浅谈公证档案管理中的保密工作

金红

【摘 要】公证档案是由公证机构的公证文书形成的档案，是公证机构证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。因此做好公证档案管理工作有着重要的意义。文章主要针对公证档案管理中的保密工作进行了探讨。

【关键词】公证档案；管理；保密工作

近年来，深圳经济特区公证服务领域不断拓宽，新的公证项目不断涌现，公证业务和档案数量迅猛增长，公证档案的保密管理问题日益重要。深圳经济特区公证档案涉及面广、内容多、增长快、数量大。深圳市公证处档案室按年度归档管理的公证档案自1997年首次突破2万卷以来，平均每年档案数量递增30%以上，2007年公证档案已突破15万卷以上。截止2013年3月，深圳市公证处共归档公证档案132.32万卷。公证档案作为国家档案的重要组成部分，忠实记载了公证机关进行公证活动的全过程，其中某些资料可以作为法庭庭审的证据。公证档案在经济社会生活中的影响力和权威性，要求公证档案必须加强保密工作，这是公证机关义不容辞的重要责任。公证人员和公证档案管理人员必须遵循国家有关法律、法规的要求，做好公证档案的保密工作，特别是要对公证档案实行规范化、程序化和安全化管理，让公证档案更好地为建设社会主义和谐社会服务。

1.公证档案的重要意义

公证档案作为公证机关进行公证证明活动的真实记录，反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况，体现了公证机关的基本职能，并可以有效防止公证活动本身所引发的纠纷。其次，公证档案作为当事人从事民事活动的真实记录，反映了曾经发生的民事活动的真实情况，有利于维护社会的稳定和民事纠纷的妥善解决。再次，公证档案大多长期保存，具有极为重要的查考利用价值。例如在公证档案历史悠久的法国巴黎国立公证档案馆，我们仍可以查询到15 世纪的公证文书。同时伴随着经济社会的飞速发展，公证业务不断拓展，公证文书迅猛增加，公证档案数量每年递增，公证档案所发挥的作用也越来越大，因此收集、整理、保管、利用好公证档案的意义也愈加重大。

2.健全和严守公证档案的保密制度

公证档案是一种历史的记录， 而历史不仅是过去的事实本身，更是指人们对过去事实的有意识，有选择的记录。

2.1 公证机关所有知晓公证内容的工作人员都应依法保守当事人的秘密

公证机关受当事人委托办理公证业务的同时，也从法律上为当事人提供了所办公证内容能够得到保密的承诺，非经办证当事人许可，无关人员无权了解所办公证的情况。国家司法部颁布的《公证程序规则（试行）》第5条规定：“公证人员办理公证事务，应当保守国家机密和当事人的秘密。”这项规定从法规上明确了对公证事务保守秘密，是公证人员应尽的义务和职责。实际工作中，公证人员以及接触公证文书档案的特殊人员，如记录人员、翻译人员、制证人员、档案人员等，必须为当事人保守秘密，妥善保护好公证档案，防止遗失泄露，更不能向他人泄露公证的内容。从更大范围上讲，其他受公证机关委托、邀请或因职务需要而接触到国家机密或当事人秘密的人员，都应对公证事务和公证档案负有保密义务。

2.2 对涉密公证档案必须依法进行特别管理

《公证程序规则（试行）》第50条明确了涉密公证档案的保存方法，即对涉及国家和个人隐私的公证事项特别是遗嘱公证，应列为密卷保存，以区别于一般公证事项。同时，应定期对公证档案保密工作情况进行检查，发现问题及时纠正。在办理当事人需要的保密公证事项时，应指定专人负责办证、打印和保存，不得扩大知情范围。公证机关在发现公证档案泄密后，应迅速采取相应措施，防止进一步扩散，并向同级司法行政机关报告。对于故意泄密或者泄密造成重大影响的，应根据国家保密工作的有关规定，作出严肃处理。

2.3 借阅和查阅公证档案必须严格限定人员范围并履行审批手续

《公证档案管理办法》对什么人可以查询公证档案作出了明确的规定。该办法第15-17条明确规定：除人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其他单位和个人一般不得借阅和查阅公证档案，因特殊情况必须查阅，需由公证处报经同级司法行政机关批准；律师因诉讼代理的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经公证处主任或副主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的与当事人谈话笔录；凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借阅和查阅，特殊情况必须查询的，需经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。在实践中，要特别注意律师查阅公证档案的手续和程序问题。律师在代理诉讼中，只是代理一方当事人，如果随意允许律师查阅诉讼对方当事人的公证档案，就有可能使公证当事人在诉讼中处于非常不利的地位，其利益将受到侵害。一旦公证当事人的利益因公证档案失密的过错而遭受经济损失时，从理论上说公证机关应当负赔偿责任。虽然目前有关法规没有明确公证机关应承担怎样的责任，但从法律上讲，公证机关在受理公证当事人申请并收取相应公证费用后，就有义务保守公证当事人的秘密，保证公证内容、档案资料不被第三人知道，保证当事人权益不受损害。

3.强化公证业务人员和档案管理人员的保密意识

3.1 加强公证机关全体工作人员的保密教育

公证档案的保密工作，不仅是档案管理人员的责任，也是所有公证人员的责任；不仅要在文书归档和档案保管工作中加强保密教育，还要从公证业务办理的每个环节上加强保密教育。公证机关要对公证档案保密工作给予高度重视，对公证人员、档案管理人员和所有涉及公证事务的工作人员，加强保密教育。这样，才能保证公证档案保密原则，从公证活动组织和公证文书形成一开始，就在源头上得到落实。

3.2 要重点加强公证档案管理人员的保密工作

公证档案管理人员的特殊身份，使其具备了对公证档案知密多、知密深的特点，他们对公证档案的保护负有比一般公证人员更为重大的责任。公证档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是关键。实际工作中，公证档案管理人员应达到“四个好”：一是政治思想好，有较强的责任心、事业心和高度的保密意识；二是知法守法好，不仅要熟悉档案管理法律法规，还要不折不扣地执行保密法的各项规定；三是工作作风好，对公证档案的查阅人要细查其身份并确定其查询利用范围，严格履行审批手续，严格按制度办事；四是识人眼力好，要根据查询人查询的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，防止查询人损毁、涂改、伪造公证档案，做好档案利用的监督工作。

3.3要维护好公证档案的完整与安全

《公证档案管理办法》对公证档案的接收、整理、借调与查阅、保管期限、鉴定和销毁，统计和移交与保管和防护作了系统规定，为公证文书的归档保存提供了制度保障。《公证法》将公证文书的立卷。

公证档案管理人员的重要职责之一，就是要维护公证档案的完整与安全。这既是公证档案保密工作的基本任务，也是公证档案保密工作的目的。维护公证档案完整与安全，要做到“四个不”，即不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使公证档案保护得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏；不丢，就是使公证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使公证档案遗失或被窃；不散，就是要求公证档案的保管相对集中，不致因零乱分散保管而使档案管理出现空白和死角，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求公证档案管理工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

4.结束语

公证机构的档案管理工作是一个既复杂又繁重的工作，要做好并不是一件容易的事。信息时代的来临，因此，必须要具有适应现代化发展需要的创新的思想观念和发展观念，勇于接受新技术、新方法、新思维，努力实现公证档案的现代化、信息化管理。

参考文献：

[1] 孙凤燕；提高公证文书档案鉴定工作质量的策略研究[J]；档案天地；2011年08期.

[2]《中华人民共和国公证法》2006-03-01.