如何实施医院固定资产管理信息系统

邓荣华

摘要：随着科学技术及信息技术的发展，为如何加强医院固定资产的管理提供了新的方法和新的要求。本文主要介绍在本院实施固定资产管理信息系统过程中，遇到的问题和解决办法。

关键字：固定资产 资产管理系统 医院财务

随着科学信息技术的发展和医院信息化的建设，实施资产管理信息系统是现代医院推进资产动态化管理，实现资产管理业务规范化、网络化、信息化的重要举措。我院在今年实施了用友固定资产管理信息系统及用友财务管理系统，为提升医院固定资产管理水平起到了推动作用。为配合固定资产管理信息系统的实施，我们做了以下相关工作：

一、前期工作

首先通过医院工作会议成立固定资产管理工作小组，对固定资产实行统一领导、分级负责、责任到人的管理制度。

其次管理部门需要统管医院全部的固定资产，建立实物账，并按类目进行归口管理；使用部门对其占有、使用的固定资产实施日常管理，安排专人负责，确定其岗位职责。财务部门需要核查账上的固定资产明细账，分类并归口到各相关科室。

第三，升级医院的应用服务器，并初步完成应用程序的安装及调试工作。信息部门配备系统管理员，负责固定资产后台数据的管理。

第四，配合新的固定资产管理系统的使用，制定《固定资产移交管理规定》、《固定资产管理岗位职责》等制度。

第五，对科室固定资产管理员、固定资产财务人员、固定资产管理员、信息员进行系统操作培训。

二、基础数据采集

基础数据采集是指对医院的部门设置、权限、人员等后台数据的归类及录入。

第一，部门数据采集：根据医院财务系统明细账的数据、原有的固定资产管理系统数据，并根据医院科室的设置、管理部门的设置，将固定资产管理的使用、采购、审核、存放等部门关系录入系统。

第二，权限数据：根据医院新的人员安排，设置了院领导、固定资产管理员、科室归口管理人员、财务管理人员、查询人员等操作权限和管理权限。

完成以上工作后，新增的固定资产全部在新的资产管理系统录入，操作人员也随时查询资产数据，解决了因入账时间差而产生的账账不符的问题，并解决了因旧系统数据需要核对及清查等工作造成的时间差，一定程度上减少了部分重复工作。

三、原始数据的处理

原始数据处理是指将新系统应用前的固定资产数据进行核对、匹配、重分类、导入等工作，并且根据新系统的要求处理字段等工作。

为保证录入新系统的固定资产原始数据做到帐、物、卡相符，首先进行核对工作。

（一）资产核对工作

先将旧系统中的数据经过分科室、分存放地点等数据处理后，制定成电子表格下发到各科室的资产管理员，开放新增使用人、使用部门、存放地点的单元格，要求根据现在的固定资产情况重新填写。其次是补充原来旧系统中信息不全的固定资产数据。最后是核查旧系统中存在的如重号、分类不准确等错误。上面的工作实际上就是进行了一次全院性的固定资产实物清查。

在资产核对的过程中，我们主要发现的问题及一些处理办法：

（1）存在实物资产报废明细账上未报废情况。在核对过程中，发现实物资产已被资产管理部门进行了报废，但是明细账上还存有实物资产的情况，针对此，我们制定设备部门需要查存档、补报废手续、递交实物资产已报废的证明等单据，递交院务工作会议讨论并决定此实物资产的后续情况。

（2）资产使用部门的变。设备从购买到使用过程中，由于人员的调动等原因，存在部分资产的使用部门发生了变化，此次清查，必须按现有情况，调整使用部门和存放地点。并填写固定资产转移书报医院固定资产管理部门。

（3）丢失情况。固定资产丢失必须填写资产丢失登记表，并附说明情况书及请原领用人和现科室负责人签字确认。

（二）数据导入

根据数据核对后的数据，并确认无误后，将新的数据导入到新的固定资产管理系统中。

导入后，部门、人员、资产编号不能随意更改，确要变化要按系统有关流程操作。并且为确保数据的安全及可靠，数据导入功能只进行一次。

以上工作全部完成后，最后需要进行的是核对新固定资产系统中的生成的资产原值、净值等数据是否与财务部门的资产明细账完全一致，做到账账相符。

四、数据共享

实现固定资产信息的互通互享，通过实行内部网络将固定资产管理网络化，将使用部门、财务部门、管理部门连接一起，实现固定资产从购入、转移、报废等过程的信息在同一数据库中予以实现，保证固定资产信息的时效性。

通过建立固定资产信息管理系统，实现了对固定资产管理的现代化，并且提高了数据传递的效率，改变了资产使用部门、财务部门、资产管理部门之间信息不通的现状，使各科室可实时对固定资产进行查询、监管等，落实了资产管理责任，保证固定资产账卡物的一致性，提高了医院固定资产的管理效率。

参考文献：

[1]固定资产管理软件系统介绍和使用说明

[2]王慧焱.如何加强医院固定资产管理存在的探讨[J].中国医学装备，2008（5）