浅论科技档案的收集与整理

薛海霞

摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录，科技档案，即科学技术档案，是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物，是人类社会进步的一个重要标志。本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

关键词：科技档案 收集 整理

马克思说：“机器生产的发展，要求自觉地应用自然科学。”生产力中也包括科学，因此可见、科学技术是第一生产力。既然科学技术档案是生产力的重要构成部分，科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力，能够在经济和社会发展中发挥巨大作用。

科技档案，即科学技术档案，是国家全部档案的重要组成部分，它伴随着科学技术的产生而产生。随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显，科学技术已经渗透到社会的各个领域。因此，科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分，发展并成熟起来。

一、科技档案的收集工作

1.科技档案的收集

科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。

科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。其包括：基层科技档案机构的收集；科技专业档案馆的收集。

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。

2.科技档案的收集的要求

遵守国家的相关法律法规，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

遵循科技档案的自然形成规律。基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化；科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

保证科技档案的完整、准确和系统，也是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

3.基层科技档案机构的收集

3.1科技档案机构的收集渠道

部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道；向科技部门或科技人员收集零散科技档案；向本单位人员征集非职务科研成果档案，单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的；收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。

3.2基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。

科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，通常要进行的补充与纠正。

4.科技专业档案馆的收集

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

二、科技档案的整理

整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。

整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系統化，则可以达到对科技档案实体的控制。整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

我们知道，一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的经验（科技档案），往往是后阶段科技和生产活动的凭据。生产技术越复杂，现代化程度越高，越离不开科技档案。科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际，那将是无源之水、无本之木，所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化，与时俱进。

参考文献：

[1]王实.新时期认识与加强科技档案工作的探讨[J].湖南林业科技，2004（02）.

[2]赵辉等.科技文件与科技档案管理方法浅议[J].河南林业科技，2007（04）.