高校学生档案管理工作研究

吴晓茹

摘要近年来，随着信息技术和高等教育事业的迅猛发展，我国高校在招生规模、办学规模、办学条件等方面都有了跨越式发展，但高校档案工作与之相比发展相对缓慢，步伐落后，其传统管理模式面临挑战。

关键词高校学生档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

2008年，国家教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）首次将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，明确体现了国家对高校学生个人档案的关心和重视，彰显了以人为本和重视民生的理念。贯彻落实27号令，坚持以人为本，使高校学生档案管理工作真正走上科学化、规范化、专业化及现代化道路，已成为高校档案部门的一项重要任务。

一、高校学生档案管理内容及特点

高校学生类档案主要记录学生在校期间学习和生活的基本信息，主要包括新生入学登记表、成绩单、毕业鉴定表、党团组织发展材料以及学生在校期间的奖惩材料等。高校学生档案管理工作具有工作量大、归档时间集中、材料涉及多部门等特点。高校学生档案不只是学生阶段性的记录，一旦过时就毫无用处，而是反映一个人在学生阶段德、智、体及家庭政治、经济状况的可靠文件，更是学校教育、培养和管理学生的真实记录，也是国家和社会选拔、任用人才的重要依据。因此，高校学生档案是档案馆藏的一个重要组成部分，加强对高校学生档案的管理，对促进高校可持续发展具有重大意义。

二、信息化背景下档案管理面临的机遇与挑战

信息化背景下学生信息的价值越来越大，因此学生档案管理工作越发重要。信息技术在学校各部门的广泛应用，给学生档案管理带来了全新的局面。电脑的大量使用，一方面提高了学生档案的收集、整理、查询效率，但另一方面更多的给档案管理人员提出了新的挑战。

1、对传统工作观念的挑战。传统学生档案管理仅仅是单纯的保管工作，信息技术的应用，要求学生档案工作应改被动为主动，积极建立学生电子档案管理系统。

2、对传统管理方式的挑战。随着信息社会的发展、各种信息技术的应用，档案载体形式发生了很大变化，人们不再停留在纸质办公的环境下，使传统的纸质学生档案发展为多种载体形式档案，特别是学生电子档案。积极探索学生电子档案的归档标准、保证其真实性、原始性以及完整性成为档案管理人员的首要考虑问题。

3、对工作人员素质的挑战。依靠数字化技术，档案工作人员从传统的繁重的手工操作中解放出来，这就要求学生档案工作人员不仅具有档案管理专业知识，还要提高自己的计算机水平，能够灵活地操作高校学生档案管理系统。

三、高校学生档案管理的现状

1、档案内容不完整。目前，大多高校的学生档案内容千篇一律，缺乏反映学生综合素质的新材料。而随着社会的发展和进步，用人单位更看重的是学生的团队合作精神、组织协调能力、诚信及心理素质等方面信息。因此，学生档案内容的不足，不仅制约着用人单位选拔人才，而且限制了学生的全面发展。此外，高校对学生档案材料的缺失与否未加标记，容易发生同名、同姓、同专业、同地区等因素造成的材料误装，给毕业生转档带来麻烦。

2、管理制度缺乏不断创新和完善。改革开放以来，专门以学生档案为中心的法规政策不多，造成高校学生档案有的由院（系）保管，有的由学生处保管，有的由档案部门保管这种管理混乱的局面。在实际工作中，缺乏详细、统一、符合自身发展、可以遵循的高校学生档案管理实施细则，使得学生档案的质量不能从根本上提高。

3、档案的宣传力度不够，学生的档案意识淡薄。许多学生对档案的内容、重要性不清楚，加之现在就业形势多样化，有的学生毕业后进入私企，更加认为有没有档案无所谓，甚至档案丢失也不管，岂知在自己升职、出国等需要档案时才后悔莫及。

4、管理技术落后，管理队伍素质较低。目前大多高校的学生档案仍以纸质档案为主，以手工管理为主，档案一旦丢失，补办程序费时费力，甚至造成无法弥补的损失。此外，档案管理人员缺乏专业性人才，有的高校甚至聘用临时工，造成档案资料残缺不全，保管工作不到位，查询效率低等现象。

四、加强高校档案管理工作的对策

高校学生档案是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。为使学生档案管理跟上时代步伐，必须进一步改革学生档案管理制度，更好地发挥档案服务人才、服务社会的作用。

1、扩大学生档案收集范围，加强用人单位对学生的认识了解。除了学生的高考成绩以及在校期间的入团、入党、学习成绩等学籍材料外，还要对反映学生政治思想、品德作风、学识水平等方面的材料进行收集征集，如大学生心理素质测试、各类技能考试、知识竞赛证书、社会实践报告、身体健康体检卡等。对收集到的档案材料以“件”为单位，建立卷内目录，在学生奖惩目录方面，要严格按照学生是否获得情况进行标记，防止档案材料丢失，确保其完整性。

2、建立健全学生档案管理的规章制度。高校应根据自己的实际情况，制定出适合学校发展的学生档案管理制度，明确档案管理责任。实行“统一领导、分级管理”，将学生档案纳入学校档案工作管理体系，由学校档案部门负责组织实施，可以建立学生档案分室，由专人管理。根据学生学籍管理规定对学生档案进行合理分类，并根据用人机制和选拔人才的实时变化，扩大学生档案的归档范围。随着电子信息的不断发展，高校还应制定适合学生电子档案的标准规范，特别是针对电子档案的安全及真实性问题。

3、建立网络化的学生档案信息管理系统，实现学生档案电子化管理，使学生和用人单位能够随时随地查询学生的相关信息，实现学生档案信息资源共享。笔者所在学校在这方面做出了成绩，例如，西建大研发的学生档案邮寄系统，能够及时准确的投递学生纸质档案到用人单位。西建大参与开发的陕西省科技厅项目《学生档案信息管理系统》，已经成功应用在校学生档案室和华清学院综合档案室。该系统为每位学生建立自己的信息卡并进行实时管理，主要包括学生的基本信息、学籍变动信息及实习、奖励、处分、出国、工作等其他信息。首先由学生填写自己基本信息并上报给所在院系，然后由院系按照学校要求对学生的奖惩、出国等档案进行补充并审核上报给学校档案管理部门，最终由学校档案管理部门进行建档，在学生信息审核、转档、创建学生账户等方面，系统还提供了批量处理功能，大大减少了档案管理人员的工作量。另外，系统对各类使用人员进行了权限设置，如学生可以查询自己的档案材料，但是无权修改和删除相关材料。此系统在今年省教育厅举办的高校档案工作检查中得到检查组的充分肯定，并且在全省高校中进一步的推广应用。

4、加强档案管理人员队伍建设。首先，要求我们学校领导能够给予足够的重视，聘请学生档案管理专家对档案工作人员进行业务培训，各院系要定期开展学生档案管理工作研讨会，提高学生档案管理人员的业务水平；其次，学生档案管理人员要摆脱被动的你保管我查询服务理念，主动承担责任，提供人性化服务。通过各种形式的档案宣传，提高全校师生对学生档案的认识；第三，建立奖惩制度，明确责任分工，激发学生档案管理人员的工作活力，营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进学生档案工作良性发展；最后，学生档案部门要积极参加全国高校及省档案局、省高校档案学会开展的学术交流活动，不断加强学生档案管理人员的在职培训和继续教育，使其拓宽视野，扩充专业知识，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进学生档案管理工作，进一步提高我校学生档案管理水平，使学生档案信息资源更好地为学校改革、发展服务。

五、结论

高校学生档案工作是一项专业性强、涉及面广、工作量大而又较为复杂的一项工作，它已成为高校档案管理工作的一个重要组成部分，不仅反映学校的人才培养机制，而且为社会选拔人才提供依据。因此，加强高校学生档案管理工作，特别是学生电子档案工作，充分挖掘学生档案的潜在价值，对学生自身发展以及学校发展都具有重要的意义。

本文针对新形势下我国高校学生档案管理工作中存在的问题，主要包括内容单一、制度不完善以及管理技术落后等，结合笔者多年来的实际从业经验，从不同方面提出了加强我国高校学生档案管理工作的政策建议。相信本文的研究结论将能为加强和提高相关高校的学生档案管理工作提供一定的实际借鉴意义。□

（作者单位：西安建筑科技大学综合档案室）

参考文献：

[1]梁增强.高校学生档案管理存在问题与应对措施.陕西档案，2011.04：29.

[2]练红珍.高校学生档案管理工作的问题与对策研究.黑龙江档案，2011.04：102-103.

[3]何祖华，种金成等.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究.兰台世界，2012.08：56-57.

[4]刘萍.由27号令引发的对高校档案管理的新思考.兰台世界，2009.09：35-36.