集团异地协同办公门户平台的建设

集团异地协同办公门户平台的建设

Construction of Cooperation Office Portal Platform of Group Enterprises

马 斌，张 旭

文中结合本集团项目建设实施经验，对于运用微软SharePoint server 2010，结合G2工作流引擎和Reporting Servers建设企业办公门户进行了阐述，详细讲述了如何使用SharePoint的网站集、内容管理、搜索等工具，以及G2表单设计和流程设计引擎建设一个以工作流为核心，包含信息发布、文档共享、知识传播的办公自动化系统，并如何集成Reporting Servers建设一个在线报表管理平台。同时对本集团办公自动化系统的远景和发展进行了规划和展望，最终使用SharePoint集成商务智能和应用集成工具扩展办公自动化系统，使其成为集信息传播、知识共享、工作流程处理、报表分析和业务系统、数据集成于一体的企业办公门户平台。

SharePoint；G2工作流；办公自动化；企业门户

1 集团办公门户平台建设的意义和价值

中材装备集团有限公司于2011年3月重组成立，下辖26家分子公司，在全国设有3个研发中心，拥有12家制造基地，形成了集设备研发、设计、制造、销售及服务为一体的装备制造企业集团。下属公司和制造基地遍及全国十几个省市，异地办公产生了大量的各类文档内容（包括Word、Excel、Pdf、图片、Html网页等格式），由于重组之初缺乏有效的管理和分享手段，这些文档难以有效地利用和共享，多人审批的公文流转和工作审批通过纸介质操作比较繁琐，严重影响了工作效率。因此，迫切需要一个异地协同办公自动化系统（简称协同OA系统）。

图1 本集团协同OA系统层次结构

图2 G2工作流引擎的架构

协同OA系统的建设对于集团而言有信息共享、工作沟通和协同价值，能够辅助公司高效管理。首先协同OA系统是一个高效的协同管理工作平台，能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理；其次，协同OA系统是一个有效的知识管理平台，能够共享、学习、应用组织内外的知识，从而提高员工的素质和技能、执行力；另外协同OA系统也是一个集中的信息整合呈现平台，通过业务数据整合能够实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

2 集团办公门户平台的规划设计

2.1 集团办公门户平台的结构规划

通过对目前各类主流平台的考察对比，项目实施小组决定采用微软SharePoint Server 2010作为基础平台，SharePoint Server 2010提供了一个企业级的门户解决方案，它通过网站集、应用集成、内容管理、搜索、工作流、商务智能工具等来满足企业办公需求。

首先，SharePoint延续了Office的界面风格和操作习惯，提供了熟悉而直观的用户体验，具有很强的易用性和可维护性；其次，SharePoint Server 2010是微软新推出的面向企业的办公门户平台，具有很强的可靠性和可用性；最后，SharePoint Server 2010含有丰富的商务智能工具和报表分析控件，能够和Excel service，SQL Re⁃porting Service等数据分析软件进行无缝集成，具有很强的扩展性和集成性。

OA系统包含四个结构层次：

（1）基础层：提供基础的Share⁃Point服务、Web服务、数据库服务以及统一目录服务等基础服务。

（2）应用层：为上层应用提供数据表单服务、工作流引擎服务、业务数据接口、Office service服务等支持服务。

（3）企业应用门户：利用Share⁃Point网站集功能搭建的企业办公门户和业务集成站点，是企业办公门户的统一入口。

（4）客户端：办公门户的统一展现层，通过Microsoft Office客户端和各种浏览器客户端，实现信息展现和数据输入校验。

图3 可视化流程设计

图4 电子手写签名和电子签章

2.2 工作流引擎

本系统工作流引擎的选择原则是搭建可视化，操作方便，流程设计灵活。能够实现条件流、自由流、并行审批、同步合并、多路选择等形式的流转，拥有会签（多人同时执行）、串行（多人依次执行）、共同执行（多人共同执行）、任务通知、提醒、撤回、

超时处理等完善的任务分配。具有完善的流程设计、流程管理、流程跟踪、角色管理、委托管理、催办、转办、归档等功能。

图5 报表管理平台的层次结构

图6 报表采集流程

图7 报表查询界面

项目实施小组通过对比，最终确定采用G2工作流引擎。G2是Share⁃ Point专用的工作流管理组件，内置流程引擎、表单引擎、集成接口，Web方式的流程设计器、表单设计器能够快速定义和维护SharePoint工作流。可视化、无代码、模板化、实现流程的高效开发与维护，彻底改变流程应用的开发模式。无缝整合微软Share⁃Point，能够快速连接企业现有应用系统，轻松实现协同应用。其架构如图2所示，本系统的流程可视化设计如图3。

本系统能够支持公文的电子手写签名、电子签章功能（见图4）。

3 报表管理平台的规划和建设

3.1 报表平台的概述

报表管理平台从组织结构上主要分为两个层次：集团相关管理部门和下属制造公司见图5。

报表管理平台具有如下几个特点：

（1）规范了数据上报的格式，符合现有下属公司向集团的信息数据报表填报、汇总、上报、统计分析的业务需求，提高了报表工作效率与准确性。

（2）报表的“设计、填报”环节：基于Excel的填报模板，不改变现有业务操作人员的使用习惯，易于操作，便于推广。

（3）报表的“上报、汇总”环节：基于工作流程平台扩展开发新的数据上报审批流程，保证了报表数据的有效性和可追溯性。报表上报采用离线填写、在线上报的形式，方便了原始数据文件的采集，利用系统自动汇总增强了报表的准确性。

（4）报表的“分析、展现”环节：与办公门户平台上的“领导驾驶舱”有机结合，为各级领导提供基于“准确、实时”报表展现的领导决策辅助功能。

3.2 数据上报和报表展示

报表管理平台中为用户提供的数据报送功能可以帮助用户很好地完成下属公司定期报送质量数据工作，从而及时获取最新的业务数据，并自动生成业务报表，报表生成的过程如图6。

在系统中，填报人员可以下载报表填报的Excel模板，随时随地实时填写离线数据，然后在规定的时间内

将数据上报。

对上报的数据，结合G2工作流引擎，可以在上报公司内部进行数据审核，若发现数据有误，可将上报数据驳回，要求修改核实。通过审批的数据会自动汇总到管理报表中。

根据需求，数据上报公司将数据填报上传后，系统会自动生成报表，各个报表可分别授权，报表查询界面如图7所示。

报表支持导出Pdf、Excel、Html、Word等常用格式。

4 结语

目前，本集团的日常信息发布、公文流转和工作审批等均通过本系统进行，有效地解决了异地协同办公的问题，提高了工作效率。通过本系统的门户扩展和定义流程设计，建立了包括集团、分子公司和制造厂等在内的基于WEB的办公门户集，协助集团完成内容发布、知识管理、流程处理、报表上报查询等工作流程，成为日常工作不可或缺的办公工具。

系统运行以来，集团的日常文件流转基本进入无纸化阶段，目前，本系统搭建的分子公司、制造基地和部门办公门户大约有20多个，专题网站十几个，工作流程约有20多条，通过本系统审批的文件和签批流转次数为：收发文件数量为1600多份，流转次数为22000多次；签报文件数量为180份，流转次数为1300多次；其他文件数量约为3000次左右，流转次数为30000次。系统的实施很大程度上节约了办公成本。

随着企业职能业务系统和经营生产管理系统的完善，SharePoint平台商务智能（Excel Service、SQL Re⁃porting Service等）和集成工具（BCS、BDC、SSO等）的应用，本集团办公自动化门户将逐渐发展成为支持企业决策的集办公平台、报表中心和业务数据监控为一体的统一企业门户平台，为企业决策和管控提供有效的支持。

TP319

A

1001-6171（2013）06-0091-04

��材装备集团有限公司，天津 300400；

2013-02-28； 编辑：吕 光