高校科研项目档案价值及管理效益探析

赵娥君

(浙江科技学院 档案馆，杭州 310023)

高校科研项目档案价值及管理效益探析

赵娥君

(浙江科技学院 档案馆，杭州 310023)

科研项目档案是高校科研活动的真实记录，是反映高校软实力的表现载体。信息时代科研档案的载体和形式不断更新，档案保管成本日益提高。转变档案的传统管理模式，确保科研项目档案齐全完整，挖掘其信息利用价值，加快档案信息化、网络化管理水平，是提高科研项目档案管理效益的主要途径。

科研项目档案；价值；管理效益

高校科研项目档案是学校科研工作的真实历史记录，是一所高校科研水平和办学实力的重要凭证。科研档案记录了科研工作成功的经验及失败的教训，蕴藏着极大的潜在生产力，其凭证价值和信息资源价值，可以为人们生产、生活、科学研究等提供可靠的依据和借鉴[1]。随着科学技术迅猛发展、日新月异，信息化时代科研项目管理的新特点不断涌现、新要求不断提出，使得传统的科研档案管理模式受到挑战。一方面信息膨胀，电子文件档案大量涌现，单位归档量每年快速递增；另一方面库房紧张，档案及其数据库的安全保管、维护及升级等成本大幅度增加，档案管理成本与利用效益的问题日益突出。如何在新形势下提高科研项目档案的管理效益是值得探索的课题。

1 科研项目档案的效益性及价值体现

科学技术档案是人类科学技术活动的产物，并反过来服务于科学技术活动，满足科技活动中保存记忆、留存依据与凭证、传播知识和经验等多方面的需要[2]。同样的，高校科研档案是科研人员从事科研活动中直接形成的具有保存价值的真实历史记录，其中包含了科研人员的智慧和研究成果。科研档案既可以作为科研人员业绩考核、职称评定、科研诚信等的主要凭据，也是学校科研统计、学科平台申报等的凭证材料。

档案的第一价值和第二价值论决定科研档案在凭证价值外还有一个很重要的信息查考、学术查新价值。科研档案适度的开放利用既可以避免低水平的重复研究投入，也可以抑制抄袭等学术不端行为。科研档案中的研究成果进一步的开发利用，使之及时转化为现实生产力，还有巨大的社会经济价值。档案只有在其利用价值大于保管价值的前提下，管理工作才有意义。因此，深入挖掘科研档案中的信息价值，是提升其效益性的重要途径。

2 影响科研档案管理效益的因素分析

2.1 科研档案的真实与完整才能体现科研档案利用价值

真实完整的科研项目档案才能体现档案的全部价值，而档案的真实与完整关键在于收集。科研项目的来源和渠道很多，且专业性、动态性强。由于各级科技管理部门各自为政、分头管理，重管理轻档案现象比较突出。目前，高校科研项目一般分纵向和横向二类，档案收集主要依赖科研管理部门的工作，而科研管理部门一般注重科研工作的宏观引导和服务等工作，“承上启下”为主。大量科研人员认为，科研成果是自己的研究心血，不是嫌立卷归档麻烦就是害怕成果泄密，归档时避重就轻，只有结论性、凭证性的材料才肯归档，实验结果、调研分析报告等关键技术的归档非常困难。

《中华人民共和国档案法实施办法》《科学技术研究档案管理暂行办法》对归档工作都有明确要求。2013年1月国家监察部、人力资源部、国家档案局联合发布的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》更是强调，在公务活动中形成档案材料据为己有是违法行为，必须作出相应的处罚。高校教师的科研工作均是公务活动及职务成果，其研究过程中积累的资料、获得的奖励等材料都必须全部归档。但档案部门很难掌握项目研究的工作动态和过程材料，更难查证科研人员“私存”的档案材料。目前，归档基本上依赖科研管理部门和广大科研人员的档案法律意识和自觉行为，科研档案的真实完整很难保证。归档率低会严重影响档案的完整性，也直接影响信息功能和利用价值。

2.2 科研档案的管理工作落后于科技工作现状

在信息化时代，科研项目已基本实现网络化管理，由此产生的大量电子文件无法及时完整归档。目前，纵向科研项目大多采用在线申报、在线评审、在线填报进度、提交成果及结题、报奖等，大量的申报材料、专家评审意见、年度进展、结题总结等材料都在相应的管理网站留存，传统的纸质文件只是作为一个备份存在。由于各级各类管理部门的操作系统独立存在，而电子文件一般只能依赖相应的管理系统操作存在，科研人员无法实现及时归档，项目结题后很难查找到当时的记录，难以归档备份。网络在线操作系统的大量应用对纵向科研项目档案的完整、准确收集提出了挑战。而横向科研项目档案由于项目本身不被重视，过程管理不严，归档的内容更是简单。或者相关企业怕信息泄密，关键技术不愿归档现象更加突出。

2.3 档案资源开发能力影响管理效率

科研项目档案利用因涉及知识产权问题，自然形成的原始文件不能直接公开，查阅利用手续比较麻烦，只能整理开发后才能被进一步的研究查考利用。因此，目前大部分科研档案是秘藏在库房中的宝贝，高校间、科研人员间的参考查询非常困难，除当事人作为有关凭证利用外，很少有其他科研人员查考。档案工作者的资源理念、管理规则和据此作出的判断对于国家档案资源构成具有决定意义[3]。档案工作的首要任务就是建设一整套完整的、丰富多样的资源体系。如果没有档案管理人员及科研人员的共同努力，科研档案只能深藏在档案馆内而不能进行后续编研，这势必影响档案的利用效率。

3 提高科研项目档案管理效益的举措

科技档案的衰减数值表明：科技档案存在柜子里5年不用，其现行价值将衰减58%；10年不用，其现行价值将衰减83%；20年不用，其现行价值将衰减97%[4]。因此，及时、充分地挖掘“有效期”内的科研档案资源，是提高档案管理效益的重要途径。

3.1 完善科研档案的全程管理

坚持以法治档，制度管档。国家档案局应该与国家科技部等部门协调统筹，在各个科研项目管理操作系统中配备档案备份操作环节。同时发挥科技管理部门的作用，明确科研项目材料归档是科研管理工作的重要组成部分，并提出相应的制约或处罚措施，把“三纳入”“四同步”制度落到实处。档案工作者要加强档案法律宣传，强调职务成果完成者有署名权，形成的档案归单位所有，必须集中保管，规范利用；职务成果及时归档是法律规定的义务。要主动热情地做好服务工作，让广大科研人员了解档案馆安全保管和规范利用的措施，使其信任档案馆，积极主动地归档、用档。

3.2 提高档案开放利用能力

美国档案馆是世界上最开放的档案馆，开放率达90%;欧美国家的档案开放率达到或超过60%[6]。在科研项目档案管理中，可以借鉴发达国家的先进经验，开阔视野，创新思路，完善服务利用制度。在保证机密安全的前提下，加强开放利用工作，把内部利用的秘藏档案变成活资料。一方面，迫切需要有关政府管理部门或科技情报机构建立数字化、网络化的公共共享服务平台，科学设置检索工具，使科研档案在特定范围内充分交流共享，提高国家科研投资效率，促进科技进步；另一方面，各高校档案管理部门在不涉及关键涉密技术的前提下，应尽可能公布科研档案的查询目录，提供经过编研加工的档案信息。

3.3 科研档案利用数字化、服务网络化

服务水平的高低是档案工作赖以存在和发展的基础,与档案工作者的社会地位紧密相连。当今社会已经进入大数据时代，档案管理内容和手段必须适应现代科技，只有建立完整齐全的科研项目档案资源体系、便捷的网络化服务，才能吸引更多的人利用档案。而丰富多样、科学合理的检索系统，可确保利用者查全、查准所需的档案。在做好馆藏简介、查询指南的基础上，设置各类专题库、数据库、证据库、知识库等，多从利用者的角度考虑档案信息传播的效果，进一步吸引科研人员关注并利用档案。

3.4 科研档案管理向知识管理转变

档案的知识管理是一种崭新的管理模式及思维方式，将给当前的数字档案馆的资源建设带来重要启示。科研档案的管理要加强对科学知识的挖掘与应用，给利用者提供更加完善、可靠的知识服务。通过对档案的进一步挖掘、提炼并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合，以知识产品形态提供给用户[5]。在信息化时代，档案资源的筛选、传递更加便捷。科研项目档案本身内容庞杂、涉及门类繁多，由于学科专业性强，因此，编研工作需要各类专业人员的参与，进行有序的开发。档案部门应积极参加各级各类学术交流活动，开拓视野，活跃思维、大胆创新，给那些馆藏档案赋予新的活力和价值，让档案走进大众。

3.5 完善科研项目档案鉴定保管机制

现代科技迅猛发展，已经公开发表的论文专著等目前已在网上可以随时查到，科研项目成果的参考利用价值周期不断缩短。因此，对科研项目档案材料的保存期限应重新鉴定和筛选，除立项批文和结题证书等具有凭证价值的材料之外，其他已无查考利用价值的档案需要定期鉴定，对已经失效的专利技术和关键技术可以公开，去粗存精，剔除失去保存价值的档案，以提高库房档案质量，减轻数据库的容量。还要强调异地备份，以提高抗灾能力。

4 结 语

提高科研档案的管理效益就是要解决科研档案的长期保管成本和可持续开发利用的效益问题，这需要科研管理部门、档案管理部门、科研人员，以及信息化专业人士的共同努力。

[1] 蔡颖.高校科研档案管理比较研究及导向性思考[J].农业科技管理，2011，30(3)：44-47.

[2] 李响.从档案价值鉴定理论发展谈科技档案鉴定原则[J].兰台世界，2011(10)：8-9.

[3] 冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012(3)：4-8.

[4] 张珍辉，张瑞菊.高校科技档案在产学研中的利用效益研究[J].云南档案，2012(11)：39-41.

[5] 高建华.建设数字档案馆(室)是对信息社会的必然回应[N].中国档案报，2013-11-01(2).

[6] 高凤云.我国科技情报科研档案开发利用的思考[J].科技管理研究，2011，31(17)：38-40.

Explorationonmanagementefficiencyofarchivesonscientificresearchprojectsincollegesanduniversities

ZHAO Ejun

(Department of Archives, Zhejiang University of Science and Technology, Hangzhou 310023, China)

As a real record of scientific research in colleges and universities, full and complete archives on scientific research project reflect their soft power. With the continuous renewal of carriers and forms of archives in information era, preservation and management cost is increasing. Thus it is necessary to improve informatization, networked management skill and change traditional management mode to improve management efficiency of archives on scientific research projects in colleges and universities.

archives on scientific research project; value; management efficiency

G275.3；G647.24

A

1671-8798(2013)06-0463-04

10.3969/j.issn.1671-8798.2013.06.011

2013-11-08

赵娥君(1964— )，女，浙江省慈溪人，高级工程师，主要从事档案管理及研究。