热情不高，容易产生职业倦怠，造成许多熟练教务人员转岗流失。这对高校的整理管理水平甚至教学发展情况都有一定的负面影响。高校应打破轻视教务管理人员的传统观念，重视教务人员素质的提升，增强其服务意识，培养其对工作认真负责的态度。首先，可以通过系统的培训使教务精细化管理理念得以普及，同时可以突出高校对教务管理工作的重视，激发教务人员对工作的兴趣；其次，可以设置相应的奖励措施，改变做好做坏一个样的不良现象，应对那些工作认真负责、业绩突出的人员予以奖励，以刺激教务精细化管理的具体实施。

教务管理作为高校管理的基本组成部分，直接反映高校办学水平的高低。精细化管理理念的借鉴及应用有助于高校教务管理水平的提升，促进整个教学秩序的良好运转，为学校的发展起到积极作用。

参考文献：

[1]杨显贵，张昌民.精细化管理与大学管理精细化[J].上海管理科学，2008，30（2）.

[2]马岩.对高校教务管理工作的思考[J].安徽农学通报，2009，

15（24）.

[3]汪筱蘭.浅议教务员的素质与高校教学管理水平的关系[J].教育探索，2007，（9）.

[4]戴云龙.高校教务管理存在的问题及其对策[J].教育探索，

2011，（10）.

[5]谢丽平.独立学院教务队伍的现状及建设[J].牡丹江教育学院学报，2009，（5）.

（责任编辑：王祝萍）