探讨医院人事档案的管理与规范

迟秀梅

人事档案是反映一个人的社会经历、工作表现和变化情况, 对全面考察和了解一个人, 具有重要的参考价值。人事档案信息的获取和利用, 离不开人事档案工作的有效运转。因此, 正确认识人事档案的社会价值, 加强医院人事档案的管理工作,利于实现人力资源有效配置,促进医院人才战略顺利实施。

1 人事档案管理的重要性

人事档案管理是医院管理工作中的重要组成部分, 为医院领导提供人才信息和用人依据, 为医院人事制度改革提供依据, 是医院人才开发的重要资源, 人事档案及其管理工作在医院建设中起着不可替代的关键作用。

2 医院人事档案管理工作存在的主要问题

2.1 对人事档案管理工作的重要性认识不足 医院的重点工作是提高医疗技术和服务水平, 改善医疗条件和环境, 注重业务工作, 认为人事档案管理只是一项保管材料的事务性工作, 仅仅是收集整理材料, 存放、保管档案。很少把人事档案信息管理用于人才开发。

2.2 人事档案内容不规范, 降低了参考价值 医院人事档案普遍存在着审查不严格, 内容缺失等问题, 在填写像个人履历表、年度考核表等类似的表格时,有些人相互之间借鉴,能省则省, 敷衍了事, 致使多数档案内容雷同。鉴定和考察材料中虚话、空话多, 不能真实反映出个人的最新情况和工作能力, 降低了医院在人才考察和选拔方面的参考价值。

2.3 工作模式落后, 阻碍了人事档案工作的发展 在档案管理手段上, 医院人事档案目前还没有完全实行信息化管理,档案管理人员还采用手工检索、编辑等手段进行管理工作,工作效率不高, 不但影响档案资料的准确性和完整性, 还增加了很多工作量。

3 创新思路, 改进方法, 规范人事档案管理

3.1 提高对医院人事档案管理的认识, 增强管理意识。

3.1.1 转变领导对人事档案管理工作的理念, 提高对档案工作重要性的认识。把人事档案管理工作纳入医院发展和管理的重要内容, 作为日常工作狠抓落实。制定和完善人事档案管理的整体规划, 明确岗位职责, 确保制度的有效落实。要充分认识建立人事档案信息系统建设的目的是不断促进医院管理的科学化和现代化,为人事档案信息化管理工作提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。

3.1.2 充分发挥人事档案管理工作的重要作用, 不但需要领导高度重视, 还要提高全体人员对人事档案重要性的认识,了解人事档案的作用, 支持人事档案的工作, 按要求认真填写各类人事档案资料, 确保材料内容完整、真实, 发挥人事档案参考价值和其重要作用, 使医院人事档案管理工作得以有序进行。

3.1.3 提高档案管理人员的管理水平。加强对管理人员对档案法律法规的学习和业务素质的培训,提高管理人员的政策水平和专业技术水平。让他们时刻掌握新的知识和先进的管理技术 ,更深入了解人事档案管理的重要性,增强责任心 ,提高医院人事档案管理的技术水平, 并跟上信息时代经济发展水平的要求。

3.2 加强人事档案制度化管理 着力完善医院人事档案管理制度, 将制度建设贯穿到人事档案管理工作全过程中, 要明确工作职责, 制定工作规范, 严格执行落实、做到有效监督,使人事档案管理工作更加科学化、合理化、制度化、程序化。

3.3 规范人事档案资料的收集整理工作 从档案资料的收集、整理、归档等多个环节, 按照要求做到档案资料内容完整齐全、客观真实、可靠, 对不符合要求的资料要及时进行处理,提高人事档案质量, 保证人事档案管理的完整性、准确性和真实性。这样才能为用医院人事管理工作提供有效的参考价值服务。

3.4 建立和完善医院人事档案信息化管理 随着社会信息化的快速发展, 医院在医疗信息采集、财务等部分管理工作上积极推进信息化建设, 为了使医院更好的利用档案信息资源, 发现人才, 正确使用人才, 建立人事档案信息化管理是一个必然趋势。

3.4.1 人力资源信息系统是实现人事档案管理现代化,是医院人事制度改革与发展的需要。只有建立一套科学的、合理的软件系统, 才能提高整体工作效率,提高人事档案信息资源的利用率, 推动医院信息化建设全面快速发展。

3.4.2 人事档案的信息具有原始性和完整性,利用计算机建立人事档案数据库,对信息分类统计,实现计算机对人事档案全方位、动态化、立体式的管理体系,可以快速、全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高人事部门的工作效率。

3.4.3 使用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,需要查找人事资料时, 不用反复翻阅档案原件, 可直接从系统中检索、查询, 避免原始资料缺失或损坏。

3.4.4 人事档案信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。通过网络资源共享,可以向医院各部门提供不属于保密范围内的人才档案信息, 以实现人事档案信息资源的有效共享。如可以通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务处进行调整、发放。其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中得到所需的信息和帮助。