高等学校采购内部控制存在的问题及对策

马淑英

摘要：合理完善的采购内部控制制度是我国高等学校降低费用支出、保证学校正常运行的重要条件。本文针对目前我国高校采购内部控制存在的问题，提出了相应的对策建议。

关键词：高等学校采购内部控制问题对策

着现代信息技术和管理理论的不断发展，加之高等学校整体运作环境的不断变化，导致我国高等学校采购业务原有的内部控制方法失去效力。合理完善的采购内部控制制度是我国高等学校降低费用支出、保证学校正常运行的重要条件。因此，制定新的环境下的内部控制方法就显得更为重要。

一、高等学校采购的含义

采购业务是指高等学校购买物资或技术、服务及支付款项等需要进行的各项经济业务活动。其中，物资主要包括高等学校的消耗材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是高等学校正常运行的起点，既是高等学校的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购流程的环节虽不很复杂，但隐藏的风险却是巨大的。

二、高等学校采购业务流程

总的来说，高校采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、付款等环节。上述采购流程适用于各类高等学校的一般采购业务，具有通用性。高等学校在实际开展采购业务时，应结合自身情况予以扩充和具体化。

（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划开始，包括需求计划和采购计划。实务中，学校各部门一般根据教学需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

（二）请购

请购是指高等学校教学经营部门根据采购计划和实际需要，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

（三）选择供应商

狭义的讲，选择供应商是指高等学校在研究所有的建议书和报价之后，选出一个或几个供应商的过程。广义的选择供应商则包括高等学校从确定需求到最终确定供应商以及评价供应商的不断循环的过程，也就是确定采购渠道。它是高等学校采购业务流程中非常重要的环节。

（四）确定采购价格

确保所购物资的成本，以期能确立有利的竞争地位，并在维持买卖双方利益的良好关系下，使原料、设备供应衔接有续，确保教学活动正常进行。而如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，则是高等学校采购部门永恒的主题。

（五）订立框架协议或采购合同

框架协议是高等学校与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指高等学校根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等作出了明确规定。

（六）管理供应过程

管理供应过程，主要是指高等学校建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。

（七）验收

验收是指高等学校按照验收业务的流程对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。

（八）付款

付款是指高等学校在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。

三、高等学校采购业务内部控制存在的问题及原因

（一）采购计划不真实，存在盲目采购现象

物资采购计划是实施物资采购活动的主要依据，其影响涉及物资采购全过程，一经确定便不能随意变更，但在实际工作中，物资采购计划的编制还存在一定的随意性，如不考虑市场供需形势，不考虑交通运输条件，编制采购计划过大，不仅浪费人力、物力、财力，有时甚至还影响高等学校的教学活动。造成采购计划不真实、不准确的主要原因是采购计划不能根据教学计划实行对应采购，采购人员为了完成工作任务或为了摆脱采购行为对教学的责任，对物料不能按教学需求采购，而是超需求采购物料。

（二）采购方式的选择不灵活、不科学

目前高等学校主要采用招标、比价两种方式进行采购。最初，通过招标和比价采购的确大幅度降低了采购成本，积累了丰富的供应商资源，但随着高等学校自身的发展，仅仅依靠招标和比价两种方式进行采购已经不能满足提升采购效率和效益的需要。这两种采购方式有一个共同的缺点，就是过多的关注短期收益，过多的关注单笔采购的价格，对采购的综合成本考虑不够。其结果是虽然单笔采购价格看似较低，但后期的使用成本比较高，致使采购总成本提高。这个矛盾在设备的招标采购中尤为突出。因此，选择合理的采购方式不仅可以大大降低高等学校的成本，而且能带来很高的经济效益。但目前高等学校管理者对采购工作内部管理所带来的效益不够重视，不注意依据采购内容确定采购方式，尚未建立有效的、与时俱进的采购体系。

（三）供应商选择不当

主要表现在：没有建立对供应商的采购评估体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价，对供应商的管理只是主观臆测。由于对供应成本缺乏科学合理的分析，在谈判过程中只是简单的压价，或一律直接采取招标手段，当采购价格大大低于市价时，经常造成买方缺货，或虽然获得了采购合同，但由于一味追求低价格造成产品质量下降，导致经常性的退货和各种费用的增加。

此外，高等学校与供应商之间缺少长期合作的思想，彼此缺乏信任，造成一些伪劣产品进入高等学校的采购市场，增加了采购工作的风险，导致采购方不断更换供应商，不但增加了采购成本和采购库存，而且还造成了严重的损失浪费。另外，高等学校与供应商的联系主要由采购员单方面进行，由于缺少有效的监督控制机制，随着时间的推移，徇私舞弊的行为难免产生。

（四）验收标准不明确，验收程序不规范

大多数高等学校都设立了采购部门，主管采购业务并负责掌握供应商及供货信息等资料。采购部门依据采购计划进行询价，从而确定采购计划及候选供应商名单，并将其提交给上级主管部门审批，申请付款。实质上，上级主管部门、财务部门、质量检验仅限于对已发生的采购业务进行质量、数量、规格及价格等方面的一致性复核，而对采购前期工作如物料供应的市场调研、供应商的选择、供货谈判及订立合同等工作缺乏监督。由于没有建立规范的检验、验收制度，或虽有明了的制度，但由于执行不到位，导致制度成为一纸空文，采购人员与检验人员之间不能形成有效的控制。

（五）采购人员的综合素质不高

采购人员对采购业务系统的学习和研究不够，不了解所需产品的型号和规格（如仪器或仪表、配品或配件等）及其技术参数，不熟悉采购计划的审核工作，对采购供应链管理知识了解不深，不了解市场资源和市场信息，不知道采购作业电子商务管理方法等。有的采购人员机械地执行业务部门的采购需求报告，有些不该购的购了，该少购的多购了，产品规格不符合要求的也购了，严重影响到高等学校的采购成本和采购效率，造成很大的浪费。采购工作直接影响到高等学校整个教学业务活动的进程和质量。要搞好采购供应工作，人是关键。但目前各高等学校在选用采购人员时，只重视思想品德素质考察或只重视学历水平的要求，而忽略了对采购人员专业知识、业务能力的培养，使得采购人员综合素质不高。

四、加强采购业务内部控制的对策

针对高等学校采购业务内部控制存在的问题，笔者认为可以采取以下具体措施来加强采购业务内部控制的力度。

（一）加强采购计划审计制度的落实

第一，教学、项目建设等部门，应当根据实际需求准确及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是高等学校年度教学计划的一部分，在制定年度教学计划过程中，高等学校应当根据发展目标实际需要，结合实际情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为高等学校刚性指令严格执行。第四，定期开展库存检查，对无计划、合同外采购品种、超储品种，保管员应拒绝入库。对查出的计划外、无合同采购、超储品种采购应追究责任，做到使用去向不明的不买，可买可不买的先不买，能晚买的不早买，能少买的不多买，从源头堵住新的超储积压的产生，避免造成新的浪费。将储备定额指标具体落实到计划采购员和保管员，把实物管理与资金控制结合起来。第五，对由于设计变更、技术参数提报不准，造成采购计划编报失误，产生新的积压的采购行为，要追究有关人员责任。

（二）推进战略采购方式的实施

战略采购是从战略高度上来看待与供应商的关系，强调与供应商的整合。战略采购注重“最低总成本”，而常规采购注重“单一最低采购价格”。通过战略采购，可以弥补招标、比价采购方式上过于关注短期利益的不足。建立供应商资信档案，根据供应商经营状况、质量保证能力、供货价格水平、资信等级以及产品使用情况的综合评价等评出准入供应商，根据准入供应商的打分结果划分等级，对不同等级供应商进行不同的供货安排。与供应商进行运营整合，以实现在技术、成本、速度、质量、安全等方面总体价值的最大化。

1.集中采购管理，建立采购事务的集体决策机制。每年一定时间，高等学校应集中采购管理队伍将众多采购计划进行集中，整合形成一个统一的采购计划。由采购队伍与供应商进行洽谈，统一完成采购计划。这样既可以通过采购数量上的增加，形成规模采购，从而提高与供应商洽谈的筹码，获得较优的价格，降低采购成本，也可以集中库存，避免质量验收标准不一带来的影响。

2.统一供应商的管理，加强采购内部控制制度。采购部门将订单输入电脑资料库，如果是固定往来厂商，则由电脑订货系统向其下达订单。如果不是固定厂商，则以订单传真和信函通知对方。厂商交货给验收单位后，验收单位从电脑资料库取出订单资料，与所交的商品核对验收。如相符，就将验收合格资料输入电脑，再由财务部门核对订单、厂商发票与收货情况，并付款给厂商；如验收不符，也将验收结果输入电脑。如此，各相关部门都可以从电脑资料中随时查询和了解采购状况。

（三）建立供应商评估体系

高等学校通常应当在确定供应商前展开多家询价的过程。通过对众多潜在供应商进行全面考察后，确定一到两家供应商为高等学校供货。这个政策本身就具有预防采购舞弊风险的作用。多家询价可以提高找到最佳供应商的机会；集中供应商则可以扩大采购数量，达到降低采购成本和简化采购管理的目的。传统的采用众多供应商供货的办法，虽然表面上看可以提高供货的稳定性，增加供应商之间的竞争，从而降低采购成本。但从长远来看，对高等学校并不有利。由于供应商数量过多，每家得到的配额相应减少，其后果就是质量下降并且易产生舞弊行为。在保证供货稳定的前提下，集中供应商应当是预防采购舞弊风险的重要手段。把握好独家采购与集中采购的度，是高等学校制订采购政策要考虑的关键。

（四）制定规范的验收程序和严格的验收制度

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向高等学校有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。此外，高等学校可以要求所有的采购单据都要及时在计算机中进行维护，使得业务的可追溯性增强，可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，减少业务操作中的人为因素。

（五）提高采购供应人员的综合素质

采购供应人员应具备的素质包括思想品德素质、知识素质、能力素质。思想品德素质要求采购人员做到胸怀坦荡，大公无私，树立良好的职业道德，把高等学校利益放在首位，严格把好进货关。知识素质要求采购人员具备与采购任务相关的政策、法律知识、市场学知识、业务基础知识、自然科学知识、文化基础知识、社会心理等相关知识。能力素质要求采购人员具有成本分析和价值分析能力、协作能力、表达能力、预测能力。这些能力的获得需要自身长期的学习、积累，同时也需要高等学校加强业务培训。J

参考文献：

1.张希超.浅谈采购业务内部控制制度设计［J］.中国工业经济，2010，（8）.

2.毛文华.加强物资采购过程中的内部控制［J］.冶金财会，2009，（2）.

3.李明玉.加强采购内部控制防止采购舞弊［J］.铁道财会，2009，（22）.

4.郭素晍.建立高等学校采购内部控制制度的构想［J］.山东审计，2009，（5）.

5.崔松.采购业务内部控制设计的一些经验体会［J］.中国注册会计师，2009，（4）.

6.蒋俭英.高等学校采购与付款的内部控制［J］.中国内部审计，2010，（8）.