职校学生电子档案管理现状与对策

红杰

【摘 要】中等职业教育学校也在朝着更高层次的发展，建立学生电子档案，全面记录学生的成长历程，是规范中职学校招生和办学行为，认真做好学生评价工作的重要手段，是帮助学生肯定成绩，发现不足，促进学生全面而有个性发展的重要措施，是落实高校招生自主权，促进职校招生多元化的基础工作，是为学生就业、升职提供的重要参考。学生档案的管理对于开展学生工作的意义重大。

【关键词】中职学生 档案管理 现状与对策

在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。

一、中职学生电子档案管理现状分析

（一）档案人员观念及专业素质滞后“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统思维，影响了医院综合档案信息资源开发利用工作的深入开展；缺乏真正既懂档案业务、又能熟练掌握计算机技术的复合型人才。难以适应网络环境下档案信息的开发利用。

（二）学校电子档案管理混乱。电子文档管理的关键是标准化，标准化的标志是建设枢纽性的档案信息数据中心，并安装能够对接转换各部门档案数据的网络版管理软件。有些学校虽然已经使用办公自动化网络系统，但是由于种种原因，电子文档处于无序、放任和无人管理的状态，大量的电子文件积压散存在学生管理科或班主任的电脑里。实际上还没有建立一个对接各部门信息数据的档案信息数据中心，也没有安装网络版的档案管理软件。档案载体将以电子为主，每年将产生大量的电子文件，如果在电子文件的形成、收集、整理、归档、检索、传递、保护、利用等各个环节上缺乏一套统一的数据模式和档案管理软件，电子档案就不能相互转化，文档不能有效对接，直接影响电子政务的正常运转。

（三）是学校硬件投入严重不足，专业设施设备空白。搞档案信息化，需要有专用软件，配置计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机，开通内部局域网，连接外部因特网，配套信息安全防护措施等，这是一个系统工程，需要一次性投入一笔资金，这些设施设备在有些职业学校是空白。从总体来看，学校对学生档案工作管理工作应给予大力支持和资金投入，如果没有上述设备，信息化建设只能是纸上谈兵。远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、中职学生电子档案管理对策

（一）健全组织提高素质改善服务要从资源共享出发，建立健学校综合档案室，配备专职档案员。建立规范的各类档案库房，指定专人管理。在各科室都应配备兼职档案员。在信息采集、加工、组织、服务方面，要面向网络环境，实行开放型的服务，摆脱单个、重复、被动、琐碎的手工服务，多提供编研“精品”，通过最快捷的检索途径把档案信息及时传递给班主任。建立健全校档案与其他信息融合的一体化管理模式，实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、运行高效的信息中心。要加强档案信息资源管理专门人才队伍的建设。坚持以人为本，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位。加大培训力度，有针对性地安排各种形式的业务培训，特别要加强计算机专业知识的培训，不断提高信息专业技能。

（二）加强基础设施建设优化资金计划，加大经费投入。要以办公自动化和内部局域网建设为基础，以互联网主页网络建设为重点，把档案信息资源软硬件基础设施建设纳入学校建设的总体格局，把档案管理现代化与专业、版主热和学生管理职能部门办公自动化同步安排、同步建设、同步发展。要把计算机档案管理软件的开发与应用作为档案信息化建设的基本环节来抓，使那些符合业务规范、技术水平高的档案管理软件产品在学校档案室得以广泛采用，切实提高科学管理和有效利用的水平。

（三）加强领导、明确职责。学生电子档案建设是一项开创性、基础性的工作，各级教育行政部门和学校要切实加强领导，确保学生电子档案建设工作顺利实施。各级教育行政部门要认真做好招生和学籍管理工作，及时处理学生异动，防止因异动处理不及时影响电子档案建立，要加强学校课程开设、学分认定、综合素质评价、体质健康测试的督查力度，督促学校开齐课程、开足课时，及时完成学生评价的各项工作。建立学生电子档案的主要责任在学校，校长是第一责任人，校长要立足于促进每一个学生健康成长，为学生终身发展负责，认真负责的为每一个学生建立电子档案。

（四）合理分工，责任到人。学生电子档案内容多、时间长、要求高、责任大，学校要把电子档案建立工作与学校日常教育教学工作有机结合起来，合理分配到相关职能部门、学科教师、班主任和年级组，并责任到人，防止把建立电子档案工作简单性的交由学籍管理员、信息技术课教师或信息管理员处理。

中职学生档案作为人事档案的重要组成部分其管理工作要不断改进和更新，作为中职学生档案者我们必须不断探索新的工作思路和管理理念，不断优化工作方法、提高工作效率，并从日常工作实践分析入手，提炼研究出多种潜在的档案管理理念和方法，积极把人事单位和毕业生个体对档案信息的需求结合起来，加大档案信息的调研与开发；以为社会和学生提供捷径和便利为根本，提高中职学生档案信息利用的实效性和可操作性，努力为人事单位提供最直接、最准确、最可信的信息数据，为人才的开发利用及社会和谐发战做出积极贡献。

【参考文献】

[1]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息，2005（9）.

[2]王红蕾，单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报（自然科学版），2008（2）.