高校信息技术应用成本—效益评估模型建构与分析

辛蔚峰

【摘要】高校信息技术应用的成本一效益评估理论研究相对滞后于其实践，一直没有一个将成本与效益两方面集成在一起的评估模型为高校提供决策依据。针对这一问题，文章建构了高校信息技术应用的成本一效益评估模型，并从务实角度提出具有操作性的应用步骤，期望帮助高校做出正确的投资决策，推动教育信息化进程的不断深入。

【关键词】高校；信息技术应用；成本；效益：评估

【中图分类号】G40-057 【文献标识码】A 【论文编号】1009—8097（2013）04—0016—05

十几年来，我国高校持续大力度投资于信息技术来支持教学、科研和管理。高校的管理者以及相关政府投资部门非常希望获得有关信息技术应用的成本效益方面的系统信息，以便做出正确的投资决策。与此同时，这个问题也受到相关研究者的高度关注，持续成为科学研究的热点。但是由于教育系统成本和效益问题的复杂性及多领域的交叠特征，几乎没有研究文献将成本和效益整合在一个框架或模型中，以便用来比较不同投资决策的优缺点。

高等教育中关于信息技术成本和效益的研究几乎总是分别进行的。或许我们可以从两个方面加以解释。一方面，成本和效益领域都有各自独特的研究方法。成本评估通常依赖于直接的数据收集，进行定量分析；而效益评估则依赖于间接的和主观的数据收集，进行定性分析。定量研究和定性研究的性质差别使研究者很难构建一个单独的模型将两者整合到一起。另一方面，在高校内，负责财务成本分析的人通常很少关注效益评估，而那些关注效益评估的专业人员又很少具备成本分析经验，并且一般情况下，这两方面的人员很少有交集。

为解决这一问题，本文建构了高校信息技术应用成本—效益评估模型，同时提出了相应的操作步骤。目的是为高校管理者和决策部门提供一种决策支持工具，帮助其做出正确的信息技术投资决策。

一 成本—效益评估的研究困境

开发信息技术教育应用的成本—效益评估模型，首先要确定与特定的信息技术应用相关的所有成本，以及此项应用中获得的所有效益。然而在现实的研究中，即便是跨越这一步，也面临很多的障碍。表现为以下四点：

1 成本信息很难获取

高校信息技术应用成本信息之所以难以获取，有以下四个原因：

首先，高校的财务系统缺乏对信息技术应用成本数据的系统化收集。高校的财务系统与其他营利性组织不同，它们通常只发挥两个作用：记录财务交易和提供预算控制。在高校的财务系统中很少能找到系统化的与信息技术应用相关的成本信息。

其次，成本信息本身具有的机密性也使其获取存在巨大的阻力。当然这是可以理解的，没有哪一个研究者可以随随便便地获取某个高校的财务数据。即便是获取这些成本数据，成本本身具有的不稳定性和不断演变的特点，也会导致其所携带信息有用性被削弱。

再次，成本信息类型多种多样，研究者对于哪些成本信息应当被纳入研究范畴，不能达成共识。研究者大都是从所熟悉的研究领域出发，选择自己容易获得并且容易取得成果的数据信息。

最后，高校组织文化成为信息技术应用系统化成本核算的最大障碍。系统化成本核算要求高校制定新的规章制度，改变原有的财会工作模式，这和高校已有的组织文化不兼容。

2效益评估的定义过于狭隘

研究者往往乐于从一个比较狭隘的教学视角，来评估高校中信息技术的应用效益，很少从更高的组织视角来进行效益评估研究。譬如，信息技术的应用是否提高了学校的公共形象，是否改善了学校的组织流程和信息交流方式等。所以我们需要超越原有的仅仅考虑教学效益的倾向，重新建构一个全景式的和过程式的评估模型，从而使其他层面的“隐藏效益”得以鉴别和显现。

3 效益评估忽视了与高校战略目标的结合

当我们分析信息技術应用的效益时，几乎很少考虑到它和高校总体战略目标的关系。事实是，一项能够推进高校战略目标实现的信息技术的应用价值要远高于那些没能推动战略目标实现的信息技术应用。譬如，“在学校图书馆布设无线网络热点，以便学生更自由地获取学习资源”。如果学校战略中包含建设无线校园之类的目标，那么这项信息技术应用的效益评估成绩在此校中将会高于那些没有设置此类战略目标的高校。

4 效益的比较研究困难重重

信息技术应用项目之间的效益比较结果，对于高校的决策部门做出正确的投资决策是非常重要的。但是，真正有用的效益比较研究面临重重困难。

首先，大多数信息技术应用效益的评价研究，为了适应各自特定的情境，甚至为了得到一个好的评价结果，研究人员往往会对评价指标进行改编。这导致不同信息技术应用项目之间的效益评估不具有可比性。

其次，即便是同一类型的项目，不同的参与者所得出的评估结论也可能大不相同。因为不同的参与者感兴趣的效益价值指标各不相同。譬如，教师会更加关注教学过程，管理者则会更加关注管理过程。

即使我们意识到上述问题的存在，也没有简单的解决方案。高校的管理者以及相关研究者必须认识并接受这样一个现实：不可能获取精确的有关成本—效益的测量数据，在成本一效益的评估中总是存在大量的主观性。通常的情况是，成本方面是高度客观的，数据足够精确，但是效益方面却是高度主观的，这样的成本—效益评估意义不大。

本文提出的评估模型（图1所示），试图以务实的态度，寻找成本评估和效益评估之间的一种平衡状态。在成本评估方面，本模型提供的方法更加契合高校的财务系统；在效益评估方面，本模型提供将主观判断客观化的方法，使评价标准更加清晰，并根据高校战略目标来设置加权，使标准更加精确。

二 成本—效益评估模型分析

1 成本评估

成本评估包含两个部分：成本识别与成本分摊。

（1）成本识别

信息技术应用成本核算的首要困难是识别与其相关的所有成本。以一个网络课程项目建设为例，不仅与课程有关的人力资源和设备资源属于成本核算范畴，那些超越课程本身的支持部门的支出同样也应被包含于成本之列。比如网络硬件建设，软件购置，信息技术支持服务等都应是成本的组成部分。

在工业领域，作业成本法（Activity Based Costing，简称ABC法）是一种被广泛采用的用于识别一个组织中不同活动的所有成本的常用方法。ABC法为组织中不同类别的活动识别成本，这些活动经常超越组织中的部门边界。ABC法将一个组织机构的财务总账重新分析，来提取出精确的成本信息，因此它的数据来源于较低层次的文档。本模型在借鉴ABC法的同时，充分考虑高校财务系统的特点，主张成本信息来自更高层次的文档，例如，部门概算，年度预算，规划文件，支出摘要。这种方法的优势在于数据的获取更加快捷，支持快速分析。

本模型使用这种简化的ABC法进行成本核算，或许有人会质疑造成精确度的降低。对此，我们认为降低精确度是合理的。原因有二：一是它减少了成本核算的成本；二是后期的效益评估是主观为主的评估，因此对成本分析花了大力气进行的高精度的数据分析和后期的主观分析进行综合时，前期的努力就显得不是那么必要了。

（2）成本分摊

在有效成本识别的基础上，我们要进一步地进行成本分摊，目的是细化和合理分配高校信息技术应用的成本构成。信息技术应用成本根据使用性质可划分为三类：基础设施成本、支持成本和增值活动成本。成本分摊就是把基础设施成本和支持成本分摊到相应的增值活动中，我们同样采用简化的ABC方法进行。

基础设施成本是指信息技术资产的总拥有成本。例如一个网络服务器的总拥有成本，其中不仅包括购置成本，还包括许可成本，以及外部支持成本等。增值活动指的是一個学校组织中能产生外部价值和效益的任何活动。当然这种活动的目的和组织的总目标应该是一致的。高等教育的增值活动包括教学、研究和社会服务等。高校中的其他活动被定义为支持活动。包括行政管理支持活动和学术支持活动等。

每一类成本都包括三个组成部分：资本性成本、员工成本以及日常开支成本。资本性成本指的是非经常性开支项目，譬如批量设备的购入。员工成本是高校支付给相关员工的工资报酬。除去上述成本，所有的其他成本皆可归类于日常成本。例如公用事业成本、办公耗材成本等等。

2 效益评估

效益评估包含效益分类与效益加权两个部分。

（1）效益分类

结合已有研究，我们提出效益可以分为三个大类：教育效益、组织效益和外部效益。高校都希望能为社会提供最好的教育（教育效益），最好的管理（组织效益）和良好正面的社会形象（外部效益）。虽然这些效益类别有重叠，并且会以多种方式相互联系交织。但是，至少给出了一种客观的分类标准。例如教学中的信息技术应用不仅为学生带来教育效益，也会改善学校组织中的信息流，或提高学校在特定环境中的外部形象。表1举例说明了三种类型的效益。

（2）效益加权

在应用这个模型的时候，高校可以根据自己的战略目标，以系统化的方式对不同的效益类别进行加权。例如，如果一个高校的战略目标是强调社会服务，那么“战略伙伴”的权值就可能高于“学生满意度”的权值。高校必须首先确定哪些指标是重要的，以及如何对它们进行评分，用加权的方法来反映它们的相对重要性。当然评估结果只是对决策提供帮助，不能做精确化的测量。它是一种主观的结论，但是它可以帮助高校更好地解释他们的决策。

三 成本—效益评估模型操作步骤

为了完成信息技术应用的成本—效益评估工作，成本—效益评估模型将分六个步骤来实施操作。（模型操作以某大学信息技术课程整合项目评估为例）：

1 选择评估项目

某大学需要评估三门信息技术整合课程的成本与效益情况，这三门课程分别利用了不同的信息技术。我们需要确定哪一种信息技术应用模式应当得到进一步的推广应用。作为比较基准，我们将应用传统教学方法的课程作为对照组也包含到评价对象当中。

所有的课程都是为经济管理学院的大学三年级学生开设的，学生数量相似。课程A：笔记本电脑项目，这门课程利用大学所购买的电脑，推动小组学习与交流。课程B：虚拟学习环境项目，这门课程利用虚拟学习环境相关设备开展教学。课程c：个人反应系统项目，这个项目为学生提供了课堂学习情况的即时反馈，并且帮助教师管理大型的课堂讨论。课程D：传统教学方法。

2 确定项目总成本

应用简化的ABC法，将每门课程的运行总成本计算出来，包括教学部分的直接成本以及分摊的基础设施和支持服务成本。结果如表2所示：

3 效益评估指标加权

在这个简化的比较评估中使用了一个有限的指标集，来评价上述的课程。这个大学的其中一个战略目标是要形成一个良好的信息技术应用的公众形象，并且强调应用信息技术提升学生的满意度，鼓励发展学生的创新能力。因此，我们对学生满意度、学生创新能力和社会公众形象指标给出了较高的权重。如表3所示：

4 应用加权效益指标评估

对于所选择的每一个评价指标，模型的使用者都应选定一种适合的评价方法。本模型并没有给出哪种指标使用哪种方法更为适宜的建议。但是，我们建议，为了使评估具有可比性，在一项评估中对同一个指标项应当应用同一种方法，使其具有相同的标准。

例如，我们用问卷调查来进行学生满意度、学习质量和创新能力评价；对于员工满意度的调查不仅参考问卷调查数据，也参考了平时观察的结果；对于公众形象的评价，由于没有可用的定量数据，因此借助了相关专家的判断。

我们把每门课程的评价结果转换成1～10的评级，每个评价指标的评级再乘以权重得到一个加权分数，这些加权分数的总和代表了每门课程的效益评估测量结果。如表4所示：

5 确定成本-收益率

在确定每门课程的成本和效益的基础上，我们就可以对它们进行比较，得出一个相对评估结果。一个最简单的方法是将效益得分除以课程总成本，得到成本一收益率，如表5：

6 绘制图形得出结论

如图2所示，将表5的数据用图形表示出来。“期望效益率”这条线表示人们对投资期望能获得效益的平均水平，线的左上方表示其效益高于平均期望水平，右下方则低于平均值。如果能够积累现有信息技术应用成本—效益的足够数据，期望效益率可以用来判断任何一个信息技术项目的价值。图2的数据显示，高校可能会进一步推广C项目，因为它的投资回报率最高；如果高校资金充足，没有财务限制，A课程也可能获得推广考虑，因为它获得的效益更大一些：D课程显然是效益最小的，但是同时也是投资最少的，它的投资回报率达到了平均期望水平。B课程的效益不高，但是投资不少，不考虑推广使用。当然，这些结论只是提供了决策判断的依据，真正的决策需要管理者和决策者考虑更多其他因素。另外要注意的是，本研究并未将时间变量纳入研究范畴，而信息技术应用的效益可能会随着时间的推移发生变化。

四 需要进一步解决的问题

本模型在实际的评估中既显示了它的可操作性和实用性，同时也出现了一些需要进一步深思的问题。

1 效益的深度和广度

本文选择的评估案例是基于参加不同课程项目的学生数量大体相等的前提的。但是，如果学生数差异很大，就有可能会出現很大的问题。信息技术应用项目在一个小群体上得到一个大的效益与在一个大群体上得到一个小的效益，到底哪一个更有现实意义，这样的问题就有可能无法得到明确答案。因此，具体的项目评估要非常重视对高校具体情境进行对话和讨论，并且要根据高校战略优先等级来确定不同指标的权重。

2 成本效益评估的时机

本文所涉及的评估案例都是在这些项目实施之后进行评价的。这种回顾性评价的优点是可以收集有关成本—效益的具有可信度的数据。但是如果需要在一个新项目实施之前进行评估，例如我们要去申请某项资金。那么模型中的成本—效益数据则必然是临时性的和更加主观的。而且，从新项目的实验期所得到的成本和效益数据可能会随着项目逐步深化而发生变化，有可能评估得出的结论与这些信息技术应用之后再评估的结论有很大不同。

3 跨项目数据的可比性

每个信息技术项目都能得到各自的成本—效益数据，但是能进行跨项目比较研究的成本—效益数据是很少的，对这一问题没有简单的解决方案。特别是效益指标有较大差异的项目之间更无法进行比较。

在现实操作中，使用与战略目标相一致的少量指标作为通用指标，应用于较大范围的信息技术应用项目，也可以进行项目间比较研究。这样，成本—效益数据就可以基本做到系统化和具有可比性，当然实现的难度较高。

本文描述的成本—效益模型是以帮助高校管理者和相关决策者做出正确的信息技术投资决策为目标。它从组织机构层面出发，关注较大范畴的成本效益关系，可以根据高校的不同情况灵活运用。希望此模型能够对高校的发展提供有价值的评估与决策建议，推动教育信息化进程的不断深入。

编辑：小西