论科技期刊编辑对外沟通技巧

张曼莉

（中国船舶重工集团公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003）

论科技期刊编辑对外沟通技巧

张曼莉

（中国船舶重工集团公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003）

对外沟通是科技期刊编辑的一项重要工作，良好的对外沟通，可以建立和谐的期刊关系人关系，并能进一步提高期刊的办刊质量，在科技期刊编辑工作中具有非常重要的作用。对外沟通包括单独沟通和公开交流两种主要沟通渠道，各有优劣。总结和归纳了客观公正、迅速准确、主动积极三种科技期刊编辑的沟通技巧。

科技期刊编辑；沟通渠道；沟通技巧

沟通即信息交流，是沟通主体将一定的信息传递给特定的沟通对象并获得预期反馈的整个过程。它既可以是单纯的信息交流，也可以是思想、态度、情感的综合交流［1］。编辑是期刊编辑出版活动的组织者与执行者，联系期刊关系人（包括作者、审稿专家、读者等）之间的纽带和桥梁，对外沟通是科技期刊编辑工作中的重要组成部分。良好的对外沟通，不仅反映出编辑扎实的专业功底，认真负责的工作作风，同时也是编辑人文素养的集中体现。

1 对外沟通在编辑工作中的重要性

1.1 对外沟通，可以建立和谐的期刊关系人关系

令人愉快的沟通过程，往往能使人产生美好的感受，并能使沟通双方更加默契地讨论出最好的解决问题的办法，期刊编辑与期刊关系人的沟通也不例外。在沟通过程中，根据不同的事情选择不同的沟通方式和沟通技巧，能增进期刊关系人之间的感情，避免或许产生的矛盾，建立和谐的期刊关系人关系，同时塑造良好的编辑部形象。

1.2 对外沟通，可以提高期刊的办刊质量

准确的沟通，可以使作者、审稿专家、编辑在沟通的过程中更好地深入论文、了解论文，对论文的优缺点有比较深刻的认识，有利于进行下一步的加工整理，使得理论和观点得到进一步升华。同时，通过沟通，期刊关系人能更加透彻地了解期刊的办刊宗旨和具体要求，使其在以后的投稿、审稿过程中也会有更加契合期刊的改善，办刊质量随之得到提高。

2 对外沟通渠道及其优劣

2.1 单独沟通渠道

科技的发达使得沟通方式也在不断地丰富，在科技期刊编辑的工作过程中，交流沟通工作主要集中在编辑、作者、审稿专家对论文的问题进行反馈、交流和解决，使得论文的质量进一步提高，大部分是一对一的单独沟通方式。此类沟通除了运用传统的信件、电话、传真等渠道外，便捷的网络平台也给我们了提供即时通迅、电子邮件等不同的沟通渠道。根据科技期刊编辑工作的特点，工作中最常用的单独沟通渠道有：当面沟通、电话沟通、邮件沟通。

2.1.1 当面沟通 当面沟通无疑是最直接的即时沟通方式，不但可以拉近双方的关系，而且能有效地解决问题，更为以后进一步的约稿、约审等工作打下良好的基础［2］。但是，由于期刊关系人来自全国各地甚至海外，当面沟通的机会非常难得。同时，对于科技期刊编辑而言，一次沟通的内容往往非常繁杂，但这种方式具有瞬时性特点，双方在沟通后解决遗留问题的过程中很容易对繁杂问题产生遗漏。

2.1.2 电话沟通 电话沟通也是直接迅速的即时沟通方式之一，与当面沟通的优缺点类似，虽然简单直接但对于繁杂的沟通内容不太适用。这种方式适合于一般性通知、日常工作进程跟踪，少量且简单问题解决、事情提醒等。

2.1.3 邮件沟通 邮件沟通是科技期刊编辑最常用的一种沟通方式，因其即时性、便捷性、易存储和反复查看等特点而比较适合科技期刊编辑的日常交流沟通工作。但对待不常用邮箱的部分作者，邮件沟通的方式要结合其他沟通方式使用，如在邮件发送后致电收件人提醒其收件。

2.2 公开交流渠道

除了以上3种一对一的单独沟通渠道之外，也可以通过博客、微博、QQ群等网络交流渠道，座谈会、评审会等交流场所进行广泛、深入、全面的公开的交流沟通。从而全面、广泛、深入地了解期刊关系人，与其建立更加紧密的合作关系；直接有效地对期刊进行全面的宣传，强化期刊的品牌效应。此类渠道对期刊的宣传、发展，作者、读者群的巩固，审稿专家群体的进一步了解和开拓，都具有非常重要的意义。

3 几种沟通技巧的总结与实践

3.1 客观公正

沟通，要建立在互相尊重的基础上［3］。科技期刊的期刊关系人，有普通的在校学生、平凡的科技工作者，同时也有大学教授、行业翘楚。在沟通的过程中，不因对方的身份地位而改变对人对事的态度，是客观公正性的最基本体现。客观公正还应表现在对问题的解决上，面对问题要有清醒的头脑、理智的判断，不因环境、心情等外界因素而影响自己对事情的判断。尊重每一个沟通对象，客观公正地对待每一个问题，才能达到解决问题的最终目的。

对待每一篇论文：在初审过程中要透彻理解作者所论述的内容［4］，给出合理的初审意见；在专家审稿结束后，再综合专家的意见，进行客观的评判；在退修沟通时，要条理清晰、准确地阐述审稿意见，使得作者更精确地理解审稿意见；在退稿沟通时，在对论文进行郑重严肃审理的基础上，提出准确的退稿理由让作者信服；在编辑过程中，对待作者不熟悉的编辑出版标准的情况，要作出准确的说明，做好作者的思想工作，让其认可和接受。对待审稿专家的沟通，在尊重其专业性的同时，要勇于提出自己的看法供专家参考。专家对论文提出的意见建议，在给出书面意见的基础上再次进行即时沟通，充分了解专家的意思，吃透审稿意见。尊重专家的审稿意见，将其准确地传达给作者。对作者的不同看法和理论，及时对专家进行反馈并与其共同探讨，给出合理的解决方法。读者是期刊的受众群体，往往也与作者和审稿专家群体有所重合，他们也是行业的专家。做好与读者的沟通与交流工作，客观公正地面对其提出的问题，合理采纳其意见建议。

科技期刊的对外沟通强调科学性和严谨性［5］，因此，客观公正的沟通态度是沟通的前提。在沟通前，编辑要做足功课；在沟通中，编辑要张弛有度；在沟通后，编辑要处理总结。

3.2 迅速准确

很多论文都具有时效性的特点，如果不强调审稿的效率，拖延发表周期，最新的科技成果就不能第一时间公布于众，对作者本人、对研究领域、甚至对科技的发展都有可能产生巨大的影响。同时，沟通的准确性，在一定程度上节约了作者、审稿专家的宝贵时间，也能体现出编辑高效的工作效率、扎实的专业知识和慎密的思维模式。

审稿过程中，在对各方面意见进行转达传递时，要迅速及时，也要准确无误。在收到论文时，要第一时间通知作者并准确告知审稿周期；在论文处理的每一个关键环节，要及时反馈给作者；准确传达每一个环节的审稿意见，这是对作者最起码的尊重。需要退修的论文，应该在第一时间迅速准确地拟定退修通知，便于作者第一时间对稿件进行下一步的处理，晚了一步，也许就推迟了作者的发表周期，继而对作者产生较大的影响。需要退稿的论文，在结合各方面的意见慎重决定之后，属于论文质量问题的，要准确地归纳总结作者论文的优缺点，结合审稿意见，对论文提出中肯的建议，注意方式方法，不挫伤作者的投稿积极性；属于不适合本刊发表的，要尽快告知作者，以便于作者尽快改投。只有迅速准确地处理每一个环节，作者才会对编辑产生信任感，从而对期刊产生认可。对待审稿专家也是同样，送审的论文应第一时间送呈审稿专家，并对论文作出初步的分析评判，提供给专家参考；对审稿专家给出的意见第一时间与其进行进一步沟通交流，准确吃透审稿意见；作者修改反馈的问题及时和专家进行商议沟通，准确明晰地分析评判。

迅速准确的沟通，表现出了编辑对审稿效率的全面把握和掌控，对待学术问题的严肃和严谨。

3.3 主动积极

科技期刊编辑早已打破了“闭门造车”式的传统，主动出击、了解读者、联系专家、深入读者是科技期刊不断提升的关键点和突破口。要有积极的沟通意愿，主动解决问题的意识。不仅要热情地对待期刊关系人提出的每一个问题，每一个质疑，积极去想办法找根源，使得问题得到解决；而且要主动去寻找和发现论文甚至期刊存在的问题，进而解决问题。

在具体的工作实践中。作者工作不能“守株待兔”，等着作者的投稿，更重要的是要深入作者中间，及时跟踪作者的研究方向和研究进度，进行适时、恰当的约稿。了解到作者的投稿需求时，将本刊的投稿要求、办刊宗旨、撰写标准等对作者进行详细的介绍，对作者的撰写进行指导，可以进一步提升作者的投稿信心，提高论文的质量，便于后期的工作。定期给老作者发送约稿信，将期刊近期情况、选题策划内容等告知作者，让作者的写作更加具有目的性。对待目标作者群，可以采取单独拜访、开座谈会等主动深入的方式，对期刊进行宣传，让作者了解期刊、认识期刊、认可期刊，进而产生投稿意愿。主动了解行业专家的专业，挖掘新的审稿专家，充实审稿专家队伍；建立审稿专家库并长期主动跟踪，适时进行调整；选题策划等工作中要结合专家的意见，期刊的发展广泛听取专家的建议，使得期刊的专业性有进一步的提升。主动深入读者，了解读者需求，掌握读者信息。开辟畅通编读交流渠道，采取电话跟踪、到读者中调研等方式开展读者工作。根据读者需求，及时调整期刊的定位、选题，进一步促进期刊的办刊质量的提高，扩大期刊的市场影响力。读者也是潜在作者，在与其进行沟通交流时，可以了解其专业和研究方向，主动鼓励其投稿。另外，可通过QQ群、期刊博客等渠道在不同时期对期刊进行广泛宣传。定期举行相关专题会议，邀请作者、审稿专家、编委等参加参与，为期刊的发展建言献策。

主动积极的期刊工作，可以进一步提升期刊的群众基础、期刊的影响力和期刊的专业性。

4 结语

沟通是一门艺术，科技期刊编辑不仅是科学技术的转播者，也要是一专多能，具有沟通能力的公关人［2］。把握好每一次沟通的机会，重视每一次沟通的过程，总结每一次沟通的结果。通过更加广泛深入、科学有效的沟通，进一步做好期刊关系人之间的纽带，做好期刊关系人认识期刊的桥梁。在以后的工作中，还需要科技期刊编辑理论联系实际，把沟通这门艺术更好地融会贯通，为建立和谐稳定的期刊关系人队伍，并为科技期刊的进一步开拓和发展打好基础。

［1］岳静玲.编辑与作者的有效沟通策略［J］.编辑之友，2007（3）：48-49.

［2］王慧瑾.期刊编辑应强化沟通意识［J］.广西师范大学学报：哲学社会科学版，2009，45（4）：134-136.

［3］韩健，张鲸惊，黄河清.尊重作者 慧眼识珠——谈科技期刊编辑与作者和谐关系的构建［J］.编辑学报，2012，24（5）：493-495.

［4］陆宜新.科技期刊编辑与作者沟通前的准备［J］.编辑学报，2012，24（4）：384-385.

［5］刘桂玲，王颖，王天津，等.浅谈科技期刊编辑的沟通艺术［J］.中华医学图书情报杂志，2011，20（4）：72-74.

（责任编辑：曾 婷）

G232

：A

：1673-0143（2013）04-0160-03

2013－06－09

张曼莉（1982—），女，助理编辑，研究方向：科技期刊编辑学。