品管圈在减少门诊药房盘点差错件数的应用

乔鹏 张全英

1 一般资料

收集2011年11月～2012年7月苏州大学附属第二医院门诊药房盘点差错件数登记资料, 统计分析品管圈活动前后的结果。

2 方法与结果

2.1 组圈 本着自愿的原则组成7人的品管圈小组, 投票评选出圈长1名, 辅导员由科主任担任。经过圈员的设计和创新, 从候选的6个圈名中通过投票, 最终选择“QQ圈”作为圈名, 并确立了圈徽。

2.2 主题选定 圈员以头脑风暴的形式提出9个候选主题,经过投票, 选择“以减少门诊药房盘点差错件数”作为本次活动主题。

2.3 活动计划书拟定 拟定QQ圈关于减少门诊药房盘点差错件数的计划甘特表, 确定每个步骤的活动时间。对于活动过程中的进程变动, 圈长要予以记录和说明。

2.4 现状把握与目标设定 圈员对目前门诊药房盘点工作进行归纳, 绘制成流程图。目标值［2］=现状值-改善值=现状值-(现状值*改善重点*圈能力)=37-(37*91.0%*75%)=11.7(件)

2.5 解析 圈员通过脑力激荡, 绘制出造成盘点差错件数原因的鱼骨图, 通过对各个要因进行评价, 最终确定7项主要因 ：流程不明, 拆零药品 , 药品定位不明, 责任心不强, 品名相似, 包装相似, 奖惩制度。

2.6 对策拟定 针对上述7项主要因, 全体圈员共同讨论拟定相应对策, 通过对对策依可行性、经济性、圈能力等进行评分, 根据80/20原则, 选定7项具体实施对策。

2.7 对策实施与检讨 (1)相似药品做提示性标识并公示易混淆药品, 防止在盘点时误将A药点成B药。(2)设立药品库位号并及时维护。在电脑上设立窗口药品和二级库药品的库位号, 在窗口药品的标签上增加其二级库的位置。在每个药架上分别标有药品所摆放的位置, 以便查找。平时由后台人员对药品库位号进行维护, 保证其准确。3)双人交叉盘点、完善奖惩制度。在盘点前, 首先进行人员分组, 通常是两人一组。封账后会打印出附有药品调配区和二级库库位号的盘点表, 对于同一种药品, 它的调配区和二级库都是由同一组人进行盘点, 这组人一个从前, 一个从后 , 交叉进行盘点, 最终将二级库数量和窗口数量加和所得的总值彼此进行核对,如果不符, 则需要对该药再次盘点确认, 如果相符, 则录入电脑, 以等待最终结存。由于一种药品从盘点到汇总, 再到录入电脑都是由同一组人完成, 如果最终发现哪个药品盘点错误, 则可以责任到人, 给与一定惩罚, 如果该组盘点全部正确, 则得到相应奖励。(4)拆零药品统一放置。(5)专人负责药品上架。(6)下班时病人未取药品及时归位。(7)新进药品上架前公示及维护。新进药品在周一早会由部门负责人统一进行培训, 并且在公告栏进行公示, 予以提醒。后台人员及时对新药库位号进行维护。

2.8 效果确认

2.8.1 有形成果 门诊药房盘点差错件数由改善前的37件降至改善后的8.5件, 目标达成率为112%, 效果显著。

2.8.2 无形成果 经7名圈员评分(5分最高, 1分最低),绘制出雷达图, 反映出在各方面均有不同程度提高, 尤其表现在熟练运用品管手法和沟通与协调能力方面。

2.9 标准化 为了使盘点过程更加细化, 使盘点流程更加规范化, 制定了《双人交叉盘点作业书》、《药品库位号设置及维护作业书》和《退药及多拿药品归位作业书》。

2.10 检讨与改进 由于第一次开展品管圈活动, 圈员不能熟练运用各种品管手法, 操作起来不能得心应手。由于门诊药房盘点是特定时间进行(在活动期间盘点为一月一次), 因而实施的时间短, 次数少, 还存在一些问题等待解决, 残留问题是如何进一步提高药房盘点的账物相符率。

3 讨论

通过本次品管圈活动, 分析了造成门诊药房盘点差错件数的各种原因, 严格按照品管圈的十大步骤, 提出并实施了改进对策, 从而减少了盘点差错, 提高了盘点效率。品管圈是持续进行的质量改善活动, 要把品管圈作为长期的活动项目, 在今后的工作中, 将继续运用品管手法, 以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧, 解决工作中的各种问题。

［1］ 王智,王萍. “品管圈”活动在降低门诊药房内差方面的应用.中国现代医药杂志,2012,14(3)：126-128.

［2］ 张幸国, 赵春威, 李盈, 等.品管圈在医院药学管理中的探索与实践．实用药物与临床 , 2009, 12(4)：233-235.