高校档案信息化建设初探

于新萍

【摘 要】信息技术的高速发展，给高校档案工作者带来了压力和挑战，同时也迎来了新的发展机遇。但是，人们尽管拥有越来越现代化的手段，但面临的仍将是持续复杂的工作，如档案信息资源的组织、整理、加工与建库等，在网络化、一体化过程中，还将会涉及资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。所以高校档案信息化建设，应从档案管理体制、管理设备设施、实现信息资源共享、管理人员素质及服务质量方面入手，彻底改革旧的管理模式，实行全开放型的科学管理。在建设中，高校档案部门一定要转变观念，必须把信息化建设作为档案基础业务建设的重点来抓。

【关键词】高校；档案；信息化；建设；探讨

著名档案学家吴宝康教授指出：“我们正处在信息时代，档案工作也由实体管理向信息管理与实体管理相结合的方向发展”可以说，运用现代信息技术，能够将高校档案检索由成批检索、联机检索发展成为联网检索，实现档案信息传递的网络化，加快高校档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分高校建设示范性数字档案馆（室），开展大学生网上查询档案信息服务。

一、进一步加强档案信息规范化和标准化建设

随着我国高等教育规模逐步扩大，高校档案信息化建设必将纳入高校发展规划，高校档案部门要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《高校档案信息管理系统规定》 等相关法规，在学习研究国家有关政策法律、法规的基础上，研究建立高校档案信息化发展的政策法律、法规体系，形成高校档案信息化工作的法制环境的保障体系。结合高校档案信息化建设的实际情况，适时制定高校档案电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则。同时要加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理。抓紧构建网络安全体系，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制。建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。坚持统筹规划、分步实施的目标。

二、加大资金投入，逐步改进档案馆（室）设备设施

提高档案馆（室）科学化管理水平，必须改进技术和设备，这就需要加大资金投入。搞好档案馆（室）的基础设施建设，要建立适合保存档案的专用库房、阅档室，增添必要的专业设备，以便做到恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，配备相应设备设施和软、硬件设施。搞好档案信息化建设，需要购置计算机、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备。建设大容量馆藏需要大容量的电子贮存设备，包括大容量、高密度的硬盘和光盘及光盘库，尤其对那些馆藏百万卷的档案馆来说，对贮存设备的容量要求就更高。在购置器材上，严把采购质量关，确保设备设施可靠实用。高校资金尽管都很紧张，但不能以节约为借口暂停建设。在资金筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。最基本的投入渠道是靠财政，一次解决不了的可以分批兑现。

三、进一步加强档案信息化资源建设，促进档案信息资源共享

“十五”期间，我国高校档案工作取得了丰富而宝贵的经验。这些经验的取得是档案发展进步的关键所在。档案信息化建设的核心是资源建设，资源建设需从两点来抓；一是馆藏档案目录数据库建设，进一步扩大馆藏能力，切实改善档案保管条件。加快档案数据库建设，提高档案数据库质量。建立档案馆综合信息平台，使馆藏全部档案案卷级目录数据库和文件机读目录数据库数字化，要有步骤的开展纸制档案数字化工作，建立符合质量标准的档案全文数据库。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立多媒体数据库。丰富和优化馆藏，馆藏建设要注重建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。二是电子文件归档与电子档案管理。从高校档案工作的实际情况看，有一定的特殊性。“十一五”期间要加大档案信息资源管理力度，规范电子文件归档、电子档案接收与管理工作，调整接收、征集范围。要以《电子文件归档与管理规范》为指导，建立电子文件归档管理和电子档案管理系统，电子文件与纸质文件并存的原则。有序推进高校档案信息化建设，加快传统载体档案的数字化进程，科学整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化；档案信息化建设的目的是实现档案信息资源共享，应用信息技术，提高档案利用水平。加强多形式多层次共享平台建设，全面提升档案信息资源开发利用水平和公共服务能力，促进档案信息资源的共享和再利用。加快发展社会信息化，要求我们必须加快档案信息化建设的步伐，建立高校档案信息化的长效发展机制。

四、加强档案信息化应用系统建设

（一）继续推广先进技术、实用的档案管理软件

按照“相对统一、标准通用”符合规范的檔案管理软件的原则要求，推广较高版本档案管理软件。为保证档案信息交换、档案信息共享创造条件。

（二）建立文档一体化的信息管理体系

高校档案馆（室）要积极参与本系统、本地区的办公自动化应用系统建设，对文档一体化应用项目提出需求分析和设计要求，做好文档管理系统与办公自动化管理系统的衔接。实现档案计算机管理系统与办公自动化管理系统的融合。

（三）加强档案网站建设

高校档案馆（室）应确立以网络建设为基础，尽快建立起以高校档案信息资源网为主体的档案服务公共体系，以信息资源建设为核心，积极参与电子文件和电子档案上网工程。高校档案馆（室）和专业主管部门建立的档案网站或网页，应与其他高校档案馆（室）网站相链接。高校档案馆（室）网站要与校园办公自动化同步发展，将馆藏档案目录数据库上网，为利用者提供更多更好的服务。充分利用和发挥档案网站的作用，使档案网

站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。电子政务和文档一体化的推进，网上开放档案和授权查阅成为档案管理利用的一个新的发展趋势，应不断地加以完善和更新，要办理独立域名，设置用户名和密码，自主进行管理，并且要有计划地上网开放档案目录以及已公开的文件、档案全文信息为利用者提供更多的文档信息服务。

五、结论

搞好高校档案信息化建设工作要优化专业结构，抓好队伍建设，树立服务理念。适应档案事业快速发展的需要。一方面，使档案技术的突飞猛进。档案人员必须不断更新知识结构才能适应形势的发展，对馆内人员可进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育。坚持以人为本，优化人员结构，建立一支政治强，业务精，作风好的档案干部队伍，实现人尽其才，才尽其用。另一方面，需要大量的计算机信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员等；特别是档案馆（室）的领导和业务骨干必须接受有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理、现代管理技术等知识的培训，以适应新技术发展的需要。高校档案部门要树立一种开放意识和服务意识，增大开放度，改进服务方式。推进服务机制创新，为利用者创造一个良好的服务环境，使高校档案部门真正成为一个为学校、乃至为整个社会服务的档案信息中心。

参考文献：

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