谈如何做好档案开放利用中的档案保密工作

孙宝辉

(吉林大学农学部，长春130062)

档案保密工作是档案管理工作中的一项重要内容，尤其是对于一些特殊的企业或单位来讲，档案都是要进行密级分类的。例如，有些密级等级较低的档案可以被广泛借阅参考，而有些档案则需要经过一定的授权才能被利用，对于一些高等级的档案，更是要经过多层验证才能被利用。若档案在管理中没有按照密级规定进行管理和开放利用，使档案信息被泄露，就有可能给企业或单位带来严重损失，甚至会对社会造成很大影响。为此，在档案的开放利用过程中，必须做好档案的保密工作。

1 加强开放档案的审查鉴定力度

根据我国相关法律的规定和要求可以得知，档案是具有一定的保密期限的。一般是在档案正式形成之后的30年内，都属于保密期限范围内，当超过30年，这些档案就可以向社会公众开放，以供大家利用参考。对于普通的经济、科学、技术、文化等方面的档案普遍适用这一规定。但是对于其中某些特殊的档案，例如涉及国家利益的相关档案，则即使已经形成30年，也不能对外完全开放，可以根据实际情况延期一段时间，直到这些档案不再对国家利益造成影响后再对外开放。除了这些规定以外，档案法还规定了需要保密的档案是有密级之分的，一般是分为绝密、机密和秘密三个密级[1］。不同密级的档案在管理中需要根据不同的要求进行管理，以最大程度地利用档案资源又不会影响其保密价值。但是需要注意的是，档案的密级并非是终身性的，有些档案在某段时期内为绝密文件，但过了这段时期可能就成为机密文件、秘密文件，甚至不再具备保密价值。因此，档案管理人员不可一味地按照档案原本的密级进行管理，以免降低档案的利用价值。也不能忽视档案的保密性，无限制地增大档案的利用范围，以免造成信息泄露。这就要求在开放利用档案时，必须要对档案的密级进行重新审查和鉴定，并重新正确划分其密级，从而合理控制档案的开放程度和利用范围。

2 加强档案开放利用的监督管理

对档案的开放利用进行有效监督，也是做好档案保密工作的重要举措。通过监督我们可以及时发现档案开放利用过程中存在的问题与不足，并及时予以制止和管控，使一些不利于档案保密管理的行为得到限制和约束[2］。我们需要建立一定的档案管理制度，对档案的借阅、外借、复制等行为都进行明确的规定，使档案管理人员在日常工作管理中能够有据可依、有规可守。要做好监督管理，结合不同的档案利用人员的身份与其利用档案的目的来辨别其心理动机，并对于一些可疑人员进行重点监督，仔细检查其翻阅过的档案，一旦发现有破损或其他问题时，必须及时做出正确处理，并做好记录。对于一些破坏性较大的行为，要及时报告上级，通过法律途径来挽回损失。

3 做好档案的密级调整工作

由于档案的密级并非是终身性质的，具有一定的保密期限。因此在对档案进行管理时，要在不同的时期对其做出不同的管理。随时做好档案的密级调整工作，以增大档案的利用率。为此我们可以根据法律规定设立一定的档案密集管理新秩序，使档案管理工作者能够结合实际，放眼未来，合理地制定档案的密级期限，并做好密级的升降管理，加强档案的规范管理。另外，在对涉密档案进行管理和密级调整时，要分类分段的进行，以免密级不同的档案混在一起，或涉密档案与非秘密档案混在一起，造成档案信息泄露。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理、准确的掌握、有效的保密、及时的提供创造条件，做好档案利用过程中的保密工作[3］。

4 涉密档案人员管理

档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是关键。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，建立人员的约束机制，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因进行补救，确保绝密档案安全。其次，档案管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，还要防止秘密的泄露。另外，档案工作人员要从搞好档案保密工作、提高档案利用质量的角度来加强自身的业务学习，使自身能更好地适应新时期档案工作的要求。

[1]徐慧春.档案管理中应注意做好保密工作[J］.黑龙江档案，2011，(04):13—14.

[2]赵爱民.试论如何做好档案的保密与开放[J］.经济师，2012，(02):32—35.

[3]刘姗姗.正确处理档案保密与利用的关系[J］.兰台世界，2011，(S1):9—10.