论交通运输行业办公室管理方法与艺术

李辉平

【摘 要】 就办公室管理方法来言，近年来各行各业也相继出台了很多措施，并且通过尝试也艺术性地、巧妙地运用在办公室管理实践上来，并取得了一些可喜的成效。然而，在交通运输领域，办公室管理目前仍旧需要深化和改进其策略。本文将就交通运输行业办公室管理方法与艺术有关问题及其对策进行分析与探讨。

【关键词】 交通运输；办公室；管理方法；保障机制

在当今社会中，面对全面建设小康社会的新形势和贯彻落实科学发展观的新要求之下，交通运输的进一步发展走以提升系统协调能力为主的内涵式发展道路的改革势在必行。究其原因，

（1） 这是满足国民经济和社会发展总体需要，特别是满足经济社会向循环经济、绿色经济、生态经济、知识经济发展的基本需要；

（2） 这是符合经济社会可持续发展对交通运输的总体要求，建立安全、高效、经济、协调、绿色的交通运输体系；

（3） 交通对资源的占用、对环境的破坏及交通伤亡等要控制在国家允许范围内，实现资源、环境、交通的和谐统一。

在这种局势下，交通运输行业的办公室管理尤为重要。一方面，办公室工作不应与室外交通运输工作脱节；另一方面，办公室工作还要推动交通运输工作正常发展，并给与其以指导。为了规范办公室管理，提高工作效率，实现利益最大化，达到责任到人的目的，作为交通运输行业的“中枢机构”，办公室的管理尤为重要。

因此，交通运输行业需要以下管理方法。

1） 实现责任到人的办公理念，交通运输业包括陆路运输、水路运输、航空运输、管道运输和装卸搬运5大类。所以，在办公中，分门别类责任到人是实现管理的重要方式，从而推动各种运输方式在发展过程中按照比较优势进行分工与协作，使运输结构和运输布局不断趋于优化。在每一个运输机制下进行管理，既可以责任逐级有序下放，也不会出现无人问津的现象。

2） 二是从各部门制定的年度工作计划与要点及一些专项工作文件中提炼需要各部门负责的具体工作及进度要求；

3） 三是根据历年工作经验以及政府上级或者现实需要总结出何时需要完成什么工作。

当然，管理艺术也尤为重要，在交通运输行业中，我们依旧要学习其他企业的管理精神，主要体现在创新与奖励两方面，其中工作创新是核心。用发展的眼光来看，工作中面临的任务问题都能通过硬件投入或软件改进得到解决。办公室工作人员要敢于面对困难，深入分析问题存在的原因，探讨解决问题的途径。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达不竭的动力”。创新运用于交通运输行业办公室工作，能极大地提高办公室工作效率。具体体现在：

（1） 工作设备创新。打造信息化、自动化的工作平台能明显提高办公室工作效率，如配置较为先进的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、照相机、录像机、投影仪、录音笔、移动硬盘等。

（2） 工作技能创新。办公室系统要不断提高网络运用水平，大力推进无纸化办公，充分运用QQ、E-mail等公共网络资源及自主开发的校园政务系统、手机短信平台、专业管理软件等专用资源，达到“无纸胜有纸，无声胜有声”的境界。

（3） 工作思路创新。办公室工作人员要解放思想，实事求是，开拓进取，敢于突破“只防出错、不求出新，只求保险、不担风险，只循陈规、不探新路”的思维定式，敢于克服唯书唯上、照搬照套的行为惯性，不断寻求工作新思路，不断探索工作新方法，不断总结工作新经验，努力开创工作新局面。

（4） 工作知识创新。当今社会，科技发展日新月异，办公室的设施设备必然会随之更新换代，工作手段也必然会推陈出新，这就要求办公室工作人员与时俱进，不断学习。办公室工作人员要多学习其他部门及行业的优秀管理行为，积极组织参加行业的专业培训与交流，要建立集中学习与研讨的制度，从而不断提高办公室工作人员的整体水平。

（5） 工作方法创新。处理好对上与对下的关系，既服务好领导，又服务好基层；处理好被动与主动的关系，准确把握办公室工作的规律性、灵活性、前瞻性；处理好继承与创新的关系，在继承好传统、好做法的同时，不断在实际中探索新方法、新途径；處理好大事与小事的关系，大事不含糊、小事不轻为、抓大不放小；处理好做人与做事的关系，老老实实做人、踏踏实实做事。

激励机制是保障，具体体现在：

（1） 物质激励。根据调查研究，交通运输行业办公室工作人员年龄偏轻，有些甚至是刚刚参加工作的大学毕业生，没有积蓄，而结婚生子、人情往来、赡养父母、买房买车等一些实际问题都将接踵而来，这些都需要员工的工作收入来支撑。对员工的物质回报是对员工最基本的，也是最直接的激励。客观地讲，交通运输办公室工作人员在交通运输行业中是属于素质较高、任务较重、贡献较大的群体，其收入整体上应处于中上水平。在办公室内部，收入的多少又应与具体岗位和工作质量挂钩，引导办公室工作人员勇挑重担，力创佳绩。

（2） 荣誉激励。交通运输行业办公室工作人员学历较高，绝大多数都具有本科学历，近年来，硕士、博士也大有人在，属于典型的知识分子。知识分子的身份使得他们非常看重单位、领导、同事对他们的理解、信任、表扬与肯定。如果在分配评奖评优指标时应对办公室有所倾斜，有条件的还可设立一些单项奖励；在设立兼职组织时，如服务质量考核小组，应将办公室相关工作人员作为主要成员纳入，肯定其在业务上的权威和核心地位；在员工开展具体业务时，应给予相关工作人员足够的空间，鼓励独挡一面地开展工作，鼓励创新，允许在可控范围内出现失误。

（3） 教育激励。交通运输行业办公室工作人员属于知识型员工，非常看重自身知识的不断更新与综合素质的不断提升。集团应根据需要选派相关工作人员参加职业资格证书方面的培训 ，提升办公室工作人员的业务能力；应提供机会让办公室工作人员外出参观学习或经验交流，开阔办公室工作人员的工作视野；应鼓励办公室工作人员申报各级各类科研课题，甚至在集团内部建立科研基金，增强办公室工作人员的研究能力；应鼓励办公室工作人员在职攻读学位，予以报销部分费用，提高办公室工作人员的理论水平。

（4） 成就激励。交通运输行业办公室工作人员综合素质较高，他们不仅仅将工作作为谋生的手段，而且当作事业来追求。马斯洛需要层次理论指出，人的最高层次的需要就是“自我实现”的需要。就办公室工作人员而言，成就感主要来自两个方面，一是职位晋升，二是工作成绩。对于表现出色，工作突出的，集团应及时予以提拔；对员工负责的工作，集团应极力予以支持，创造良好的条件，帮助员工得心应手地开展工作。

结束语：

在交通运输行业发展的今天，办公室管理也必须树立科学的发展观，转变传统的发展方式，从而在整体上使交通运输行业从单一的数量、规模、速度型变为速度、规模、效益相统一；从单纯重视交通经济效益转向经济社会效益和环境效益相统一；从资源粗放消耗型变为资源集约使用型；由各方式各自发展向协调发展转变；向生态、环保、安全型转变。

参考文献

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