高校办公室工作的初探

杨洪英

摘要：高校办公室工作是真正做好参谋、协调、服务工作的关键。

关键词： 高校办公室工作 参谋 协调 服务

高校办公室作为高等学校的综合管理机构， 是承上启下、联系左右、协调内外的桥梁和枢纽。承担着参谋助手、沟通协调、督办检查、服务等基本职能。随着高等学校的发展，对办公室工作提出了许多更高的要求，因此对办公室工作也会产生一种危机感和责任感，也是办公室工作人员的重要课题。

一、高校办公室的工作职能

高校办公室是校领导决策落实的重要部门，必须担当好助手的作用。

（一）参谋作用

领导决策是一项难度很大的工作。首先， 要抓好信息调研，强化参谋助手职能。具体体现在一下五个方面：第一，为领导及时、准确、全面地提供信息；第二，围绕学校中心工作组织调查研究；第三，就重大事件的处理提出对策性建议；第四，根据领导意图做好重要文稿的起草工作；第五，协助领导实施管理、处理日常事务，做好反馈工作。参谋作用是办公室的首要职责，但要做到出谋而不决策，参与而不干预。

（二）协调作用

办公室处于高校的关键位置，一定要树立全局意识，强化沟通协调作用。学校与外界之间、学校各部门之间、学校领导与下级单位之间，都需要进行信息的沟通，通过信息沟通来了解情况，办公室则是这种沟通的桥梁，一是承担着信息的收集、处理和发布传送的任务， 并负有保证信息畅通的职责。二是工作的沟通与协调。对内，办公室要协调部门之间、部门与个人之间、师生之间等等别人不好管、不愿管的复杂矛盾。办公室要通过建立和完善内部的各种沟通渠道和协调机制，做到贯通上下、协调左右，促进内部的交流与合作，避免或减少内部的摩擦与冲突，增强学校的凝聚力；对外，办公室承担着繁重的接待任务，要热情地迎来送往，积极地对外联络，要发挥好桥梁和中介作用，要为学校开拓关系，广结人缘，创造和谐的社会环境。因此，综合协调作用是办公室的基本职责。通过办公室这个运转枢纽，能够切实做好校领导统揽全局的协调作用，促使全校上下围绕中心，共同协力推进学校建设。

二、高校办公室人员工作中存在的问题

（一）定位不当

部分办公室人员过多依赖传统的经验式管理，缺乏主动参政意识，平时忙于应付事务，没有充分发挥传递信息、协调左右、辅助领导决策的参谋作用。也有部分办公室人员参政热情过高，参谋过头，造成越位现象，影响校领导的正常工作。

（二）政治、思想素质需提高

办公室人员平时忙于处理各类繁杂事务，难以进行系统的政治理论学习，影响政治素质的提高。在职称评定、学历进修、科研项目申报等各方面相对缺乏机会，使得办公室人员思想有情绪，工作缺乏热情，工作中存在不求有功，但求无过， 领导没有批评就是表扬的消极思想。

（三）专业素质不高

办公室人员多从各部门选调过来，多属于半路出家，缺乏系统的专业培训。因为办公室工作任务重、随机性大，所以很难组织安排时间进行系统的专业培训，更不用说接受现代管理学、教育学、心理学等方面的培训。

（四）服务不全面

许多办公室人员认为办公室就是为校领导服务，只要把领导交办的各项任务按质、保量及时地完成就可以了，对基层和师生员工所反映的问题，采取能推就推， 能拖就拖的工作作风，造成对学校工作大局的不利影响。

三、改进办公室工作的几点建议

（一）校领导对办公室工作的重视

校领导对办公室工作的重视和关注是充分发挥办公室积极作用的前提。领导能充分认识办公室工作对学校发展的重要性， 能充分理解和体谅办公室工作。首先领导重视办公室人员的素质培养，尽可能安排时间让办公室人员分批接受专业培训，并能创造条件， 让他们走出校门到其他兄弟院校参观、学习取经。其次加强办公室岗位责任制建设，使办公室人员的职称评定、学历进修等待遇与工作绩效真正挂钩。总之， 校领导对办公室人员既要使用，又要关心， 更要培养，以充分激发和调动工作热情，最大限度发挥每个人员的主观能动性来提高工作效率。

（二）强化高校办公室工作的制度管理

第一，要提高人员素质， 实现管理队伍创新。首先，办公室人员要树立坚定正确的政治方向，具备较高的政策水平，系统掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表以及科学发展观的重要思想，学习和领会党的各项方针、政策，加强党性修养。了解和掌握学校的各种政策，深刻理解校领导的决策意图和学校的重要工作部署，其次，强化服务意识，敢于突破陈规陋习，创造性地开展工作。工作中汲取过去好的经验，不断总结、完善、提高， 能做到超前思考，增强工作的计划性和预见性，把被动工作改为主动工作。做到主动服务、优质服务，把工作做到实处。再次，系统学习管理学、教育学、心理学等方面的知识。

第二，要健全和完善各项规章制度，实现制度创新。如果不遵循一定的规律、不建立科学的规章制度，要实现办公室工作的规范化运行就是一句空话。为此，高校办公室要不断健全和完善各项规章制度。要实现管理制度的创新，必须采取以下措施。首先，要抓好建章立制工作。要按照从严、从细、从实的原则，建立健全办公室各项规章制度，规范办文、办事、办会程序；规范档案、印章管理；规范安全、保密、信息、接待工作。努力使各项工作有章可循、依章办事。其次，要建立岗位目标管理体系。高校办公室应从工作实际出发确定工作目标，细化分解任务，并逐项落实到各个科室和每个人的岗位上同，完善以岗位责任制为核心的目标管理体系。做到事事有人管、人人有事干，防止因职责不清而出现的推诿扯皮、工作脱节和撞车现象。再次，要抓好制度的检查和落实。要逐步建立一套操作性强、便于监督和检查的考评机制，把办公室人员的年终考核与聘期考核相结合、群众监督与组织考察相结合、考核结果与晋升聘任相结合，对于能够出色完成岗位目标的给予晋级或提拔；对不认真履行岗位职责，不完成任期目标的，要提出警告，以观后效；对不履行岗位职责且不思进取、不安心工作的要予以解聘。形成积极向上、有利于优秀人才脱颖而出的运行机制，激发队伍的生机和活力，使办公室朝着健康、高效规范、有序的方向发展。

参考文献：

[ 1]胡晓萍. 论新时期高校教学秘书的素质要求[ J] . 宁波工程学院学报， 2007， （ 3） .

[2]高红琴. 提高学校办公室工作效率的若干对策[ J] . 安徽工业大学学报， 2003， （ 4） .