刍议外贸函电的特点和写作技巧

张婷

摘要：外贸函电是一种十分重要的国际贸易的沟通手段，在国际贸易过程中发挥着愈来愈关键的作用。作为厂商之间、厂商与客户之间开展业务往来、沟通商情的一个重要工具和有效途径，外贸函电其主要特点是语言比较规范、用词十分准确而严谨、专业术语比较多、用语较为礼貌委婉、正式的书面语体的语言结构等等。文章结合外贸函电的基本特点，阐述了写作外贸函电的主要技巧。

一、外贸函电的基本特点

在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的一个重要手段。良好的外贸函电必须具有如下几个特点：

1、行文规范，用词准确而严谨。外贸函电这种信函属于公文性质的，主要的内容就是商务公事，发展业务关系并且实现交易是其主要目标。所以，外贸函电所使用的语言必须十分规范，尽量运用正式用语。比如尽可能不用 about，而是用with regards to ，尽可能不用send而是用deliver，尽可能不用answer而是 in reply to 等等，以避免用语的不正规。

2、大量使用书面语体。外贸函电是通过书面的方式来传递各种相关的信息，语言结构必须使用书面语体，不仅要求使用正式用语，同时还要求句子的结构严谨，尽量使用完整句。多用动词非谓语形式的短语以及后置定语等那些正式语体的语言结构，以确保信函的严谨、严肃、精简、精确。

3、保证措辞严谨 。措辞严谨而准确是外贸函电的一个重要特点。从法律的角度而言，外贸函电是对交易各方的权力与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力。外贸函电的措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定，对信用证、提货单、产品合格证书、装运单的编号、单价以及总价的数额的表达必须精确。

二、写作外贸函电的基本技巧

结合外贸函电的基本特点，外贸函电的写作应当按照简洁明了，准确严谨，用词得体，委婉礼貌等原则。具体体现在如下几个方面：

1、简洁明了的原则。当前国际贸易的竞争日益剧烈，在写作外贸函电时用词必须简洁明了，用尽可能少的词来传递完整的信息，并且必须确保内容的准确性、完整性。

2、直切主题。外贸函电要求内容简洁，也就是必须直切主题。在外贸函电中应直截了当的切入主题，而不是拐弯抹角的客套，让人觉得虚情假意。比如，在信函的开头罗列很多优美的词句或许容易引起对方的关注。假如没有尽快切入主题，对方不清楚他能获得哪些利益，客人也非常容易丧失兴趣，甚至根本就不往下看。

3、使用简短易懂的词。在写作外贸函电的时候，必须确保对方能看懂这些词，假如看不懂，会不会去查阅字典？会不会跳过这些词，假如跳的话，会不会误解写作的意图？而如果写作的函电重出现了错误的词的话，后果会更严重。但是，并非越简短的词就越好。此外，使用适量的缩略语。比如外贸行业长期发展过程中逐渐产生的一些约定俗成的专业缩略语，灵活运用这些缩略语能够适当减少外贸函电的篇幅，节约对方的阅读时间。

4、对无关紧要的修饰词进行删减。英语中的很多单词具备十分完整的意思，无需增加修饰词。

5、检查外贸函电以免出现用词混乱问题。必须仔细对外贸函电进行检查以免出现用词混乱的问题，因为写作外贸函电的目的不但要求简洁明了，更加关键的是能让读者能够很好的理解。

6、短句和短段落的合理使用。在外贸函电中合理使用短句和短段落可以发挥意想不到的效果。通过删减那些无关紧要的修饰词，以免由于段落过长导致读者不明白作者想要传递的观点，最好在段落与段落之间空出一行，凸显各段所提出的问题，不仅美观还可以引起读者的关注。

7、确保措辞准确。在国际经济贸易过程中，交易各方存在语言文化、历史背景等各方面的差异，很容易出现误解，而按照国际贸易惯例以及有关法规，外贸函电是交易的一个组成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必须十分严谨，用词必须准确。外贸函电的写作过程中选择词汇的时候，应当尽可能选择词义单一的词，尽量避免选择词义丰富的词。

8、确保表述恰当、得体。外贸函电是国际商务当中是使用的利用书面语言进行交际一种重要的工具，不仅要求用词、语法的准确严谨，还要求表达恰当而得体。外贸信函写作过程不仅要充分考虑到对方的文化背景，还应当注意对方是老客户、新客户还是潜在的客户，根据不同的对象、环境选择最适宜的用词，从而营造一种良好的氛围，获得最为理想的交际效果。

三、注重委婉语和礼貌用语

1、委婉语的使用。多站在对方的角度考虑问题，充分尊重对方的思想与观点，在工作尽可能不带着情绪。适当地放低自己的位置，使用礼貌用语回答对方的问题，然后委婉地指出对方的错误，将会获得让人惊喜的效果。

2、祈使句、疑问句的合理使用。在外贸函电中传递自己的观点或者提出建议的时候，往往是拥三种句式：陈述句、祈使句以及疑问句。一般而言，陈述句太过生硬、直白最好不要使用，而带please 的祈使句往往显得语气较为礼貌，如果使用疑问句的话，其语气显得最为委婉而客气，并且给对方留有很大的余地。

综上所述，一封优秀的外贸函电必须格式整齐、用词简短，行文严谨、语气委婉而礼貌。因此，在学习写作外贸函电及其实践过程中，必须按照上述要求有针对性地进行训练。从而提高写作外贸函电的水平，更好的实现对外交流的目的，完成国际商务目标。

参考文献：

[1]陈浩然.外贸英语翻译[M].知识产权出版社，2005.

[2]郑敏.商务英语函电与合同[M].清华大学出版社，北京交通大学出版社，2005.

[3]王星远.外贸困电的翻译原则与技巧[J].浙江工贸职业技术学院学报，2006.

（作者单位：九江职业大学）