浅谈如何加强地勘单位应收账款的管理

莫喜玲

地勘单位有自己的行业特点，所承揽的地质勘查工程项目，不仅专业性强、施工期长、工程造价额度大。项目的发包方组成多元，而且经济实力也各有不同。随着施工进度的发展，地勘单位的应收账款也随之发生。下面就如何建立、执行好地勘单位应收账款的管理，促进应收账款的快速回收，谈一些自己的看法。

一、地勘单位应收账款的本质

应收账款是地勘单位完成勘查工程项目、对外销售商品、产品和提供劳务等所形成的被工程委托单位、购货单位、接受劳务单位拖欠的各种收入，是企业拥有的一种债权。

应收账款发生于勘探项目完成、货物售出和劳务提供之后、资金收回之前。只有在勘查工程完成后，或实现销售并取得工程款、货款收入，才能补偿单位生产经营中的各种耗费，确保单位资金的循环周转，实现单位资产保值增值。因此，地勘单位必须一方面严格控制应收账款的发生，另一方面采取积极有效的措施收回欠款。

二、地勘单位应收账款流失的主要原因

1.由于对市场不熟悉或者对甲方的调查了解不全面，勘查工程项目完成后，甲方因没有还款能力无力偿还，致使形成坏账。

2.在生产经营过程中，单位行政主要领导偏重产值与利润等经济指标，忽视了对应收账款的管理，导致催要不及时而形成呆、坏账。

3.单位内部管理粗放、责任不清，管理者没有明确落实回款负责人，导致形式上齐抓共管，实质谁也没有真正负起回款责任，逐渐形成坏账。

4.地勘单位内部控制制度不合理，致使施工合同、工程决算等必要的欠款手续管理不规范，随着时间的推移或者回款负责人的更换，致使欠款手续遗失，要账无凭据。

5.有的甲方从工程开始就不准备还钱，直到施工结束仍找各种理由推脱还款时间，或做出虚假承诺麻痹地勘单位的管理者，导致欠款超过诉讼时效形成坏账，达到故意赖账的目的。

6.有的工程项目由于是承揽人员与甲方单线联系，导致监管不到位，甚至出现承揽人员与甲方蓄意合谋制造事端形成坏账。

7.有的甲方单位为了达到少还钱的目的，以没有资金还钱为由，迫使地勘单位被动接受物资抵账的事实，并且故意将抵账物资价格做高，使地勘单位蒙受经济损失。

三、地勘单位应收账款流失的对策

应收账款的管理主要应从两方面入手。一方面要加强对外部环境因素的了解，加强对客户资信的调查。另一方面，是要加强企业内部环境因素的控制力度，细化内部管理细则，责任落实到人。具体做法如下：

1.基本要求

（1）地勘单位凡有承揽工程项目施工、销售货物、提供劳务等工程项目，都要有具有法律效力的合同或协议，同时落实工程项目款的回款负责人。

（2）单位财务部门负责人必须参与工程项目的合同制定，了解工程项目的资金用量、回收时间以及工程项目建设单位的信誉等基本信息，跟踪资金使用全过程。

（3）工程项目施工完成后，行政主要领导、项目回款负责人及财务部门负责人要及时组织决算工作，完善相关具有法律效力的回款手续。

2.具体要求

（1）会计人员在应收账款发生时，必须以工程项目决算书或具有法律效力的书面凭证为依据，同时由工程项目的回款负责人在会计入账的依据上，写明该工程项目目前欠款数额，本人负责清收等字样。

（2）工程项目的回款负责人应定期与会计人员一同到欠款单位财务部门对账，查清欠款数额，并将对账及欠款情况及时向行政主要负责人和财务部门负责人汇报。

（3）工程项目的回款负责人，因退休、调转、调岗等原因，不能负责欠款回收时，应由单位再指定回收欠款负责人，并会同会计人员一起到欠款单位对账和办理签证手续。本单位财务部门负责人确认欠款数额清楚、手续齐全后，由财务部门负责人组织办理一式三份的交接书，财务部门负责人为监交人员。

（4）财务部门负责人要根据本单位情况制作应收账款台账，内容包括欠款单位、负责人、地址、联系方式，工程项目名称、开工时间、竣工时间、工程项目总造价、已付工程款数额、尚欠工程款数额，历次回款金额、时间、回款形式、回款负责人、诉讼时效、起诉建议等内容。

（5）为便于行政主要负责人随时掌握，欠款项目应收账款回款负责人的落实情况，各单位在每年财务决算编报会计报表时，要做到在应收账款清理情况明细表上的指定位置，每笔欠款都有回款负责人的签字，做到每笔欠款都有人负责清收。

3.诉讼时效的监控措施

（1）财务部门负责人要掌握每笔应收账款的回款进度和法律诉讼时效，在每笔欠款将到诉讼时效之前，主动向行政主要负责人建议补办保证诉讼时效的手续。当诉讼时效将到期，而保证诉讼时效手续又不能补办时，财务部门负责人应向行政主要领导提出一式两份的起诉建议书，并请行政主要负责人在建议书上签字，以此明确管理责任。

（2）各单位行政主要负责人对应收账款的催收负有领导责任，对财务部门负责人提出的起诉建议书要高度重视，并采取有效措施确保应收账款不流失。

以上措施的贯彻与执行，能够有效的强化应收账款内控制度的执行效果，促进应收账款的回收，加快资金回笼速度，最大限度地避免坏账的发生，使企业的利益得到充分的保障，从而做到资产保值增值。

应收账款内控制度的执行效果，取决于制度的践行者。应收账款的清欠人，财务部门负责人和会计等相关人员，能否积极主动、想方设法地清收欠款，取决于单位激励机制制定的是否合理，运行的是否顺畅。所以，为了鼓励清欠人员积极清理应收账款，地勘单位应该建立并落实适合本单位实际情况，运行效果良好的激励机制，以提高清欠人员的积极性，确保应收账款的及时回收。

在清欠过程中，地勘单位内部各部门要协调配合、相互支持，为清欠工作提供绿色通道，同时充分调动全体员工清收欠款的积极性和主观能动性，为地勘单位能够及时清理应收账款献计献策，寻求地勘单位内控制度执行最佳效果。

最后，要总结经验，进一步完善内控制度，使之更加科学化、制度化、人性化。 更加适应地勘单位内部的管理需要和单位参与市场竞争的需要，促进地勘单位又好又快的发展。