信息时代档案工作管理的创新

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

信息时代档案工作管理的创新

高楠

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

档案工作作为高校工作的重要组成部分，对高校的发展发挥越来越重要的作用.但是，随着网络时代的到来，使档案管理面临着许多新的机遇与挑战.要使档案工作适应信息时代的需要，必须加强高校档案管理创新体系建设，形成科学的管理模式，从而全面提高档案工作质量，发挥其信息时代的应有作用.

高校；档案管理；信息时代

1 网络计算机技术对传统档案工作的影响

1.1 档案馆藏的变化

档案是一种信息，是信息和实物资料的统一体.电子档案的大量涌现，使得传统的馆藏内容正由传统档案(纸质)向以电子档案和传统档案并存的方向发展.

1.2 对档案形态的影响

随着电子文件入档，必然产生区别于纸质等传统档案的归档方式.由于电子文件的信息是以数码方式存在的，因此已不具有传统意义上的原始性.而对电子文件的管理，也由传统的方式变为以数据的方式在网络中传递、归档，变为“虚拟馆藏”.

1.3 虚拟档案与传统档案的关系成为档案工作必须面对的问题

(1)传统档案文件是虚拟档案的基础，虚拟档案作为一种信息资源，离不开各个具体的传统档案的支撑.(2)虚拟档案形式的出现，要求档案部门自觉主动地将自己纳入档案信息网络中，以实现资源共享.(3)虚拟档案环境为传统档案管理和服务提供了创新的契机.传统档案部门是一种实体化、过程化和机构化的体系.构建档案信息系统，有助于打破传统档案部门的物理界限，使档案信息资源更有利于服务于当代社会.

2 网络时代档案工作的价值

网络技术的迅速发展，给高校档案管理带来了机遇与挑战.高校档案管理工作者应抓住机遇，深化高校档案管理改革，促进高校现代化建设.

高校档案是高校发展的印记，是高校历史的原始记录，对高校的可持续发展至关重要.高校的档案资料，是经过收集、整理后有序地保管起来，其作用是巨大的.完成、齐备、有序的档案资料，能够为高校的教学、科研和管理工作提供史料性服务.明代内阁大学士邱浚恰当地论证了档案的价值：“今世赖之以知古，后世赖之以知今.”档案是一种对历史的记录，是高校的有机构成部分，对高校未来的发展有十分重要的作用.

高校档案来源于高校的教学、科研及其他各项活动，它要经历一个立卷、归纳的过程才能生成并传播使用.高校档案主要记录高校教学、科研、党政管理活动，其价值的原始性、真实性是其他资料无法比拟的.高校档案是高校制定相关方针政策、总结经验教训、研究有关问题的重要资料，对教学科研及文化建设作用很大.所以，高校档案是高校可持续发展不可或缺的.

3 网络时代高校档案管理创新体制建设

高校档案部门要想在学校建设中发挥自身的作用，适应社会政治经济的需要，就必须进行创新体制建设.

3.1 改革档案管理模式

高校档案避免基本都属于非独立结构，一般都是挂靠在学校办公室之下，其职能不具主动性，这种职能上的缺失已严重阻碍档案工作的发展，使档案事业成为信息时代的旁观者.高校应该改变这种体制的不合理，在改革中将档案部门从校（院）办或其他部门分离出来，建立成独立单位，并赋予它主动决策职能，从而促进高校档案事业又快又好地发展.

3.2 更新管理思路

（1）更新观念，重新对档案职能进行定位.过去那种追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的管理模式，显然与网络时代的发展趋势格格不入，并且还会造成档案资源的严重浪费.因此，必须转变观念，对档案工作进行重新定位，树立主动服务意识、资源共享意识，增强档案管理技术含量，使档案管理网络化、共享化，把为上级服务转变到满足社会用户和学校的需求上来，开辟档案工作的新途径.

（2）创新管理方式.档案部门服务质量的好坏不仅取决于人员素质，也与管理水平的高低密切相关，而档案馆对资源的开发利用程度和效果则是衡量服务质量的核心指标.有鉴于此，档案管理工作者就应该把管理着重点从对设备、档案资料的管理转变到对用户和档案员的管理上.档案管理人员要要树立用户至上意识，把如何服务用户、如何发挥档案的使用价值作为核心考量，最大限度地满足用户的需要.

（3）打造一支过硬的档案专业队伍.教育部第27号令《高等学校档案管理办法》制定了“人才兴档”、“人才强馆”的档案发展战略.因此，高校档案部门要树立人才资源是第一资源的意识，针对档案工作的特点及需求，努力打造一支政治素质过硬，业务精湛，工作踏实，纪律严明的专业队伍.一是加强人本管理，激发馆员主观能动性，提高他们的职业操守，使他们爱岗敬业，把档案事业作为自己一生的追求.二是实行全员聘任竞争上岗制，通过优胜劣汰，提高人员的整体素质.三是建立合理的激励机制，奖勤罚懒，提升人员的素质.四是完善档案工作人员教育、培训机制，通过教育与培训提升在职档案人员的文化和专业素质，提高档案管理人员信息化工作技能.在网络时代，档案文件是通过计算机实现自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和利用的.因此，档案管理人员熟悉不熟悉电子文件的特征和电子档案的规范管理，熟悉不熟悉计算机技术和网络安全防护技能，便成为确保档案信息的完整性与信息使用安全性的保障.为了提高馆员素质，首先是加强馆员的在职培训及继续教育，不断提高馆员的业务水平和专业素质.其次，鼓励馆员利用业余时间参加各种学习班或自学，如计算机课程、归档文件整理知识等.第三，注重在实践工作中培养锻炼人才.总之，就是要通过各种途径，把档案管理工作人员锤炼成为一支特别能战斗的队伍.

3.3 创新技术手段

（1）受传统思维模式及运行方式的影响，高校的档案管理工作十分原始，大多数工作还停留在手工阶段，各种设备也十分落后和简陋，这对发挥高校档案的价值十分不利.档案人员在工作中必须重视现代技术手段的运用，运用电脑技术做好库藏条目录入工作，尽快实现档案条目检索自动化，提高档案工作的效率及服务质量.网络技术、计算机技术、高水平的办公设备是档案工作现代化的标志之一，因此，档案部门要主动进行办公自动化系统的设计与建设，研究解决文档一体化问题，使档案馆藏尽快与互联网互联互接，采取多种形式，努力使档案工作重点与学校中心工作相结合，成为教学、科研的助推器.

（2）加快高校档案信息化建设步伐.随着档案数量的不断增加，查找利用率却日益降低，这既与管理人员能力、存放条件不佳有关，也与信息化水平不高有关.解决这一问题最好的办法就是推进档案管理信息化.如何才能实现档案管理信息化呢？一是制定一套信息化建设的详细计划，对可能出现的问题提出预案.二是实行档案信息化项目备案，为优化资源提供基本决策依据.备案体系应该以网络平台为支撑，以确保信息的及时性.三是实现计算机在档案部门的全覆盖，采用大容量的档案存储载体，以实现档案自动编目和检索，档案自动存储，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理.并加入全国性档案信息化交流的内部网络平台，通过这一平台，交流经验，共享技术资源，实施跨地区的信息化建设合作.

3.4 做好档案管理的基础性工作

进入网络时代，信息作为一种资源，越来越受到人们的重视.档案作为一种信息资源，它的价值正被社会广泛接受.既然档案工作如此重要，就要从组织机构、人员配备、制度保障、办公设备等方面加大工作力度.但是，这还不够，还要重视建档工作，因为档案是信息价值的基础.收集、整理、归档，是档案工作的重要组成部分，是档案管理的起始环节，与其他环节相比，它居于一种特殊地位，因为档案的收集和存储是档案信息形成价值前提.收集工作要立足于为经济建设、为教学、为学术研究、为社会发展提供服务的原则，在此基础上要注重收集档案资料的广泛性，使珍贵的档案资料尽量齐全完整.要注重收集档案资料地域性和特色性.收集工作必须有计划、有目标、分步骤、分主次地完成.档案人员在收集工作结束后，要将各种文件材料分期分阶段地归类，以确保档案材料的完整性，以形成有重要价值的档案信息资源.

档案部门应改变“坐等待收、守摊待用”的作风，主动上门服务，跟踪收集，然后归档、保存.现在高校的社会活动越来越频繁，大到高校的改革，小到节假日志愿者活动等，都应派专门人员到场收集文字资料和图像资料，从中找出有价值的资料和数据，整理后，立卷、归档，以备日后为教学科研、党政管理之用.档案的收集工作要坚持平时与经常、随时收集与定期收集、集中与分散相结合、专职人员与兼职人员相结合的方式，以便拓宽档案收集范围，拓展资料来源，丰富馆藏.

信息时代的档案管理是高校工作的有机组成部分，是高校人才培养、学术研究、开展教学的最直接、最原始的记录.科学、合理地收集档案，强化管理与创新，是打造优质档案手段.档案管理者要解放思想，更新观念，创新管理，使高校档案管理步入健康发展的轨道.

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