卫生行政档案开发利用存在的问题及对策

丁 民

江苏省泰州市卫生局，江苏泰州 225300

十八大召开，提高农村卫生服务质量和效率成为解决农民“看病难、看病贵”的重点，卫生行政部门响应十八大精神，务必在深入思考医改上痛下功夫，而准确把握卫生服务信息、有效开发利用档案信息资源变得至关重要。就泰州市来说，卫生服务信息不全、利用水平低是普遍现象。本文从档案完善、档案利用两个角度，浅谈卫生行政档案开发与利用的有关构想，以供同行交流探讨。

1 档案开发存在的问题

1.1 档案建立不完善

目前，卫生局的职能越来越倾向于行政干预与行政控制，倾向于指手画脚似的行政指挥，一些领导干部缺乏公共卫生意识，缺乏大卫生观念，医疗卫生服务的指示大多来源于上级的红头文件，缺乏对基层卫生服务状况的全面认识，因而有照本宣科之嫌。实践中，不能很好地重视基层卫生服务信息的收集，不能有效地组织各医院、妇保所、各乡镇卫生院、社区医疗服务站、村镇卫生室的各种医疗服务信息，卫生局档案室相关资料的匮乏，直接导致决策的质量不高，造成卫生资源的巨大浪费。

1.2 档案利用水平不高

由于卫生行政人员业务水平欠缺而导致的有档难用问题不是个别现象。在档案室，常常看到多年的老资料十多年原封不动，历史珍贵资料几无翻动的痕迹，看起来档案室的资料也在逐年增加，也在分门别类的摆放，但是，这样的做法大多是应付检查而为，造成大量资源的闲置浪费。有研究认为，用不好档案很大程度上与档案工作宣传力度不大和档案知识普及程度不高有关[1]。在发达的英美等国家，非常重视卫生领域的档案宣传，提高全面档案意识，通过各种手段让档案走进人们的视野。比如，在美国人心目中，档案建立了不用等于一堆废纸。

1.3 档案利用效率低下

信息时代，档案电子化是趋势，那种去档案室按目录查找的方式已经不能适应当前形势，自然带来利用效率低下的问题。当卫生行政人员为某些卫生信息查找不便而产生厌烦情绪时，很难理解下一次他还会不会再去档案室查资料，因而，利用不便的问题就不是小问题，网络的便捷性与及时性的优点理应在档案上有所体现，遗憾的是，当前多半行政事业单位还停留在档案的各自为政，信息隔绝，缺乏共享平台，档案的编码不统一，影响了档案数据的共同开发利用。

2 档案利用对策分析

2.1 树立正确的档案利用意识

实际工作中，工作人员不熟悉档案管理规定，没掌握档案查询的方法，不了解档案信息容量，很难谈上很好的利用档案。本研究以为，首要的强化重点应放在档案的利用意识培养上，就要培养全体工作人员的建档习惯、分类原则，将相关资料的收集、整理、保管、立卷、移交归档等工作常规化；学习档案查询的技术，字段查询、类别查询、模糊查询等方法都要全面掌握；全面熟悉档案室档案的种类和数量，做到心中有数。如果作为一名合格的管理者连自己档案室有哪些资料都不清楚，更别谈利用了。要通过宣传来解决档案工作者与档案利用者之间的信息不对称矛盾[2]。

2.2 开发便捷高效的档案管理系统

云平台是一种基于互联网的信息资源管理共享系统，卫生局通过云平台可实现对医院、下属事业单位的资源管理与利用，将大大提高信息流的传输与共享，有助于提高档案的利用效率[3]。有研究表明，信息化是档案工作发展的必然趋势[4]，对卫生行政部门来说，加快整合部门档案信息资源迫在眉睫，为此，一要加大资金投入，购买软硬件设备，实现档案信息云共享；其次是对原始的档案数据进行电子化处理，在卫生系统内部进行统一编码，统一分类，统一标准和规范；三是做好对内对外服务模式的衔接，千篇一律的数据库势必造成资源的浪费，在尊重档案保密原则的基础上，公共卫生服务数据库与内部保密信息数据库应做到合理配置，做好对内对外服务功能的区别化，档案管理系统的开发目的，不仅是提高档案工作者的工作效率，也是更好地提供利用服务[5]，这在不少发达地区都有很好的经验值得借鉴。

2.3 积极推进档案利用方式的创新

进入21世纪以来，全球科技发展日新月异，多媒体技术、微缩技术、云技术等网络技术的发展，必然带来档案信息技术的革新，体现到档案信息的利用上，就要在利用方式上有所突破：就泰州市卫生局来说，定期通过电子显示屏发布最新的档案资源，通过手机短信发布新资源信息，通过举办档案经验交流、研讨、编制档案新资源知晓手册等方式，力求通过新颖、多样的活动方式，在让工作人员感受到知识、历史和卫生政策、健康形势变化的同时，真正领略到档案带来的好处，享受到档案的独有魅力，从而激发工作人员利用档案的兴趣，提高档案的利用率。当然，和其他发达的南京、苏州、无锡等市卫生局相比，泰州市在档案的利用方式、手段上还稍显不足。同时，方式还有些死板，不能很好地结合现代元素，缺乏新鲜感和趣味性，加上工作人员档案利用能力上的差异和不足，积极推进档案利用方式的创新还需要再加把力，需要借鉴国内外的先进经验，比如，档案咨询服务项目，就是一个很值得研究探讨的课题。

3 讨论

有研究表明，档案管理的重心，应放在运用和实效上[6]。卫生行政档案内容复杂，专业性强，比如医疗执法、职业病、传染病、慢性病、食源性疾病等，只有通过科学性分析，运用各种统计学手段加以分析判断，才能从海量的数据资料中找到有价值的线索，从而更好地为保障公共卫生安全服务，因此，专业性人才是有效提高档案开发利用的前提；其次，档案管理工作是一项意义重大却需要默默付出的幕后工作，改变档案管理质量需要工作人员树立正确的职业奉献精神和无私敬业价值观，泰州市卫生行政部门档案管理工作存在的薄弱环节，很大程度上是领导重视不够、档案管理人员责任心不强造成的。因为，信息化背景下档案管理不仅技术性强，而且要求档案管理工作者必须掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识[7]；最后需要强调的是，档案管理人员队伍建设，是加强推进卫生行政档案价值开发与利用的关键[8-10]。一方面在引进人才上把握专业对口，另一方面要强化专业培训与知识更新，确保档案队伍建设高质量。在此基础上，加快推进档案信息化建设，引入档案管理工作激励机制，才能最终使档案建设发挥其应有的价值。

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[7]秦爱华.当前我国档案管理问题及对策分析[J].淮南职业技术学院学报，2012，12（6）：20-23.

[8]陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开放 2009，12（8）：119-120.

[9]卫立群.创新档案管理机制 提升医疗科研档案工作管理质量[J].现代医院，2012，12（4）：141-143.

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