浅谈高校院系资料室由人工管理到信息化管理的难点

张寒贞

（华南理工大学外国语学院 广东广州 510641）

摘 要：本文以华南理工大学外国语学院资料室为参考分析高校院系资料室现状，浅谈院系资料室人工管理到信息化管理的难点，并从时代发展的必然性和信息技术可靠性等方面分析如何克服这些难点，让高校资料室走向信息化管理之路，为院系师生提供更好的服务。

关键词：高校 院系资料室 信息化管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）03（b）-0254-01

高校院系图书资料室是高校图书馆文献信息系统的重要补充。高校院系图书资料室具有较强的针对性和专业性，在为高校院系的学科建设、教师科研工作和学生学习中起着非常重要的作用。由于各种原因，高校院系图书资料室现在还大多施行传统的人工管理，使得资料室文献的查询借阅、开发利用受到极大的限制，很难适应和满足目前信息化时代师生的需求。因此高校院系图书资料室必须走向信息化管理之路，才能更好地为院系师生提供知识信息、教学科研服务。笔者这里就华南理工大学外国语学院资料室（以下简称外国语学院资料室）的建设和管理情况加以思考，为高校院系图书资料室建设发展以及实现信息化管理提供一些参考。

1 外国语学院资料室的现状

（1）华南理工大学有大大小小31个院系资料室，这31个院系资料室中，理工科资料室大多以期刊阅览室为主，图书资料为辅；社科资料室则是图书为主，期刊阅览为辅。就外国语学院资料室而言，语言文学类图书有15000余册，其余各类图书有5000余册，国内外期刊40种，在华南理工大学社科资料室乃至全国理工类高校外国语院系中也算是规模大，图书多的资料室了，同时也是外国语学院师生借阅图书的主要来源。

（2）外国语学院资料室至今还是传统的人工管理。每本图书的后面都贴有借书袋，里面放两张借书卡，师生借阅图书，需要填写两张借书卡，一张放在借书袋中，一张放在管理员这里，还书时管理员根据书袋里的书卡找到另一张书卡，盖上还书章，把两张卡片放入书袋。这种人工管理方式虽然不复杂，对于师生不多，规模不大的院系资料室来说，也还算方便，但还是有很多潜在问题，比如还书时间没法控制，使得很多图书成为学院师生的个人图书，失去了流通功能，还容易导致一些图书流失。假如学生在看书的时候不小心把书卡弄丢了，还书的时候管理员就要花费时间找出另一张书卡，还要给图书补一张书卡，造成人力物力的极大浪费。

（3）外国语学院资料室的图书按照中图分类法进行分类编目，按照类别摆放。但是，除了近几年购买的图书，资料室原有的大量图书都没有电子信息。师生借阅图书时无法在计算机上进行查阅，还需要在资料室根据大分类一本一本寻找，借阅图书费时费力，还有可能一无所获，严重影响了师生借阅图书的积极性。现在，全院师生借阅量不到一千本，图书的流通数量不到藏书的二十分之一。

2 外国语学院资料室人工管理到信息化管理的难点

（1）现在，学校对图书建设的重视和支持主要放在了图书馆。我校图书馆文献资料从采编、流通到典藏，使用计算机管理已经很多年了。学校图书馆购买了价值不菲、功能强大的管理软件，但却不对院系资料室开放端口。通过笔者调查发现，我校仅有院系资料室施行信息化管理，使用的信息化管理系统是院系自己购买的系统，跟图书馆的管理系统完全不同，这样不但浪费了院系资料室原本就不多的建设经费，也不利于院系资料室与图书馆的融合发展。

（2）外国语学院资料室早就意识到信息化管理的必要性，学院领导也很重视资料室的建设与发展。然而华南理工大学院系资料室的经费是院系自行承担，外国语学院教学任务繁重，无暇发展创收业务，学院经费靠学校划拨，每年只有少量的985和211经费用在资料室。985和211经费的使用又有严格的管理和限制。外语类图书大多是外文原版图书，每一本图书都几百元甚至上千元，资料室少量的经费全用在购买图书上了，一直没有经费进行信息化管理，使得人工管理严重制约了外国语学院资料室的发展。

（3）除了学校管理和学院经费短缺的问题，还有一个制约外国语学院资料室信息化管理的难题是管理员的时间和精力。笔者作为外国语学院资料室管理员，同时又是外国语学院网站管理员、科研秘书。每日花费在网站管理、科研管理的时间占用了一半以上，笔者的时间和精力勉强维系现阶段的流通管理，无暇花费大量时间和精力将数万册图书信息一本本输入电脑，为师生们提供更多图书资料文献信息。

3 高校院系图书资料室实现信息化管理的主要措施

（1）首先，学校要重视院系资料室的建设，支持院系资料室一步步走向信息化管理。学校在人事、经费和规章制度上统一图书馆和院系资料室，使得图书馆和院系资料室融合发展，图书馆为院系资料室无偿开放管理系统端口，解决院系资料室信息化管理系统难题。在图书建设方面，图书馆与院系资料室联合采购、编目，图书馆和院系资料室实现信息共享，这样有效避免了图书馆与院系资料室重复订购、也保证了院系资料室后续的文献信息规范管理。

（2）如果学校无偿开放信息管理系统端口，院系资料室需要将现有的图书文献进行加工，输入信息管理系统。外国语学院现在正在筹划实现信息化管理。笔者了解到，只需要将现有图书每一本加入磁条，编码，在管理系统中输入图书的编目信息，购买几台电脑、扫描枪，门禁系统即可。

（3）作为外国语学院图书管理员，笔者对图书管理的知识只能通过在有限的时间内自己摸索学习，学校图书馆没有针对院系资料室管理员的业务培训。学校如果能定期对院系资料室管理员定期培训，统一管理，也会大大提高院系资料室管理员的业务水平，提高管理员的工作效率。资料员也可以实时了解信息管理动态，及时反映给院系领导，加快院系资料室信息化管理建设。

大多高校院系资料室，尤其是文科院系资料室，和华南理工大学外国语学院资料室的情况一样，期待能尽快实现由人工管理到信息化管理的转变，充分发挥院系资料室的功能，与高校图书馆全方位融合发展。院系资料室必将进行改革，走向信息化管理之路，才能适应当今信息化时代，不被当前的教育形势所淘汰。

参考文献

[1] 胡红萍.高校院系资料室的功能与发展趋势[J].黎明职业大学学报，2001（1）：78-80.

[2] 尹佩华.对高校图书馆与院系资料室融合发展的探讨—— 以华南理工大学为参考[J].科技资讯，2012（19）：255-256.