论电子文献采访业务❋

奚永旺 阮海红

(浙江传媒学院 浙江杭州 310018)

引言

目前图书馆普遍采取自行采购、集团采购、自建数据库等方式，且以购买为主，辅以自建、合建、委托加工及开发的方式来发展数字馆藏。电子文献的采访由于缺乏计划、经费、标准、采访书目工具，兼之出版发行市场较混乱多变、系统性不强等问题，使得电子文献采访成为一项较浩大且繁琐的系统工程，实践中存在很大的盲目与被动。

本文引用柔性管理理论，提出了从电子文献的全面获取、有效控制、完善管理和提升服务四个环节来构建大/泛在采访业务的设想，研究探索新视角与新架构以促进图书馆业务的创新转型。

1 电子文献的获取

电子资源是指将信息以数字形式存贮在光、磁等介质上，并通过计算机或类似设备阅读使用的产品。通俗而言就是，把文字、图像、声音、动画等多种形式的信息存储在光、磁等非纸介质的载体中，并通过网络通信、计算机或通讯终端等方式再现出来的资源。从电子资源发展现状及未来前景看，电子资源主要可分为光盘型电子资源和网络型电子资源。〔1〕而图书馆拥有的电子资源主要指购买的非纸本的各种参考资源，包括电子期刊、电子图书、各种类型的数据库、电子类参考资源、Internet上的各种资源以及各馆自建的专题数据库等。

1．1 业务过程探析

传统意义上电子文献的获取是通过代理商购买相应的电子文献资源;或者是数据库代理商提供多种电子文献。这两种方式获得的资源都是由代理商提供，良莠不齐;数据种类重复，质量难以过关;缺乏读者参与，资源利用率低。

1．2 获取策略研究

随着个性化特色化图书馆概念的成熟，越来越多图书馆不再满足由代理商提供电子文献，而是让读者加入到电子文献获取的大军中，并减少图书馆员的参与。学科导航平台的推出，让图书馆可以采取网络抓取方式，获得与本馆相关资源。一是制作电子文献采购意向表，发布在图书馆主页上，让众多读者上网选取适合需求的电子文献或提供需要的电子文献目录。二是在各类图书馆活动中，宣传电子文献及其使用，让读者充分了解电子文献，主动投入到电子文献的选择与采购中。三是让图书馆员走出去，主动向读者推荐电子文献，满足其需求。

2 电子文献的控制

2．1 业务过程探析

图书馆需要慎重考虑的，是购买的电子资源存在的版权问题;另外，买来的电子资源并不是一成不变，数据也在实时更新，图书馆员应间隔一段时间，查看后台下载与浏览数据，从而了解该电子资源的使用情况，为其续订做好信息反馈。

2．2 控制策略研究

首先，图书馆员应充分利用合同控制。电子资源的版权是众多图书馆比较头疼的问题，容易导致纠纷。解决该问题应利用购买合同，与数据库代理商签好协议，注明使用年限，写明免责申明。其次，试用与购买的电子资源应定时进行后台数据统计。图书馆员应定期通过后台了解其浏览与下载量，获取相应的点击率。如果点击率不高，可以取消下次合作。点击率较高的，应适当增加电子资源经费，提高该电子资源的并发性。

3 电子文献管理策略

3．1 业务过程探析

综合考察管理业务的内容、影响因素以及动态过程，笔者将电子文献管理业务分层次建模，如下图所示:

电子文献管理业务三层次模型图

3．1．1 宏观层面完成科学规划

宏观把握国内外电子文献资源的发展现状、国内各项共建共享服务工程以及本馆的结构性缺藏问题，进行学科考察与学科权衡、经费预算与成本核算、人员配置与资源整合，注意动态平衡，实行按需调整，制定电子文献采购原则与发展政策。只有科学的策略才能保证资金的准确到位，避免盲目采购引进，为读者学习和科研提供合理的文献保障。〔2〕对数据库的适用学科与读者的学科需求进行比较研究，充分考虑重要学科、重点发展学科以及资源短缺学科等因素，适时调整、修订资源发展政策，保持电子文献的学科结构平衡，以适应高等教育的发展、教学科研需求和电子资源与日俱增的新态势，减少发展管理中较大的随意性和盲目性，编制一个独立的电子资源馆藏发展政策可以更好解决问题。〔3〕

3．1．2 中观层面完善管理体制

不断完善管理体制，明确管理职能和运行机制，制定一系列管理办法，执行科学管理工作。成立电子文献管理的业务组织，如馆藏发展专家组、电子资源评价工作组等机构，〔4〕一个运行良好的电子资源评价工作组可以调研和评价电子资源的试用、采购、续订等工作，确保各环节不偏离发展规划的要求，这样不但可以监督政策的实施，更能从制度和程序上确保电子文献管理业务过程的科学性和合理性。〔5〕图书馆还必须配备专门的用户数据分析人员，负责跟踪、了解用户需求，以定量分析来帮助调整资源建设策略并决定文献的储藏。〔6〕

3．1．3 微观层面规范管理程序

微观层面的电子文献管理业务体现在大量的图书馆常规工作中，诸如:周工作流程、登入点管理分工、电子资源维护工作、期刊列表的平台以及重新调配管理等等。以香港中文大学图书馆电子资源学习周工作流程为例，由期刊、编目、系统及参考四个业务部门分别负责更新及维护电子数据库及电子图书数据库网页;电子期刊及免费电子资源的检索平台;图书馆公共检索目录。从期刊部开始，建立一个EXCEL文档，包括三项资料记录:①新增的电子资源;②有待更新的电子资源;③停订或停刊的电子资源。编目部依据EXCEL文档资料建立、更新书目记录。期刊部开始建立、更新或删减有关的点收记录。参考咨询部负责更新数据库及电子图书的网页，系统部负责更新电子期刊的A－Z列表，建立远端存取连结及维护远端存取的安全性。〔7〕

由于当前的电子文献管理业务中存在大量可改善空间，可考虑引入工作流管理理论来规范管理程序，以帮助实现目标管理与绩效管理。工作流管理WFM(Work flow Management)是人与电脑共同工作的自动化协调、控制和通讯，在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡，从而达到资源的高效配置和管理。

3．2 管理策略研究

3．2．1 依托项目管理发展虚拟馆藏

虚拟馆藏指在实体馆藏的基础上所做的数字化资源整合，形式为自建和购买的数据库，包括便捷的检索平台和阅读方式。〔8〕实施项目管理策略可增加图书馆电子文献建设经费，突破图书馆虚拟馆藏发展瓶颈，完成硬软件环境的整体改造与转型升级。浙江传媒学院图书馆通过跨部门的团队协作申报中央地方共建合作项目与省财政资助合作项目，争取到了数百万的项目经费支持，此外，规划并申报“传媒产学研数字化特色资源平台”，集成多种传媒特色信息资源与服务，形成一个以重点学科服务为主体的科研支持环境，以创建媒体资源共享的多功能特色信息科研平台。还参加教学条件保障工程教改项目和应课程教学改革的基础教学设施配套改造与保障机制的建设研究，实现了图书馆数字基础设施和系统的更新。项目的管理与实施为图书馆电子文献业务管理带来了很大的变化。

3．2．2 重视OA资源，关注开放获取

开放存取(Open Access，简称OA)一个被广泛接受的定义是:网上免费获取，允许阅读、下载、复制、传阅、打印、检索、建立链接、编入索引、软件中使用，或其他合法的使用，除去上网费用，不产生任何费用，没有法律和技术方面的存取障碍。〔9〕因此，充分利用OA期刊可及时缓解外文资源的获取困难问题，便捷获取全球OA期刊，更可及时了解、掌握国际先进的科学技术水平和科技创新。2007年西安交大图书馆在外文期刊购置过程中，把OA期刊作为重要考虑因素，将OA期刊与现有订购的品种进行核对，发现有几十种期刊都属于OA期刊，于是调整了部分期刊的订购品种，节省经费的同时还收集、整合OA期刊超过了一万种。〔10〕由于OA期刊品种每年不断增加，跟踪品种的变化，获取新OA期刊网站的期刊品种及相关信息存在很大的困难，《OA期刊共享集成方案及其关键技术研究》一文对来源不同、遵循不同协议的OA期刊的共享集成的关键技术问题进行了研究，并提出解决问题的思路和方案，来实现OA期刊的共享集成，解决OA期刊源的跟踪维护问题。〔11〕

3．2．3 强化协调配合，实行协作外包

协作外包的管理策略可优化图书馆电子文献的处理流程、人力资源分配和读者服务。电子文献数量的极剧增长与读者的及时使用已成为图书馆面临的重大挑战;如何运用现有的人力资源和图书馆集成管理系统也已成为电子文献管理的新命题。根据香港中文大学图书馆的统计，该馆的电子资源数量在2006－2007年度比上一年增长了两倍之多，随之而来的是复杂频繁的资料更新及费时失事的联系工作，为改善电子资源管理工作，实行了电子期刊的编目工作外包，即将电子期刊的编目及电子期刊A－Z列表的维护工作外包与Serials Solutions公司，并采用了Innovative公司的电子资源管理系统，读者通过图书馆的公共检索目录可以了解有关电子资源的同步登入数量、下载限制、打印限制、及版权限制等;可以透过新的电子期刊A－Z列表以刊名、刊名关键词、及ISSN检索，或以刊名及14个主题浏览电子期刊检索。因此，该馆考虑将其他的电子资源维护工作外包，以进一步减省人手，为读者提供更完善的服务。〔12〕

4 电子文献服务策略

4．1 业务过程探析

IS0 2789 Information and Documentation——International Library Statistics第四版中“电子服务”(electronic service)的定义是指OPAC服务、图书馆网站服务、电子馆藏的使用、电子文献传递、电子参考咨询、电子资源的访问使用和网络的用户培训等。〔13〕电子文献是开展电子服务的根本，可细分为数据库、电子连续出版物、数字文献，数据库分全文数据库、文摘索引数据库及其他类型数据库，数字文献包括电子书、电子专利、网络视听文献和其他电子形态的报告、预印本等文献。〔14〕电子文献服务作为一种典型的知识密集型服务，核心任务是选择科学的分类服务体系，构建有效的服务集成系统，其中，服务意识始终渗透起主导作用，电子文献维护、推广与教育构成关键的两大要素。

考察业界的工作实践，通常由图书馆各业务部门承担起电子文献服务任务，皆依托各类电子文献相应开展各类电子服务，在具体的服务项目及服务过程中，也联合借助馆外机构的资源来共同参与，详见《电子服务类别、文献类别及业务部门、机构一览表》。

电子服务类别、文献类别及业务部门、机构一览表

4．2 服务策略研究

4．2．1 探索合作共建服务模式

图书馆主页的可用度与电子资源检索的稳定性极大影响文献的使用。探索与其他非图书馆的信息机构的合作，比如凭借超星读秀数据库的搜索平台，实现馆藏书目的资源整合，跨学科、跨语言的文献资源搜索平台的搭建使图书馆馆藏建设不再注重“拥有”，而更注重“获取”，大大提升信息的提供和控制能力。图书馆与这些商业机构和信息提供商合作，可节省本馆的采购经费和馆藏资源数字化的成本，同时馆藏信息在Google等搜索引擎中的链接，对图书馆馆藏是一个很有效的宣传。〔15〕

4．2．2 推广数字阅读与知识共享

电子文献服务的重要策略之一是推动数字阅读服务，促进知识共享。关注新的信息处理、存储和传播技术来提升服务水准，构筑一个全新的数字阅读服务新平台。围绕构建适应教学改革需要的教学环境保障体系，通过跨学科发展合作，为教学改革实现探究性、互动性、网络化学习提供现代化的信息平台。拟定改革目标，为社会培养适应信息时代的具有数字阅读能力的合格人才，发挥专业优势，整合优势资源，积极拓展信息素养教育的新空间，形成创新的学习资源中心，依托先进设施，集成多种传媒特色信息资源与服务，形成一个以重点学科服务为主体的科研支持环境，创建以学科资源共享为特色的多功能的数字化信息平台，拓展个性化服务的空间。

4．2．3 策划学习型、创新型电子服务活动

按照新的知识流程来组建图书馆的管理组织体系，重新设立服务岗位，配备专职人员负责安排培训任务，组建图书馆学习型组织的馆内学习与培训，建立学科馆员制度，开展数字参考咨询服务。培养一个数字导读服务团队，策划阅读推广活动，熟悉组织流程，引领学生社团开展读书活动，探索建立图书馆阅读推广活动的长效机制，持续推进学习型、创新型、服务型服务活动。比如，策划读书文化节的数据库电子资源推广月活动;邀请数据库电子资源供应商参加推广活动;当场派发宣传资料及指导数据库利用等。启动电子资源培训计划，组织系统的面向全校师生进行数据库电子资源的专题培训，包括中文期刊数据库、外文数据库、文献传递平台使用介绍以及毕业论文写作与检索技巧培训等。

5 结语

基于读者需求与学科发展，图书馆应建立规范、科学的采购模式，形成合理的决策机制，在种类不断趋多且价格连续趋长的电子文献资源中实现优化选择，确保以最优惠的采访成本引进最需要的数字资源，实现馆藏资源最大化利用。

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6，15．刘素清，李晓东．数字环境下文献资源建设的再思考．大学图书馆学报，2008(6):14－18

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