浅谈计算机在档案管理中的应用

郝瑞英

摘要：随着科学技术快速发展，计算机在工业、农业、社会服务业特别是就业再就业领域得到了广泛应用。目前计算机正向微型化、网络化、智能化方向发展。档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。

关键词：计算机科 技档案档案管理 微机网络系统

一、概述

现代档案管理的重点就是要提高档案整理速度和检索速度。随着现代科技的发展，计算机大量应用于档案管理中，提高了档案管理的速度。另外，计算机可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计和分析等。这些业务一旦代替了人工操作，就能大大提高档案信息处理能力，从而加快工作进度，提高工作质量和效率。它的突出优点除速度快、准确性高、信息量大外，再就是实现一次输入，多次输出，充分重复利用以及联网检索和资源共享。

二、计算机在档案管理中的作用

1、自动整理编目。作为档案管理工作的基础，编目的整理是档案从凌乱到系统的必经步骤。计算机以其功能强大的软件，整理相关的档案信息，并在此基础上适应档案使用与管理的具体要求编制出目录。运用计算机管理档案之前，先要做好标引和著录工作。标引著录的时候一定要准确、全面，方能保证计算机档案管理工作受到良好的效果。

2、自动统计。作为档案管理工作中重要的一环，档案统计是指在对数据进行统计分析的基础上，用数字将档案管理的规律表达出来的活动。计算机以其处理数据的强大功能，表现在两个方面：一是统计档案的数量，比如对某一类别、某一作者进行统计；二是统计档案的利用情况，比如对某一年、某一个月份甚至某一日档案的查询利用次数的统计，并据此得出具体的年报、月报与日报，让档案管理工作者对档案利用的构成与频率有量化的了解，从而得出规律，对档案日后需要的预测提供了有力的数据支持。

3、自动检索。和手工检索档案相比，计算机自动检索质量更高，速度更快，检索途径更多，且检索结果的显示方式更多。用计算机进行检索，目标能具体到文件，还能根据不同的检索途径的随意组合，准确检索出用户所需文件。要计算机准确查找到用户所需文件，用户必须要注意提问方式。提问用词应准确具体，不宜含混不清，另外，提问方式应合理简洁，以利于计算机的高速检索。

三、计算机在档案管理中存在的问题

1、网络安全问题。随着网络化的发展，网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般认为，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。今后，将出台更为系统的技术措施和标准。这些标准和技术措施将对档案管理网络安全等级划分及测评档案信息上 网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。

2、电子文件的原始性易被破坏问题。第一是电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏，保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大，一旦被删改、复制或篡改内容都很难被识别。第二是电子文件档案信息安全问题日益突出。随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息 的安全受到严重威胁。

四、解决电子文件档案管理问题的对策

1、提高计算机应用技术普及程度。由于种种原因，我国在计算机档案管理应用的初期，使用计算机的单位不多，平均每个单位档案部门中的计算机专业人员所占的比例发展缓慢，到2011年比例才打到3.1%。所以必需采取措施吸引和寻求社会各方面的科技人员参加和关心档案管理工作的现代化，同时注意普及档案工作者的计算机技术知识和对计算机的操作使用技能。

2、提高档案工作的标准化程度。档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。

3、推进年应用服务。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。

4、加快计算机知识普及。加快在档案工作者中的计算机知识普及。尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基本职业技能。

五、未来档案管理自动化的发展趋势

从现状不难看出，计算机在档案管理的编目与自动检索等环节存在一些问题。为了这些问题的解决，未来计算机技术在档案的管理中会出现一些新趋势：

1、更加重视计算机档案管理软件的开发，以使档案自动化管理系统更为协调，更为完善。

2、计算机储存容量将进一步加大，机读档案的管理与开发力度将进一步加大，使计算机充分发挥其贮存与统计档案数据的功能。

3、档案标引著录人员的专业化。由专业对口，即具有档案学背景的人员专门负责档案的标引著录工作，以保证档案输入的准确性，保证接下来的档案管理自动化工作的有序进行。

4、档案馆管理人员的整体素质的提高。现代科技的发展日新月异，档案自动化管理工作必将跟随着科技发展的脚步进一步发展。

六、结论

计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的趋 势，档案信息化管理的主要任务归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网，实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化。