会计电算化对会计内部控制的影响

章益峰

【摘要】文章分析了会计电算化对会计内部控制的影响，尝试了一套适合电算化会计信息系统的内部控制制度，实现了电算化信息系统下的会计控制。

【关键词】会计电算化，内部控制，影响

会计电算化是会计发展史上的一个历史性飞跃，它不但减轻了会计人员的劳动强度，提供了会计效率，而且大大提高了会计信息处理的及时性和准确性，有助于企业加强管理，提高经济效益和竞争能力。会计电算化在给企业单位带来巨大效益的同时，对会计内部控制产生了重大影响。探讨会计电算化对会计内部控制的影响，对建立健全电算化会计内部控制制度，加强会计内部控制有重大的意义。

一、会计电算化对会计内部控制的影响

1.手工会计系统下企业传统的内部控制制度。内部控制最初起源于内部牵制，即为维护企业财产物资的安全性、完整性，保证会计资料及其他有关资料的正确性，确保各项财务收支的合理性、合法性而建立起来的业务分管责任制。随着社会经济的发展和现代化科学管理方法的产生和运用，内部牵制的范围得到的科学的内部控制制度，也就是传统的内部控制制度。

2.会计电算化系统下企业内部控制制度的变化。会计电算化系统与手工会计系统相比，表现出一些新的特点：在数据的采集、存贮方面比手工会计系统形式上更多样，手段上更快捷；在核算形式上比手工会计系统更省时省力；在数据传输方面，更方便；账簿的概念已被抽象化；会计工作岗位设置出现了新的特点。

3.建立健全会计电算化系统下的企业内部控制制度。计算机硬件、软件和数据管理制度保证了有关设备的保养，确定会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，在保证会计数据的完整性方面都作了规定。电算化会计档案管理制度是重要的会计基础工作，规定了档案内容，保管人员及权限，管理方法及要点等。会计电算化是会计工作的发展方向，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。

二、建立电算化会计信息系统的内部控制制度

1.电算化会计信息系统的开发和维护控制。电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程，一般来说投资较大，对整个企业的影响也较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的变革。在软件的开发过程中，必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范。购买的商品化会计软件也必须是经过评审的会计软件，因为只有按照标准和规范开发的会计信息系统才更可靠、更完善。在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训，提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中，要采取有效的控制手段，做好各项准备工作。如果会计软件在使用过程中发现问题，或者由于企业经营活动及经营环境发生变化，需要对会计软件进行维护，就必须对会计软件的维护进行严格的控制。一般来说，如果软件本身错误或软硬件变化而需进行维护，由系统管理员提出申请，如果需要扩充系统功能或因会计核算制度方法变化而需要进行维护由会计部门提出申请，由会计部门负责人、总会计师和企业领导对会计软件维护申请进行审批。批准后由专职会计软件维护人员进行修改维护，其他人员不得进行维护。对较大的修改变动或功能扩充性维护，应事先制订具体的维护计划。软件修改后要进行试运行和组织验收，验收通过并正式下达使用通知后，修改后的软件才能投入正式运行。

2.组织控制。一是要进行部门之间的职责划分控制，系统开发组、系统操作组、系统维护组、财务管理组等各级之间的不相容职责应当尽可能分离，划清各自的工作职责和业务处理范围。二是要进行部门相邻的岗位分工控制，建立岗位责任制，明确职责，责任到人。其重点是系统操作组内部的岗位分工，同时要加强对系统开发、专职会计员、档案员等的控制，应做到相互牵制、相互制约、防止出现舞弊和欺诈行为。三是要建立并严格执行相应的人事管理制度，加强内部控制，对某些关键岗位要实行定期轮换制度。

3.操作控制。操作控制是通过制定和执行操作规则来实现的。操作规则主要包括计算机操作规则、操作运行规则、用机时问记录规则、控制台记录规则、机房守则、应急措施和安全规则等。其目的是通过规范计算机来保证会计信息处理的高质量，减少产生差错和未经柑准而使用程序、文件的机会。目前许多是企业虽然有上机管理制度，但多数不能严格执行，这必然给会计数据的安全留下隐患。为了确保会计信息的安全、完整和保密，各单位必须严格执行上机管理制度。

4.输入、处理和输出控制。输入控制常用的方法主要有：设计科目代码校验，防止科目输入错误；进行试算平衡校验，防止凭证金额输入错误；采用顺序检查法，防止凭证编号错误；采用二次输入法，将数据两次输入，汇总对比输入结果来确定输人是否正确等。处理控制是对计算机系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制，这些控制往往被写入计算机程序，又称之为自动控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括数据的核对、对字段、记录长度的检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等；文件控制主要包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否感染病毒等。输出控制是指对计算机系统内部的数据处理活动进行控制，其目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。具体控制措施包括输出格式控制、屏幕输出控制、打印输出控制和网络传输控制等。输出控制一般应检查输出数据是否相符，输出数据是否完整，是否能满足使用部门的需要等。另外输出的会计资料要进行登记，该会计档案要求进行保管。

5.系统安全保密控制。常用的安全保密控制措施主要有：实行用户识别控制，保证系统外部人员不能盗用系统，系统内部人员只能按其权限使用规定的功能；建立机内操作日志，由程序自动进行操作登记，监督系统的操作，留下审计线索；实行加密存储控制，对重要的数据应加密存储或以密码的形式在网络中传输，会计软件的程序要进行编译或加密；实行数据存取权限控制，不能让所有的操作员随便存取所有的会计数据；进行数据和程序的备份和恢复控制，对会计软件和重要的数据文件要定期备份存档，以便发生故障后能及时恢复，对会计档案要妥善保管。

三、结语

国内外会计信息系统的发展历史证明，凡是成功的计算机会计信息系统都有一套科学和完善的管理制度的支持，否则绝少有成功的可能。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，是会计发展史上的一次重大变革，必将对会计理论和实务产生深远的影响。