规范的管理农机监理档案问题研究

高爱华

（原平市农业机械安全监理站，山西 原平 034100）

在国家一系列惠农政策的带动下，农业机械及配套农机具数量急剧增加，农机注册登记和新办驾驶操作证件的数量也呈上升趋势，随之相应的农机监理档案管理变得尤为重要，如何规范的管理农机监理档案成为了一个新的焦点问题，受到各方越来越多的重视和关注，下面笔者就这个问题简单地谈一下自己的看法。

1 农机监理档案管理的分类

按照农机监理业务的不同和遵循便于管理的原则，农机监理档案大致可分为以下三类：农业机械档案（主要是拖拉机和联合收割机）、农机驾驶操作证档案和农机事故档案。

2 农机监理档案管理存在的问题

农机监理档案是为社会和广大养机户、驾驶操作人员服务的，不仅具有行政意义，而且还需要有专业性、规范化的管理水平。但从目前各县市农机监理档案管理的总体水平来看，还有很多急需完善的地方，以山西省忻州市为例，主要存在以下这些问题：

（1）未制订严格的档案管理制度，对农机档案管理规范执行不到位。目前，很多县市没有制订严格的档案管理制度，档案管理比较混乱，工作人员随便翻阅、查询情况普遍。并且由于办公条件和经费的限制，也没有专门的档案储存室，更谈不上防火、防潮、防盗、防蛀。

（2）档案管理并未做到专人专管，人员素质也参差不齐。农机监理系统的档案管理一般是办理业务的监理员兼职进行档案管理，往往身兼数职，职责分工不明确，起不到相互监督制约的作用，而且监理员未参加过任何的档案管理培训，不知道自己的职责所在，更有甚者业务不熟悉，工作态度不端正，造成档案管理工作极其被动。

（3）电子档案处理不及时，有时与纸质档案内容不一致。山西省农机监理部门的农机监理信息管理系统已全省联网，实现了网上审批、县市制证的行政许可审批模式，虽然提高了办事效率和方便了群众，但同时有些县市监理站变得不注重纸质档案的建立，书写了草错误，资料不全，制证后不及时归档，进行年度检验后也不输录入相关信息，等等。这些问题的出现，造成纸质档案与电子档案的不一致与脱节，不便于管理与查询。

（4）自动化、科学化管理水平有待进一步提高。目前，山西省农机监理信息管理系统只面对省、市、县三级农机监理部门，乡镇一级的农机管理人员和养机户及驾驶操作人员不能进行查阅和其它操作，达不到资源共享，不能够更好地为广大养机户及驾驶操作人员和基层工作者服务。

3 规范农机监理档案管理的方法

为了贯彻落实《农业机械安全监督管理条例》，依据《档案法》和农业部有关拖拉机、联合收割机的业务登记规定，2013年1月29日，农业部印发了《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》，《规范》对现有的牌证管理、驾驶证申领和使用规定进行了细化，在档案收集、整理、保管、借阅等各个环节做出具体规定。也可以这么说，《规范》的出台，为农机监理的档案管理提供了工作依据，那么针对目前本地实际工作中存在的问题，我们如何更好地执行《规范》，对农机监理档案进行科学化、规范化管理，我提出3点自己的意见和建议。

3.1 配备专职档案管理员，并组织进行培训学习

各基层县市要配备专职档案管理员，完善相应的档案管理制度，与办理业务的监理人员相分离，实现相互辅助和监督制约。由农业部举办省级档案管理员培训班，层层组织培训学习，促进各地、各级学习贯彻和交流，进一步提高农机安全监理的科学化、规范化和制度化水平。

3.2 注重农机监理档案管理工作，严格执行《规范》要求和省级相关文件规定

各级要加强农机监理档案管理工作，高度重视此项工作，建立单独的档案储存室，所有档案要排列有序，借阅和查询要进行登记，防止丢失和损坏，并以《规范》为工作依据，严格执行《规范》的相应要求，结合省级有关档案管理的文件规定，做到态度端正，工作认真，分工明确，责任到人，资料完整，清晰干净。

3.3 争取建立农机监理查询系统，确保电子档案和纸质档案统一完整

为了对农机车辆进行高效科学的管理，方便基层和广大养机户及驾驶操作人员进行档案查询，要争取早日建立面向基层的农机监理信息查询系统，实现档案资源共享，逐步提高农机监理档案的现代化、自动化管理水平。同时，要保证电子档案与纸质档案内容完整一致，确保档案管理的真实有效，全面详实。