浅谈供水档案的信息管理

陈 萍（东台市自来水有限公司，江苏东台，224200）

信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。本文试就信息管理在供水企业档案管理中的应用进行初步探讨。

一、强化供水档案信息收集是实行供水档案信息管理的关键

目前，供水企业特别是县（市）级供水企业，因其认识不足或改制等原因，导致档案信息管理投入少，利用效率低。但随着供水行业的发展不断加快，现代化生产水平和人民群众生活质量需求的不断提高，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，供水档案必须从“故纸堆”中转移到信息管理上来，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。我们档案工作者如何将文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为更为快捷可用的信息，并准确、高效地提供给生产经营需求者，使档案能最大化地满足生产经营的需要呢？笔者认为：一要成立专（兼）职档案员队伍，形成有效的档案收集网络；二要制订相关档案收集制度，提高档案收集效率；三要明确档案收集内容，保证档案收集的全面性、原始性、及时性、真实性；四要统一规范要求，纸质档案、声像档案和电子档案必须同步收集，格式统一规范。

二、建立通畅的信息传输渠道是实行供水档案信息管理的条件

实行供水档案信息管理是供水企业现代化管理中的一个重要组成部分，档案信息传输渠道的建设应置于企业信息管理之中。通过实践，供水企业档案信息传输渠道一般有以下几种形式：一是建立企业范围内的OA网络，各部门的每一台电脑互相间都能做到即时通讯和信息无缝传输；二是企业每台电脑都与互联网联通，利用电子邮箱、QQ进行传输，有利于档案信息的及时传输；三是在一些特殊环境和条件下，利用U盘、移动硬盘、光盘等进行信息间接传输。

三、着力改变现状是实行供水档案信息管理的前提

目前，供水档案信息管理现状令人担忧。供水企业信息化水平较低，信息管理投入不足，供水档案管理基础薄弱、管理手段和方式落后等问题严重制约供水企业经济效益和市场竞争能力。在供水企业的档案管理中，普遍存在着这样一些困难和不足：

一是对档案信息管理的认识亟待提高。随着城市的发展，供水管网档案越来越多，给供水企业的档案管理工作带来了很多困难，传统的档案管理以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等过程，其工作量巨大，步骤也繁琐，这些都不能适应现代化管理的需要。

二是档案存储量大。不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

三是人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术，又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，已不能适应现代管理要求。

四是档案信息化管理落后。随着城市经济水平的迅速发展，供水企业的档案作为企业发展的重要组织部分，却不能用现代信息管理的方法来管理，造成了很多资料不能得到充分利用。

四、设立企业信息管理中心是实行信息管理的重点

建立企业档案信息中心是适应市场经济高速发展和新科学、新技术不断涌现的需要。档案资源通过信息中心实行信息资源共享，其效能是显而易见的。其做法是：一是在企业档案室设立企业信息存储和管理中心，由专人进行管理。这是企业实行信息管理的重点，它需要独立库房，各种信息处理的软、硬件配置，以及专业性比较强的档案工作人员。二是档案管理工作者要将从信息资源传输渠道获得的大量信息资源纳入信息中心，并及时对信息进行分类、编目。三是将分类的信息编目后进行鉴别，去伪存真、去杂存精、去重复存代表性的信息。当信息有残缺，或真伪难以区分及有疑问时，档案工作者还要深入实际进行调查了解，力求准确。四是建立信息共享平台，企业人员可以通过信息平台实行资源共享。

五、明确信息上传内容是实行信息管理的核心

各部门、各兼职档案人员上传的各类档案信息是实行信息管理的源头，是根本、核心，否则信息管理将变成无源之水，无本之木。结合供水企业档案管理实践，应从以下几个方面明确信息上传内容：

一是供水管网建设档案。管道档案包括招投标资料、管材验收合格资料、图纸和有关说明资料、施工资料、监理资料、竣工图、验收合格资料等，局部地域管道改造也要提供简易施工图纸，以及铺设时间、直径、地点、起止、走向、长度等资料。闸阀档案包括施工图、产品说明书、合格证，以及反映闸阀安装坐标、直径、控制区域等资料。

二是水质档案。水质档案可分为源水档案和出厂水档案。源水档案包括源水水质、水位、浊度的日、月报表，上游水源水质定期调查报告，水源保护“三区”的自动监测资料等。出厂水档案包括两个方面，其一是制水生产记录、“三耗”记录、日供水报表、特殊情况（洪灾、污染）时生产处理记录、事故记录等；其二是水质检测化验各种记录，包括检测实验室的日、月化验检测报表，供水管网水质监测点月报表，供水管网水压监测点月报表，上级部门水质抽查分析报表等。

三是营业档案。主要是考核表档案和用户档案。用户档案有大用户和小用户档案，包括水表安装的地点、直径、安装时间、校验时间、迁址时间、过户时间等资料。

四是机械设备档案。设备档案可分为制水设备类、供水机泵类、电气电子类、汽车吊车类、工用具类等。各类设备档案包括购进说明书、合格证、安装地点、启运日期等资料。

五是综合档案类。综合档案包括文书档案和工程档案。文书档案包括文书、人事、党务、工会、劳资、财务等资料。工程档案包括地面水厂建设工程、大型综合办公楼工程、增压站工程、大型仓库厂房工程等。档案内容包括可行性调查报告、设计论证书、环评报告、土地征用手续资料、图纸、工艺设施、工程施工管理、质监验收、竣工资料等。

以上必须上传的各类档案信息，可以阶段性上传，也可以月、年或工程结束后上传。企业信息中心接收到各部门上传的各种信息后，应及时进行整理、分类、编目等加工，并尽量实行多媒体存储，确保信息的可用性和安全性。

六、打造一支高素质的档案工作队伍是实行信息管理的基础

要做好档案信息管理就必须建立一支高素质的档案工作队伍。一是领导要切实重视，把档案信息管理现代化人才队伍的建设列入供水企业发展规划目标。二是稳定档案管理人员队伍，提高管理素质。采取引进专业技术人才、招聘大学生、专业培训班、以老带新、以强带弱等办法，建立复合型人才群体和梯队型人才结构。三是强化宣传，通过各种宣传形式，提高供水企业领导和员工对档案工作重要性的认识，做到人人都会利用企业信息管理系统进行档案查阅利用。多年的企业档案管理实践证明，高素质的档案工作队伍，是企业推进信息管理、开发、利用的基础。

总之，供水企业档案信息管理系统的建设是一个长期的系统工程，它需要人的意识的提高，取决于企业经济能力的可能。但同时信息管理是时代发展对供水企业的需求，也是经济发展对信息化管理的需求，供水企业应逐步建立起档案信息管理体系，充分发挥档案信息管理的综合功能，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。