高职院校档案信息化建设刍议

张艳玲

随着信息化突飞猛进的发展，高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要，开展高职院校档案信息化建设势在必行，成为必由之路。

档案信息化内涵问题出路一、高职院校档案管理信息化的内涵和重要意义

所谓档案管理信息化，就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中，通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享，从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化，就是立足高职院校的优势和特点，运用科学先进的管理理念及信息技术，以现代化科技信息基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。

高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源，提高档案管理效益与效率，实现资源共享，逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。

二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究

1.在思想认识上存在重视不够的问题

从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅，“重教学，轻档案”的误识还大有市场，不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性，意识不到档案工作对高职事业的促进作用，总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格，甚至有个别人认为档案工作可有可无，把工作重点只放在招生就业上。

2.在管理方式方法上存在陈旧落后的问题

目前，高职院校大多由中等职业学校整合发展而来，由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目，只是把档案资料收集来了，存在档案室了，致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在利用率上不高。

3.在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题

档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面，主要是档案设备，如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面，主要包括档案信息处理系统，档案信息数据库，以及相关软件开发运用和处理程序等。目前，高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，硬的不硬，软的更软，有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑，以为这样就信息化了。

4.在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题

某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位，等同于后勤部门，因而工作人员大多年纪较大，学历较低，科学文化知识有限，缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识，导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。

5.存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题

在实践中发现，一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中，档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分，而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有；二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案，而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少；三是部分重组后的院校，档案不能集中统一管理，档案的开发和利用工作往往被忽视。

三、高职院校档案信息化建设的对策探寻

1.加强领导，统一思想认识问题。

高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了，档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视，主管业务的领导知识又不能及时更新，档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人，档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此，高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容，要自上而下突破，从领导突破，统一思想认识。

2.加强人才管理，引进和培养现代化管理人才

任何工作，人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质，选择能够适应新的工作需要，知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作，提高档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化，真正成为一名管理者。

3.加大资金投入，确保软硬件及时到位

兵马未动，粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财政等相关职能部门应加大对档案工作一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划中，以获得更多资金支持。同时档案工作部门也应妥善高效地使用来之不易的经费，在选购信息化相关设备时尽量把钱花在刀刃上，让有限的资金得到最大价值的利用和体现。

4.推进档案信息化，制定出台相关标准规范

推进档案信息化，机制是关键，档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化建设工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。高职院校必须根据国家业已出台的相关标准，结合自身实际情况，制定出适合自身发展需要的各种规章制度和信息化标准，根据自身学校特点对各类电子文档的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理，并负责指导实施。要严格制定出相应的条例规章，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成有效的约束机制，使所有工作人员都感到档案工作责任重大，要自觉履行职责，遵守制度，把本职工作做好。

5.发挥好服务职能，提高档案资源利用率

档案的终极价值是利用。高职院校在档案信息化过程中应该转变思想，积极向每位用户提供主动的档案服务，特别是在档案的开发利用上应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求，评估利用的结果，为档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。也可探讨建立高职院校数字档案数据库，将数字档案集中存储于一个共享的数据库中，各高职院校的档案机构之间可以互通有无，通过权限分配来共享使用数据库中的信息。也可建立高职院校档案信息联盟网站，通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务。

参考文献：

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