浅议档案信息资源的开发和利用

刘新喻

(青海广播电视大学教务处，青海 西宁 810008)

随着计算机技术的迅速发展，人类迈进了一个以信息技术为中心的网络环境新时代，通过网络人们可以轻松地搜索到大量的信息，信息已深入到社会生活的各个方面，成为国家重要的战略资源，然而面对如此海量、庞杂的档案信息，档案管理怎样走出传统的思维和工作模式，对这些在网络环境下产生的信息进行科学的管理和加工，使其成为整个社会的记忆和财富;如何利用信息化手段，提高档案信息资源的开发层次和深度，以便最大限度、最大范围地发挥出档案信息资源的潜在价值和作用，创造出经济效益和社会效益，是当前档案工作者面临的一个主要任务。

一、档案信息资源开发与利用的概述

档案信息资源的开发与利用就是档案管理部门根据社会需要，将收集到的档案信息资料，按照不同的目的和要求，采用专业方法和现代化技术，进行不同方式、不同深度的发掘、采集、编纂、储蓄、传输，并迅速、准确地以多种形式和渠道向社会提供系统的、高水平的档案信息资源，以满足档案用户的利用需要。通过开发将零乱无序的信息变为整齐有序的信息资源，做到能最大限度地发挥出档案信息资源的作用。所以，它主要包括两方面:1.开发的客体要素—档案信息资源及其内容、价值，这是开发利用档案信息资源的物质基础和前提，2.开发的主体要素—档案信息资源的开发队伍，这是档案开发利用的主体和关键要素。

二.档案信息资源的开发利用是社会主义现代化建设的需要

档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设，档案利用工作是达到这一目的的直接途径，是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位，其作用主要表现在:第一，档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节;第二，做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤;第三，搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动，做好做活档案工作;第四，档案利用工作是为现代化建设服务的基本措施，社会经济发展对档案信息依赖程度提高，需求量增加，档案工作的性质决定它要为经济与社会发展服务。改革开放以来，档案工作已成为党和国家各项建设事业必不可少的环节，社会的不断进步，经济建设的迅速发展，为档案信息资源的开发利用提供了极好的机遇，大力开发档案信息资源，建立档案信息服务网站、建立档案反馈系统，是社会主义经济建设的需要，也是社会主义先进文化建设的基本要求。它数量巨大，涉及到社会的方方面面，各个行业，上至国家，下至企业，社区直至家庭、个人，是人类自身认识和改造客观世界经验和智慧的总结，蕴藏着极大的价值，能在不同的时间与空间范围内发挥作用，是国家的基础资源，是国家信息资源体系的一个重要组成部分，所有这些，都对档案信息资源开发提出了新的需求。档案信息资源的利用作为各级领导实行科学决策、科学管理的重要依据，一方面，各级党委和政府在进行宏观决策和制定规划、计划时，需要大量的档案资料作为依据和参考;另一方面，各项具体的工农业生产建设、重点工程建设，在解决一系列难题的过程中，需要查阅档案资料。历史和现实的实践经验证明档案工作在不同的历史阶段，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用，档案资源只有开发利用起来，才能发挥它们应有的价值。所以加强档案信息资源开发利用，是时代赋予档案工作的责任，是经济快速发展和社会进步的必然要求，也是档案事业适应社会发展的必然选择。

三.做好档案信息资源开发利用的几点措施

档案是历史的记录，档案信息是原生信息，做好档案信息资源的开发利用工作是整个档案工作的目的和归宿。因此，工作的关键体现在服务方式和服务手段的改进上，档案部门要充分应用现代信息技术，从深层次、高水平、高效率的角度出发开发档案信息资源，加快档案信息数字化，促进档案事业有一个新的发展，推动档案信息资源开发利用工作。

1.转变观念，强化意识是开发利用档案信息资源的重要前提。

档案信息资源的开发利用，必须树立正确的思想观念，要破除“档案信息无用论”的观念，认为“档案只是过时的材料，档案工作只是看门守摊，无所作为”，看不到档案信息资源对工作查考，对经济、文化建设、科学技术研究的重要作用;要破除“开发档案信息资源危险论”在过去相当长的一段时间内，将档案的机要性和保密性不适当地加以扩大神秘化，担心开发档案信息资源，会造成档案内容的失密和档案利用者的失控，会给自己带来麻烦，惹出事端。因此，不愿意深层次开发档案信息，这也是开发档案信息资源的一个思想障碍，必须改革那些不适应档案开发利用的管理方式，形成一套切实可行的服务机制，由“管理型”向“管理服务型”转变，提高认识，自觉主动地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，从而充分发挥档案信息资源的价值。

2.完备的法律规章是开发利用档案信息资源工作的保障。

在信息化条件下，档案信息开发利用工作必须做到有法可依、有章可循。如:电子文件和数字化档案的法律地位问题、电子文件的集中备份安全保管问题、电子文件和数字化档案的安全保密问题、电子文件接收管理和档案数据库建设的标准化问题、档案信息资源开发利用过程中保护公民隐私的问题等等，应制定相应的法律法规和标准，应把档案信息资源开发利用工作纳入《档案法》的修改内容中去。使档案信息管理法制化。

3.利用现代化的信息管理设备和网络技术是开发利用档案信息资源的基础。

随着计算机技术的发展和应用，网络已渗透到社会生活的方方面面，建立信息网络是及时准确提供档案信息资源的重要途径。档案管理部门应加大网络设备的投资，配备复印机等简易印刷设备，配备具有计算机专业知识的专业技术人才，加强对档案管理人员普及计算机基础知识的培训工作，提高档案管理人员实际操作技能。做到人人懂管理，人人会操作，使档案信息在手段、途径、范围和检索上都发生根本的变化，以便将不同载体上的档案信息，通过计算机录入等多种手段转化成数字信息来实现档案信息的自动化管理，逐步建立一批高效率的全文档案信息数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、网络信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用，突破时空的限制。信息网络化可为档案信息的社会化服务提供最佳的技术手段，可使检索变得简捷快速，提高信息检索的查全率和查准率，实现档案信息资源数据库化、档案信息资源服务网络化，档案管理工作自动化。

4.丰富的馆藏量是档案信息资源开发利用工作的基础条件。

做好网络环境下档案信息资源建设，没有档案信息资源，就不可能进行开发利用，“巧妇难做无米之炊”所以，档案部门要加大收集档案资源的力度，扩大档案的接收范围和征集门类，使档案数量充足、内容丰富，要注意收集反映社会重大变迁的多种载体档案，不断丰富充实馆藏的档案信息资源，此外，在丰富馆藏中，还应注意收集反映当地经济、历史、文化真实情况的特色档案材料，解决传统载体档案的数字化问题，使传统载体的档案信息资源得到有效开发利用。以满足社会需求为导向，有效地开发传统档案信息资源，整理编目、优先数字化那些最具有现实利益问题的各类档案信息资源，如房地产档案、婚姻档案、城市低保档案、合作医疗档案、农民工档案、学籍档案、拆迁档案、社保档案等等，开展档案数字化工作，建立各级各类档案数据库，并通过多种信息平台实现档案信息资源共享，用户可以不受时间、空间等的限制，随时、准确地从网上查到自己所需的各种档案信息资源，使馆藏的信息更丰富，更具有地方特色，更好地服务社会，以便档案工作进入到方便快捷利用传统载体档案的新阶段。

5.加强编辑工作是开发利用档案信息资源的根本途径。

档案信息编研工作是档案信息资源开发利用的另一重要途径和形式，能为领导决策、政策咨询、投资等社会需求提供可靠的、高层次的信息服务。档案工作者要坚持“以利用为中心”，可通过对库藏的各种形式的档案信息同一进行内容上的整理、储存、在分析研究的基础上，编辑文件汇集、史料选编，撰写大事记、年鉴等参考资料，形成编研成果或编辑出版档案史料，内部或公开出版发行，实现同一事物的多种表现形式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者，编辑工作的着眼点也应放在“高、精、尖、实”上，既要尊重档案管理工作的科学规律，做好档案的分类、整理、著录、鉴定等各项档案基础工作，还要充分利用信息化技术手段，在更高层次上提高档案信息资源的科学管理水平，从而使档案信息得到最大限度的利用。

6.提高档案人员的素质是开发利用档案信息资源的关键。

档案信息资源的开发，人员素质很重要。开发档案信息资源是一项复杂的系统工程，是对档案承载的信息进行采集、加工、存贮和输出的过程，是把档案信息由静态转化为动态，为用户接收的过程。因此，要培养掌握现代化信息技术的高层次的信息管理人员，优化档案干部队伍的人员结构、知识结构，加强档案人才的梯队建设。业务上要精益求精，不仅要掌握传统档案组卷、归档、编目录工作，还要有一定的现代科技知识和较强的信息捕捉能力，要有计划地引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的学习培训，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理等现代化管理技术和手段，提高工作效率和管理水平。同时，加强对在职人员的继续教育和培训，千方百计地为档案人员创造岗位培训、函授、进修深造的机会，不断掌握现代化的管理经验，更新知识，提高其业务水平，才能有利于档案信息资源的开发工作，真正承担起档案信息资源建设者和“导航员”的角色。

总之，档案信息资源的开发利用工作是一项长期的、艰巨的工作任务。我们要抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，利用现代化手段加强档案信息资源建设，以满足物质文明、政治文明、精神文明建设的需要，最大限度地充分发挥档案信息资源的作用和价值，开创档案信息资源开发利用的新局面，为全面建成小康社会做出新的贡献。

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