理学院教学档案管理的信息化建设初探

杨小红，房 翃，张 芳

（华南农业大学 理学院，广东 广州 510642）

1 引言

近年来，随着学校和各级教育行政部门开展本科教学水平评估、教学状态评估以及专业评估以来，我院开展了大量的工作，形成了大量的文件材料，这些文件材料最终都会转化为学院教学档案.随着计算机技术的广泛运用，再加上数字化校园平台的建立以及电子作品、数据库和计算机软件的大量使用，越来越多的教学档案以数字化的形式存在，从而使教学档案信息化建设被提上了日程.如何管理以及利用这些教学档案，提高教学管理水平和管理质量，是教学管理工作者所共同面临的重要课题.

2 现状分析

学院教学档案主要来自教学计划的各个步骤和教育育人的整体，也有学校对学院在教学创新和人才培养等方面所做的全方位规范等.教学档案的特征之一是来源广、关系种类多.教学档案不但联系到学校各部门，还联系到各系，学生办公室，学生实习基地及实验室建设等.人员也联系到校、院领导、学院的所有教师和学生等.特征之二是教学档案记录方式多样化.由教学活动多样化特点决定了档案基础数据的多样性，学院的教学档案的基础数据主要有纸质文本、电子存储、光盘存储等.目前，学院教学档案管理存在以下三个方面的问题：

2.1 学院教学管理人员对教学档案的管理重视程度不够[1]

一般而言，学院的教学管理人员更重视学生的学习目的和其他培养计划，对教学档案管理不够重视.认为教学档案管理无非就是按照模式走，不需要技术性的工作，不是学院的核心工作.对教学档案只要能够做到照本宣科，不遗失，能够随时调出、查档即可.由于思想上的不重视，必然导致各系、实验中心对自己教学中的教学计划、教学内容等相关的文字和图片等相关资料不能主动上交存档，造成教学档案资料的及时存储存在困难.

2.2 学院教学档案管理缺乏统一规范而具体的管理措施

各学科专业、学生办公室，教务办公室各司其责，各自分管负责一部分教学档案，学院教学档案缺乏整体的协调合作和统一管理，造成教学档案管理在体制上出现了条块分割、多头主管、各有侧重却又功能交叉的状况.甚至出现平时很大一部分教学档案资料堆在个人手中，而未能及时移交学院进行分类归档，导致教学材料的不完整性.这种情况往往体现在学校或上级教育行政机构进行教学评估时，为了补充材料欠缺的缺口，学院要花费大量的精力来补全档案，这必然造成巨大的资源浪费.

2.3 学院教学档案“重藏轻用”

各学期结束或每年的教学状态评估终结后，大量的教学档案被移入院档案室收藏.档案中有许多有价值的信息资源未被进行深度挖掘和加工利用，学院教学档案“重藏轻用”，教学档案的价值得不到体现，利用率不高.

3 教学档案管理的信息化建设

基于学院教学档案信息分散、传递不畅、利用滞后等现状，我们办公室负责教务教学管理的老师对学院教学档案实施信息化建设探索.在实现现有档案有序整理的基础上，实现部分有价值的档案数字化和网络化，提高教学档案的利用率，发挥教学档案的档案功能，在提高学院教学管理水平和管理质量方面做了一些有益的探索.

3.1 加强学院教学档案管理规范化建设

近五年来，以学校每年开展的校教学状态评估工作为契机，加强学院常规教学档案规章制度建设，建立、健全档案信息化保障体系，为教学档案管理信息化建设的运行打好基础.同时对各类教学档案提交建立统一标准、分类设置、建立完善的档案整理规则，为教学档案管理信息化做好制度保障.例如加强对电子文档的指导与监督，在各学科专业、实验中心、学生办公室等进行教学档案移交之前，制作完成统一的、有效的电子表格、电子档案模板及存储格式，方便电子档案的归档.规范电子文档的归档范围，统一标准进行修改和格式转化等预处理工作，实行分类管理.

3.2 完成教学档案管理信息化的资源积累

从已经归档的纸质档案中筛选出有价值的信息，进行深度挖掘和加工，进行数字化处理，并将其转换成电子文件，实现教学档案信息化的资源积累.根据学校本科教学状态评估指标体系，按照教学管理、教师队伍和教学改革、教学运行、命题与阅卷、毕业论文、人才培养质量等六个一级指标和教学研究、教材选用、专业建设、课程建设等19个二级指标体系，分门别类地将原始资料部分转化为电子文件进行储存，部分实现了教学档案数据库管理和纸版材料相对应，方便档案的查阅和利用.目前，学院各类教学档案如教学进程表、毕业论文、必修和选修课试卷、课程档案、学生成绩、综合设计型实验报告、课程设计报告、实习相关材料等已经逐步实现了管理信息化的资料整理工作.

3.3 开展档案信息的利用，实现学院教学档案管理网络化

充分发挥数字化学院平台的作用，将有序整理的教学档案信息资源，通过理学院网络进行发布、提供查询检索服务，开展档案信息的利用.例如，将各学科专业的精品课程、双语课程开设情况、各教研室开展教学研究活动情况，发表教学研究论文情况、教材选用情况等进行网络发布，提供查询检索服务，既方便各专业对各自的教学情况有充分的了解，有助于挖掘各学科专业的教学特点和教学规律，总结教学经验和教训，最大限度地提高教学质量[2].同时也实现了资源共享，为进一步的教学活动开展和教学研究项目申报提供了完整详实的第一手资料，避免在资料使用过程中出现大量重复劳动和不必要的人力物力资源浪费，大大提高档案的利用价值.有效发挥数字化学院平台的作用，通过此平台，实现教学档案资源的有机整合，开展档案信息的利用，架起老师、学生、教学档案管理人员的交流桥梁，改变以往信息分散、传递不畅、利用滞后的局面，使学院网络成为教学档案信息传播和共享的平台.

4 结语

通过近五年的工作，在学院办公室负责教务教学管理老师的共同努力下，学院教学档案信息分散、传递不畅、利用滞后的局面得以改观.对学院教学档案实现信息化建设，实现现有档案有序整理，并实现部分有价值的档案数字化和网络化，提高教学档案的利用率，发挥教学档案的档案功能，提高了学院教学管理水平和管理质量.当然，教学档案信息化建设是一项艰巨的任务，需要我们在不断建立完善的教学档案管理制度下，不断去积累和探索，使挡案功能发挥更大的效用.

〔1〕丛日丽.高校档案现代化管理的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2012(4)102-103.

〔2〕丁汀.对学校档案管理现代化建设的若干思考[J].档案，2007（4）：47-49.