浅谈如何加强管理提高医院办公室工作效率

吴继胜

（新邵县人民医院，湖南 邵阳 422900）

浅谈如何加强管理提高医院办公室工作效率

吴继胜

（新邵县人民医院，湖南 邵阳 422900）

随着社会主义市场经济的发展与改革开放进程的不断推进，医疗卫生事业逐渐地发展起来。而医院办公室的管理工作室医院管理工作的核心，在构建和谐医患关系、提升医院服务水平等方面发挥着至关重要的促进作用。本文将从医院办公室的工作与管理的角度出发，探讨如何加强管理以提升医院办公室工作效率。

医院办公室；管理；工作效率；措施

医院办公室是医院内部的综合性工作部门，它在医院日常工作中承担着繁重的工作任务。随着医疗卫生事业的改革与发展，人们对医院服务水平与服务态度提出了更高的要求。因此，如何加强医院的日常管理以提升医院办公室工作效率，是当前人们热衷研究的一大课题。

1 关于医院办公室工作职能的概述

医院办公室作为医院内部行政管理的综合性职能部门，它的工作职能包括以下三个方面：

首先是医院办公室的行政职能：一是要主管医院往来行政公文的收发、登记、催办督办、转递传阅以及保密工作，检查医院各个部门年度公文的利用与保管情况；二是要根据医院管理者的指示，拟制定全院的规章制度，发布行政事项的通告、通知以及布告；三是要做好会议通知、会场准备与记录工作，专门负责应急管理工作。

其次是医院办公室的服务职能：一是负责全医院的通讯工作与职工手机虚拟网络以及对虚拟网络的管理工作；二是要受理医院内部各个职能部门的报告、指示并及时地反馈给相关部门；三是负责兄弟单位院级的行政领导或者上级领导的来访接待工作；四是负责医院职工的计划生育工作；五是负责医院内部或者外部群众的来访与来信事项。

三是医院办公室的管理职能：一是在日常管理中协助相关部门做好综合性的管理工作，在潜移默化中提升医院的执行能力与管理水平；二是要在平时工作中严格贯彻上级的指示与各项政策决议，并负责检查执行情况；三是协助医院高层管理者了解医院的运行状况，并向上级领导提出科学可行的建议与方案[1]。

2 针对加强管理以提升医院办公室工作效率的研究

2.1 措施之一——采取措施创新管理工作的方法、制度与要求

要创新管理工作的方法、制度与要求，就要做到以下三点：

一是要采取措施完善医院办公室的管理方法，根据医院管理项目的内容与要求采用调研、督促与催报的形式进行。医院的一些重要决策或者工作在开始执行之前，办公室要在规定的时间内不定期或者定期对相关承办部门工作的办理结果与情况进行催报。同时，医院办公室室在开展行政管理工作的过程中，调研与管理要同时进行，为医院的管理者进行科学决策提供便利。

二是要采取措施在医院内部建立健全科学合理的管理制度，将医院的管理责任进行合理划分，并将责任落实到部门或则个人。在实际的管理过程中，医院办公室要根据不同部门所承担的不同工作进行重点抽查或者普遍性的检查。医院办公室可以利用各种座谈会与会议对各个部门在落实医院重大决策与重要批示的工作进行通报。对于落实工作较好的部门要给予表扬，对于落实工作较差的部门，要予以督促与批评，并将所有部门的落实情况计入绩效工资的考核范围之内。

三是要采取措施遵守医院的管理要求。医院办公室的工作人员要坚持实事求是、以人为本的原则，以认真负责的工作态度，做好医院的行政管理工作[2]。首先要深入基层进行全面细致地调研，准确地了解并掌握管理工作中存在的问题与矛盾，对于一些涉及管理秘密的工作要严格保密。同时，在日常的管理工作中，办公室的工作人员要做好与其他部门的沟通与协调工作，提升办公室的工作效率。

2.2 措施之二——采取措施实施三级的管理制度

要提升医院办公室的工作效率，就要在日常管理的过程中，实施三级管理制度：首先要采取措施强化医院的医务管理，明确各个部门所需承担的职责，严格遵守管理制度，将医务管理的工作纳入绩效工资的实际考核之中，从而在最大程度上提升医院办公室的工作效率；其次是强化医院的行政例会管理工作，在医院行政例会举行的过程中，办公室的工作人员要做好会议的记录与整理工作，及时地归纳与总结会议中提出的问题，并及时地将领导分配的任务分配给各个部门，并做好任务执行过程中的检查工作，对于工作积极、任务完成质量高的部门要予以表扬，对于任务完成质量低的部门要限期整改；三是要高度重视医院总值班管理制度，要在平时的工作中，及时地倾听员工的工作意见与要求，帮助员工解决一些突发性的事件，稳定员工的工作情绪，并将处理意见上报给上级领导，将处理结果通知各个部门，在部门负责人签字之后，组织人员进行办理。

2.3 措施之三——采取措施提升办公室工作人员的专业素质

要提升办公室工作人员的专业素质，就要做到以下三点[3]：

一是做好工作人员的培训工作，要通过各种各样的途径获取医院高层管理者的支持，为人员的培训、学习与进修创造良好的外部环境，并在医院内部开展丰富多彩的培训活动，鼓励工作人员积极地参与。

二是要在日常的工作中加强学习，因为平时的工作较忙，办公室的工作人员很少有时间参与学习。因此，在平时的工作中，要倡导工作人员抓住一分一秒的时间学习，努力提升他们的工作质量与水平以及自身的综合素质。

三是要采取措施优化医院的资源配置，坚持实事求是、优势互补的原则与工作理念，针对办公室内工作人员的性格与特长，科学合理地划分每一位工作人员的工作职责，从而在最大程度上提升办公室工作人员的服务质量与水平。

2.4 措施之四——采取措施更新管理观念

要更新管理观念，就需要做到以下三点：一是要采取措施紧抓广大人民群众所反映的热点问题与上级领导所关注的难点情况，在完成上级领导布置的任务的基础上，主动地思考实际工作中需要改善的方面；二是医院办公室要及时发现医院在发展过程中潜在的问题与矛盾，并提出相应的解决措施，为上级领导制定科学的决策提供专业服务；三是医院办公室要紧紧把握国家颁布的相关政策法规，在保障医院改革正常进行的基础上，主动做好医院日常管理的督促与检查工作，在最大程度上确保医院决策落到实处[4]。

2.5 措施之五——利用新技术创新工作方法

在现代化医院的管理过程中，新技术的应用不仅提升了医院办公室的工作效率，而且简化了很多工作流程，节约了成本。比如说，计算机技术、网络通信技术、先进的办公软件等。

随着时代的发展与社会的进步，人们对医院如何提升医院的服务水平与医疗水平的关注度越来越高。而医院办公室作为医院内部的重要组成部分，在提升医院行政管理水平与改善医院内部的工作氛围等方面发挥着重要的推动作用[5]。因此，在新时期新形势下，加强医院的管理以达到提升医院办公室工作效率的目的，是当前摆在人们面前的一项重大而有紧迫的任务。

[1]黄皓勤.医院办公室工作的实践与探索[J].安徽卫生职业技术学院学报,2011,10(6):10-11.

[2]王巍,林霄,杨思妤,等.5S现场管理在医院办公室工作中的实践与创新[J].医院管理论坛,2011,28(12):57-59.

[3]包黎刚.新形势下办公室工作的几点思考[J].中国美容医学,2010, 19(z4):318-319.

[4]王巍.论医院办公室工作的创新实践[J].医院管理论坛,2009,26 (12):13-15.

[5]卫刚,秦璞.浅谈如何提高医院办公室工作效能[J].中医药管理杂志,2009,17(11):1050-1051.

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：1671-8194（2013）07-0369-02