浅析高校院系办公室档案管理

安燕萍

[摘 要]随着高等教育大众化的不断发展，高校办学规模也在不断地扩展。作为高校档案管理的重要组成部分，高校院系办公室的档案管理应根据档案管理的特点和实际情况，采取解决措施。

[关键词]档案管理 规范化 现实问题 改善对策

[中图分类号] G472.4 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）09-0102-02

随着高等教育的不断发展，高校规模不断扩大，高校间的合并和交流及档案办公自动化的普及，使档案管理种类和数量不断增加，这就要求档案管理人员根据档案管理特点，采取有力措施做好档案管理工作。

一、高校院系办公室档案管理的特点

第一，档案类别和数量逐渐增多。由以前的文书类和科技类这两大类发展为现在的教学类、行政类、外事类、党群类、科学研究等十个一级类别。

第二，管理方法朝数字化、信息化以及自动化方向发展。由于网络信息的普及和多媒体技术的发展，办公室档案管理由分散管理向集中管理转变，从手工管理向自动化管理转变。

第三，具有很强的服务性。一是为高校档案管理服务，服从其管理及接受指导；二是为院系师生服务，为院系领导日常管理和重要决策提供服务。

二、高校院系办公室档案管理规范化的重要性

（一）档案管理规范化是遵循高校教学管理规律的要求

高校院系档案管理具有它自己的规律，我们不能违背事物的规律。加强办公室档案管理规范化建设是高校教学管理的规律，是一项重要的建设性工作，必须加强其管理的规范化。

（二）档案管理规范化是支持教学建设及改革的重要力量

教学管理规律要求不断对教学进行改革和完善，提高教学质量。因此它要求建立稳定的教学秩序，以维护教学工作的良好运行，同时加强教学的基本建设。而这一系列改革及建设都离不开院系档案管理的规范化，档案管理的规范化为其提供了支持和重要力量。

（三）档案管理规范化有助于提高教学管理效率

高等教育分为专科和本科，他们不单单是学制的不同，管理上的调节方式也不同。全日制专科的教学管理虽突出规范性，以刚性管理为主，但缺乏微观管理理念和灵活性。这就警示和要求我们在本科教学管理中，要注重教学管理的灵活性，提高院系档案管理规范化，提高档案管理过程的效率。

（四）档案管理规范化是强化高校教学管理信息化的要求

在信息高速发展的今天，高校作为最大信息用户群，已不单单是信息的集聚点，更是信息的传播和信息价值的实践者。传统的高校管理方式早已不适应现在市场经济条件下的高校教学体制，教学信息的普及和高度化发展，决定了高校教学管理的强化需要大量信息作为参考，这样才能使管理人员能作出科学判断。

三、高校院系办公室档案管理中存在的问题

（一）档案管理行为方面

在档案管理方面，很多文献资料由于被忽视而错失了及时整理归档的最好时机，造成文献资料丢失。

对院系档案管理工作的误解，使很多人没有重视办公室档案管理这一无形劳动。这种观念导致了在雇佣档案管理人员时的随意性，这严重阻碍了院系办公室档案管理的规范化操作。

教学院系没有把办公室档案管理工作和行政工作清晰区分开，导致院系档案管理容易处于一种无序的混淆状态。由于机构设置问题，档案管理工作容易被其他行政管理工作取代，这就造成了办公室档案管理的分工不明确。

（二）档案管理手段方面

在档案管理手段方面，管理方法过于传统，无法实现办公自动化，管理手段缺乏科学性。目前，很多高校在档案管理规范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目录索引的编制上还无法很好地运用计算机的现代化方式编制，这很大程度上降低了办公室管理的效率，也降低了档案管理的精准性。

（三）档案管理信息化方面

由于高校长期受到计划体制的制约，高校档案管理缺乏市场意识、服务意识和信息资源意识，信息化资源开发和服务与市场需求开始出现脱轨的情况。

由于未能完全遵循市场的需求来开发索引信息资源，开发系统自身又缺乏以用户为目标的标尺意识，档案管理信息化缺乏针对性和实用性，造成了资源的盲目开发和无谓的浪费。

无法准确把握好信息资源开发及服务的时效性，没有形成多元化服务功能等立体型体系。只有让信息资源开发和服务功能向多元化发展，形成一个立体型体系，最大限度发挥它在高校管理中的作用，才能在市场经济竞争激烈的形势下反被动为主动，获得最新、最准确、最全面的信息资源。

（四）档案管理认知方面

现在人们对档案管理的认知程度还有局限性，档案管理受重视程度不够。目前出现的院系档案管理工作地位边缘化的现象，主要是因为管理人员没能认识到档案管理工作的重要性，没有严谨地遵循档案管理的规范化操作，对待档案管理工作草草了事；由于档案管理工作是服务性很强的工作，它不像其他工作一样能很快产生经济效益，所以领导人员对档案管理工作的重视程度不够。

（五）档案管理人员信息素养方面

档案管理人员是档案管理工作的执行者，建设一支高素质的档案管理队伍，对于档案管理工作而言是至关重要的。所谓的信息素养就是指一个人对信息技术知识的灵活掌握及运用。信息知识的种类很多，包括传统文素养、历史、信息系统等，而院系档案管理人员大多没经过专业的相关工作培训，缺乏必要的档案管理信息知识，还有部分档案管理人员不能很好运用计算机等自动化档案编制和管理，档案管理工作效率低。

（六）高校的发展合并和扩招方面

高校教育的不断发展，使得高校规模不断扩大，高校间的合并和扩招交流及档案办公自动化的大众化，也使档案管理种类和数量不断增加，这增加了档案管理的难度。院系规模的扩大，使学院传统的手工档案管理方法不能满足其运用需求。而硬件设施的缺乏也制约了档案工作的开展。院系间的合并、档案管理人员的疏忽，这些都容易导致重要档案资料未移交或遗失，使档案管理缺乏完整性。

四、高校院系办公室档案管理规范化的对策

（一）提高对档案管理规范化的认知和重视

办公室档案管理的规范化是开展其他教学工作的基石。为了加强院系档案管理规范化建设，要遵循市场经济的客观条件，正确认知，只有正确认识了它，才能正确对待和重视档案管理工作。

（二）具体问题具体分析，按不同教学档案要求做好教学档案收集和归档工作

教学档案大致分为综合教学档案管理、教学计划与研究档案管理以及教学档案的预立卷。管理人员应按不同类别存放档案资料，并在资料上标明作者和日期，做好一份书面记录，以便长期保存。对部分残缺或不符合要求的资料要及时进行补救，保证归档文件资料的完整性、准确性。

（三）完善档案管理制度，建立起办公室档案管理的标准化和信息化服务网络

健全相关的规章制度，同时加强档案管理的硬件设施，按照信息化档案检索系统的要求，建立教学档案管理信息化服务网络，实现资源共享。充分利用现代化信息技术收集信息资源，挖掘信息资源的综合性优势，使资源重新优化组合，最大限度地发挥新的优势效益。另一方面要建立档案管理的标准，在加强档案管理规范化同时，实现教学档案管理的自动化，提高工作效率。

（四）提高档案管理人员的综合素质，建立起具有高素质业务能力和高尚职业道德的档案管理队伍

相关部门对从业人员上岗前要进行系统和专门的培训，让管理人员具有对档案管理必须的科学文化素养，具有较强的业务能力。此外，还要对管理人员进行思想政治素养的培训，坚决遵循党和学院的各项规章制度，以服务学校工作为宗旨，认真负责做好档案管理工作。

为了适应不断发展的高等院系教育工作，必须重视和规范院系办公室档案管理，并根据实际情况，发现问题，解决问题，以此来提高院系办公室档案管理的服务意识和服务品质。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 李庆山.高校档案管理规范化建设的途径[J].兰台世界（上半月），2006，（21）.

[2] 董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.

[3] 王树新.高校院系档案管理工作刍议[J].中州大学学报，2011，（4）.

[责任编辑：陈 明]